Les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs s'efforcent de traiter les transactions le plus efficacement possible. Cependant, certains défis continuent de rendre le travail inutilement difficile.
En plus d'alourdir la charge de travail, ils constituent également un seuil critique dans l'adoption de processus alignés sur le numérique. En d'autres termes, ils affectent la capacité à accroître l'automatisation. Voici les cinq principaux défis que doit relever la comptabilité fournisseurs.
1. Données analogiques, travail manuel
L'une des tâches les plus frustrantes consiste à saisir les données des factures dans le système workflow.
Même à l'ère du site digitale , quelque 90 % des factures dans le monde sont encore gérées manuellement. Cela consomme non seulement d'énormes ressources qui pourraient être consacrées à des tâches plus critiques, mais constitue également une source importante d'erreurs.
La manipulation manuelle, notamment des factures papier ou PDF, est un obstacle à l'efficacité des données structurées.
Ces obstacles rendent la transformation de digitale difficile et sont à bien des égards l'antithèse de l'automatisation.
2. Silos logiciels
Il est incontestable que les outils mis à la disposition des équipes chargées de la comptabilité fournisseurs et des acheteurs au sein de l'organisation sont essentiels pour accomplir le travail.
La productivité a augmenté grâce à la technologie, mais aussi à la complexité, au rythme et à la demande.
Les silos logiciels verticaux d'aujourd'hui - de la comptabilité, de l'approvisionnement et de l'analyse des dépenses à la gestion des factures et aux systèmes de commande - sont mal équipés pour faire passer l'automatisation au niveau supérieur. Le principal problème est que les silos dupliquent les données.
L'effet de silo devient plus difficile à gérer en raison du grand nombre de formats traités par les équipes A/P et autres. Les conversions sont délicates, fastidieuses et coûteuses. Le partage d'informations en temps réel risque de devenir inexistant, tant en interne qu'entre acheteurs et vendeurs.
Des métadonnées essentielles, mais souvent complexes, comme les informations relatives à la TVA, sont déformées si la technologie disponible les prend en charge.
3. Le dilemme du stockage
Les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs produisent et traitent de grandes quantités de documents.
Ces documents requièrent non seulement l'attention du reste de l'organisation en termes de flux de travail, de processus et d'accessibilité, mais ils ont également besoin d'être stockés et archivés.
Les exigences légales, ainsi que celles de l'entreprise, requièrent un accès facile et sécurisé aux documents.
Le dilemme du stockage s'aggrave encore en raison de la grande variété de formats de documents, ce qui rend les processus et l'accessibilité de plus en plus complexes.
4. TVA mal gérée
La TVA est une source importante de maux de tête et de fuites de capitaux pour la plupart des organisations, tant dans le secteur privé que dans le secteur public.
Même si la réglementation nationale peut s'avérer délicate, le paysage international en constante évolution nécessite une expertise très spécifique et constitue une source d'inquiétude permanente dans le cadre du commerce transfrontalier.
Malgré les efforts d'harmonisation, menés par exemple par l'Union européenne, il existe de grandes différences entre les réglementations nationales et même locales. En d'autres termes, le suivi et la gestion de la TVA peuvent s'avérer accablants et extrêmement coûteux.
5. Recherché : des informations quantifiées
Lorsque les équipes sont submergées de travail - un flux continu de factures, de litiges et de divergences - il n'y a pas beaucoup de place pour l'analyse.
En vous concentrant sur les analyses et les indicateurs clés de performance plutôt que sur les manipulations manuelles, vous transformez votre équipe de comptabilité fournisseurs, qui n'est plus un coût, en un centre de profit.
Les mesures et les indicateurs clés de performance basés sur les dépenses par poste, les flux de trésorerie et les centres de coûts fournissent des informations pour le contrôle et les capacités de développement de votre organisation.
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