Kreditorerne er på tæerne for at behandle transaktionerne så effektivt som muligt. Men nogle udfordringer gør arbejdet unødigt hårdt.
Ud over at øge arbejdsbyrden udgør de også en kritisk tærskel for indførelsen af digitalt tilpassede processer. Med andre ord påvirker de evnen til at øge automatiseringen. Her er de fem største udfordringer for kreditorbogholderiet.
1. Analoge data, manuelt arbejde
En af de mest frustrerende opgaver er at indtaste fakturadata i arbejdsgangen.
Selv i dagens digitale tidsalder håndteres ca. 90 % af alle fakturaer globalt stadig manuelt. Det forbruger ikke kun enorme ressourcer, som kunne bruges på mere kritiske opgaver, men det udgør også en betydelig kilde til fejl.
Manuel håndtering, især papir- eller PDF-fakturaer, er en hindring for effektive strukturerede data.
Disse forhindringer gør den digitale transformation udfordrende og er på mange måder modsætningen til automatisering.
2. Software siloer
Det er ubestridt, at de værktøjer, der er til rådighed for kreditorhold og indkøbere i organisationen, er afgørende for at få arbejdet gjort.
Produktiviteten er blevet øget takket være teknologien, men også kompleksiteten, tempoet og efterspørgslen.
Nutidens vertikale softwaresiloer - fra regnskab, indkøb og udgiftsanalyse til fakturahåndtering og ordresystemer - er dårligt rustet til at tage automatisering til det næste niveau. Det største problem er, at siloer duplikerer data.
Siloeffekten bliver mere udfordrende på grund af det store antal formater, der behandles af A/P-teams og andre. Konverteringer er vanskelige, besværlige og dyre. Deling af information i realtid risikerer at begynde at blive ikke-eksisterende, både internt og mellem købere og sælgere.
Vigtige, men ofte komplekse metadata som f.eks. momsrelaterede oplysninger bliver forvrænget, hvis den eksisterende teknologi overhovedet understøtter dem.
3. Dilemmaet med opbevaring
Kreditorhold producerer og behandler store mængder dokumenter.
Disse dokumenter kræver ikke kun opmærksomhed fra resten af organisationen i arbejdsgange, processer og tilgængelighed - men er også noget, der har brug for opbevaring og arkivering.
Juridiske krav samt krav fra virksomheden kræver nem og sikker adgang til dokumenter.
Dilemmaet med opbevaring bliver endnu værre på grund af de mange forskellige dokumentformater, hvilket gør processer og tilgængelighed stadig mere komplekse.
4. Forkert forvaltning af moms
Moms er en væsentlig kilde til hovedpine og kapitallækage for de fleste organisationer, både i den private og den offentlige sektor.
Selv om national lovgivning kan være vanskelig, kræver det internationale landskab i konstant forandring meget specifik ekspertise og er en konstant kilde til bekymring i forbindelse med grænseoverskridende handel.
På trods af harmoniseringsbestræbelser, som f.eks. EU har gjort, er der store forskelle i de nationale og endda lokale bestemmelser. Det kan med andre ord være overvældende og ekstremt dyrt at holde styr på og administrere momsen.
5. Efterlyses: kvantificeret indsigt
Når teams er oversvømmet af arbejde - en kontinuerlig strøm af fakturaer, tvister og afvigelser - er der ikke meget plads til analyse.
Ved at fokusere på analyser og KPI'er i stedet for manuel håndtering kan du ændre dit kreditorhold fra at være en omkostning til at blive et profitcenter.
Metrikker og KPI'er baseret på linjepostudgifter, cash flow og omkostningscentre giver indsigt i kontrol og muligheder for at udvikle din organisation.
I vores e-bog CFO's Guide to Business Automation præsenterer vi en tilgang til digital transformation. Download den gratis.