Tímy zodpovedné za účtovanie záväzkov sú neustále v pohotovosti, aby spracovali transakcie čo najefektívnejšie. Niektorévýzvy všaknaďalej zbytočne sťažujú prácu.
Okrem zvýšenia pracovnej záťaže predstavujú aj kritickú prekážku pri zavádzaní digitálne zosúladených procesov. Inými slovami, ovplyvňujú schopnosť zvýšiť automatizáciu. Tu je päť najväčších výziev v oblasti účtovných záväzkov.
1. Analógové údaje, ručná práca
Jednou z najfrustrujúcejších úloh je zadávanie údajov z faktúr do pracovného toku.
Aj v dnešnej digitálnej dobe sa približne 90 % všetkých faktúr na celom svete stále spravuje manuálne. Nielenže to spotrebúva obrovské množstvo zdrojov, ktoré by sa mohli využiť na dôležitejšie úlohy, ale je to aj významný zdroj chýb.
Ručné spracovanie, najmä papierových alebo PDF faktúr, je prekážkou efektívneho štruktúrovaného spracovania údajov.
Tieto prekážky sťažujú digitálnu transformáciu a v mnohých ohľadoch sú protikladom automatizácie.
2. Softvérové silá
Nesporné je, že nástroje, ktoré majú k dispozícii tímy zodpovedné za účtovanie záväzkov a nákupcovia v organizácii, sú nevyhnutné na vykonanie práce.
Produktivita sa zvýšila vďaka technológiám, ale aj zložitosti, tempu a dopytu.
Súčasné vertikálne softvérové silá – od účtovníctva, nákupu a analýzy výdavkov až po správu faktúr a objednávkové systémy – nie sú dostatočne vybavené na to, aby posunuli automatizáciu na vyššiu úroveň. Hlavným problémom je, že silá duplikujú údaje.
Silo efekt sa stáva náročnejším kvôli veľkému počtu formátov spracovávaných tímami A/P a ďalšími. Konverzie sú zložité, zdĺhavé a nákladné. Riziko zdieľania informácií v reálnom čase je takmer nulové, a to ako interne, tak aj medzi kupujúcimi a predávajúcimi.
Základné, ale často komplexné metadáta, ako sú informácie týkajúce sa DPH, sa skresľujú, ak ich technológia vôbec podporuje.
3. Dilema skladovania
Tímy zodpovedné za účtovné záväzky vytvárajú a spracovávajú veľké množstvo dokumentov.
Tieto dokumenty si vyžadujú nielen pozornosť ostatných členov organizácie v rámci pracovných postupov, procesov a dostupnosti, ale je potrebné ich aj uchovávať a archivovať.
Právne požiadavky, ako aj požiadavky podniku, vyžadujú jednoduchý a bezpečný prístup k dokumentom.
Problém s ukladaním sa ešte zhoršuje v dôsledku veľkej rôznorodosti formátov dokumentov, čo zvyšuje zložitosť procesov a prístupnosti.
4. Nesprávne spravovaná DPH
DPH je pre väčšinu organizácií, ako v súkromnom, tak aj vo verejnom sektore, významným zdrojom problémov a úniku kapitálu.
Hoci národná regulácia môže byť zložitá, neustále sa meniaca medzinárodná situácia vyžaduje vysoko špecifické odborné znalosti a je zdrojom neustálych obáv v cezhraničnom obchode.
Napriek snahám o harmonizáciu, ktoré vedie napríklad Európska únia, existujú veľké rozdiely v národných a dokonca aj miestnych predpisoch. Sledovanie a spravovanie DPH môže byť inými slovami veľmi náročné a mimoriadne nákladné.
5. Hľadá sa: kvantifikované poznatky
Keď sú tímy zavalení prácou – neustálym prúdom faktúr, sporov a odchýlok – nie je veľa priestoru na analýzu.
Zameraním sa na analýzy a KPI namiesto manuálnej práce premeníte svoj tím zodpovedný za účtovanie záväzkov z nákladovej položky na ziskové centrum.
Metriky a KPI založené na výdavkoch za jednotlivé položky, cash flow a nákladových strediskách poskytujú informácie potrebné na kontrolu a rozvoj vašej organizácie.
V našej elektronickej knihe CFO’s Guide to Business Automation(Príručka finančného riaditeľa pre automatizáciu podnikových procesov) predstavujeme prístup k digitálnej transformácii. Stiahnite si ju zadarmo.