Tilitoimistotiimit ovat varpaillaan käsitelläkseen maksutapahtumat mahdollisimman tehokkaasti. Jotkin haasteet kuitenkin vaikeuttavat työtä tarpeettomasti.
Työmäärän lisäämisen lisäksi ne muodostavat myös kriittisen kynnyksen digitaalisesti mukautettujen prosessien käyttöönotolle. Toisin sanoen ne vaikuttavat kykyyn lisätä automaatiota. Seuraavassa on viisi tärkeintä haastetta, jotka koskevat kirjanpitovelallisia.
1. Analogiset tiedot, manuaalinen työ
Yksi turhauttavimmista tehtävistä on laskujen tietojen syöttäminen työnkulkuun.
Vielä nykypäivän digitaaliaikana noin 90 prosenttia kaikista laskuista maailmanlaajuisesti hoidetaan manuaalisesti. Se ei ainoastaan kuluta valtavasti resursseja, jotka voitaisiin käyttää kriittisempiin tehtäviin, vaan se on myös merkittävä virhelähde.
Manuaalinen käsittely, erityisesti paperilaskut tai PDF-laskut, on esteenä tehokkaalle strukturoidulle tiedolle.
Nämä esteet tekevät digitaalisesta transformaatiosta haastavaa, ja ne ovat monin tavoin automaation vastakohta.
2. Ohjelmistosiilot
On kiistatonta, että organisaatiossa toimivien kirjanpitovelvollisten tiimien ja ostajien käytössä olevat välineet ovat välttämättömiä, jotta työ saadaan tehtyä.
Tuottavuus on parantunut teknologian ansiosta, mutta myös monimutkaisuus, vauhti ja kysyntä ovat lisääntyneet.
Nykyiset vertikaaliset ohjelmistosiilot - kirjanpidosta, hankinnoista ja kulujen analysoinnista laskujen hallintaan ja tilausjärjestelmiin - ovat huonosti varustettuja viemään automaation seuraavalle tasolle. Suurin huolenaihe on se, että siilot päällekkäistävät tietoja.
Siilovaikutuksesta tulee entistä haastavampi, koska maksu- ja myyntiryhmien ja muiden ryhmien käsittelemien formaattien määrä on valtava. Muuntaminen on hankalaa, työlästä ja kallista. Tiedon jakaminen reaaliaikaisesti uhkaa alkaa olla olematonta, niin sisäisesti kuin ostajien ja myyjien välillä.
Olennainen mutta usein monimutkainen metatieto, kuten arvonlisäveroon liittyvät tiedot, vääristyy, jos käytössä oleva tekniikka tukee sitä lainkaan.
3. Varastointidilemma
Tilitoimistotiimit tuottavat ja käsittelevät suuria määriä asiakirjoja.
Nämä asiakirjat eivät ainoastaan vaadi muulta organisaatiolta huomiota työnkuluissa, prosesseissa ja saatavuudessa, vaan ne tarvitsevat myös varastointia ja arkistointia.
Oikeudelliset vaatimukset ja liiketoiminnan vaatimukset edellyttävät, että asiakirjat ovat helposti ja turvallisesti saatavilla.
Säilytysongelma pahenee entisestään, koska asiakirjamuotoja on hyvin erilaisia, mikä tekee prosesseista ja saatavuudesta yhä monimutkaisempia.
4. Väärin hoidettu arvonlisävero
Arvonlisävero aiheuttaa merkittävää päänvaivaa ja pääomavuotoa useimmille organisaatioille niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla.
Vaikka kansallinen sääntely voi olla hankalaa, jatkuvasti muuttuva kansainvälinen toimintaympäristö vaatii erittäin erityistä asiantuntemusta ja on jatkuva huolenaihe rajatylittävässä kaupassa.
Huolimatta yhdenmukaistamispyrkimyksistä, joita esimerkiksi Euroopan unioni on toteuttanut, kansallisissa ja jopa paikallisissa säännöksissä on suuria eroja. Alv:n seuraaminen ja hallinnointi voi toisin sanoen olla ylivoimaista ja erittäin kallista.
5. Halutaan: määrällisesti ilmaistuja näkemyksiä
Kun tiimit hukkuvat työhön - jatkuvaan laskujen, riitojen ja poikkeamien virtaan - ei analyysille jää paljon tilaa.
Kun keskityt analytiikkaan ja tunnuslukuihin manuaalisen käsittelyn sijasta, voit muuttaa kirjanpitovelallisen tiimin kustannuksista voittokeskukseksi.
Yksikkökohtaisiin menoihin, kassavirtaan ja kustannuspaikkoihin perustuvat mittarit ja tunnusluvut antavat tietoa valvonnasta ja valmiuksia organisaatiosi kehittämiseen.
E-kirjassamme CFO's Guide to Business Automation esittelemme lähestymistavan digitaaliseen muutokseen. Lataa se ilmaiseksi.