Týmy odpovědné za závazky se snaží zpracovávat transakce co nejefektivněji. Některévýzvy však práci zbytečně ztěžují.
Kromě zvýšení pracovní zátěže představují také kritickou překážku při zavádění digitálně sladěných procesů. Jinými slovy, ovlivňují schopnost zvýšit automatizaci. Zde je pět nejvýznamnějších výzev v oblasti účtování závazků.
1. Analogová data, ruční práce
Jedním z nejvíce frustrujících úkolů je zadávání údajů z faktur do pracovního postupu.
I v dnešní digitální době se přibližně 90 % všech faktur na celém světě stále zpracovává ručně. To nejenže spotřebovává obrovské množství zdrojů, které by mohly být využity na důležitější úkoly, ale také představuje významný zdroj chyb.
Ruční zpracování, zejména papírových nebo PDF faktur, je překážkou pro efektivní strukturovaná data.
Tyto překážky ztěžují digitální transformaci a v mnoha ohledech jsou protikladem automatizace.
2. Softwarová sila
Není pochyb o tom, že nástroje, které mají k dispozici týmy zabývající se závazky a nákupčí v organizaci, jsou pro výkon jejich práce nezbytné.
Produktivita se zvýšila díky technologii, ale také díky složitosti, tempu a poptávce.
Dnešní vertikální softwarové silo – od účetnictví, nákupu a analýzy výdajů až po správu faktur a objednávkové systémy – není dostatečně vybaveno k tomu, aby posunulo automatizaci na další úroveň. Hlavním problémem je, že silo duplikuje data.
Silo efekt se stává ještě náročnějším kvůli velkému množství formátů, které zpracovávají týmy A/P a další. Převody jsou složité, zdlouhavé a nákladné. Sdílení informací v reálném čase je rizikové, protože neexistuje ani interně, ani mezi kupujícími a prodávajícími.
Základní, ale často komplexní metadata, jako jsou informace týkající se DPH, se zkreslují, pokud je dostupná technologie vůbec podporuje.
3. Dilema skladování
Týmy zabývající se závazky vytvářejí a zpracovávají velké množství dokumentů.
Tyto dokumenty vyžadují nejen pozornost ostatních členů organizace v rámci pracovních postupů, procesů a přístupnosti, ale také je třeba je ukládat a archivovat.
Právní předpisy i požadavky podniků vyžadují snadný a bezpečný přístup k dokumentům.
Dilema s ukládáním dat se ještě zhoršuje kvůli velké rozmanitosti formátů dokumentů, což zvyšuje složitost procesů a přístupnosti.
4. Nesprávné nakládání s DPH
DPH je pro většinu organizací, jak v soukromém, tak ve veřejném sektoru, významným zdrojem problémů a úniku kapitálu.
I když národní regulace může být složitá, neustále se měnící mezinárodní prostředí vyžaduje vysoce specifické odborné znalosti a je trvalým důvodem k obavám v přeshraničním obchodě.
Navzdory snahám o harmonizaci, které prosazuje například Evropská unie, existují velké rozdíly v národních a dokonce i místních předpisech. Sledování a správa DPH může být jinými slovy velmi náročné a extrémně nákladné.
5. Hledáme: kvantifikované poznatky
Když jsou týmy zahlceny prací – neustálým přílivem faktur, sporů a odchylek – není moc prostoru pro analýzu.
Tím, že se zaměříte na analytiku a klíčové ukazatele výkonnosti namísto manuální práce, proměníte svůj tým účtárny z nákladového centra na ziskové centrum.
Metriky a KPI založené na výdajích za jednotlivé položky, cash flow a nákladových střediscích poskytují informace pro kontrolu a možnosti rozvoje vaší organizace.
V našem e-booku CFO’s Guide to Business Automation(Průvodce automatizací podnikových procesů pro finanční ředitele) představujeme přístup k digitální transformaci. Stáhněte si jej zdarma.