Kreditoravdelinger er på tå hev for å behandle transaksjoner så effektivt som mulig. Noen utfordringer gjør imidlertid arbeidet unødvendig vanskelig.
I tillegg til at de øker arbeidsmengden, utgjør de også en kritisk terskel for å ta i bruk digitalt tilpassede prosesser. De påvirker med andre ord muligheten til å øke automatiseringen. Her er de fem største utfordringene for leverandørgjeld.
1. Analoge data, manuelt arbeid
En av de mest frustrerende oppgavene er å legge inn fakturadata i arbeidsflyten.
Selv i dagens digitale tidsalder håndteres fortsatt rundt 90 % av alle fakturaer på verdensbasis manuelt. Dette legger ikke bare beslag på enorme ressurser som kunne vært brukt på viktigere oppgaver, men utgjør også en betydelig feilkilde.
Manuell håndtering, særlig papir- eller PDF-fakturaer, er et hinder for effektive strukturerte data.
Disse ujevnhetene gjør den digitale transformasjonen utfordrende og er på mange måter det motsatte av automatisering.
2. Programvaresiloer
Det er ingen tvil om at verktøyene som er tilgjengelige for leverandørreskontroteamene og innkjøperne i organisasjonen, er avgjørende for å få jobben gjort.
Produktiviteten har økt takket være teknologi, men også kompleksitet, tempo og etterspørsel.
Dagens vertikale programvaresiloer - fra regnskap, innkjøp og utgiftsanalyse til fakturahåndtering og ordresystemer - er dårlig rustet til å ta automatiseringen til neste nivå. Den største bekymringen er at siloene dupliserer data.
Siloeffekten blir mer utfordrende på grunn av det store antallet formater som behandles av A/P-team og andre. Konverteringer er vanskelige, tidkrevende og kostbare. Deling av informasjon i sanntid risikerer å bli ikke-eksisterende, både internt og mellom kjøpere og selgere.
Viktige, men ofte komplekse metadata som momsrelatert informasjon blir forvrengt hvis den tilgjengelige teknologien i det hele tatt støtter dem.
3. Lagringsdilemmaet
Kreditoravdelinger produserer og behandler store mengder dokumenter.
Disse dokumentene krever ikke bare oppmerksomhet fra resten av organisasjonen når det gjelder arbeidsflyt, prosesser og tilgjengelighet - men er også noe som trenger lagring og arkivering.
Juridiske krav og krav fra virksomheten krever enkel og sikker tilgang til dokumenter.
Lagringsdilemmaet blir enda verre på grunn av det store mangfoldet av dokumentformater, noe som gjør prosessene og tilgjengeligheten stadig mer komplekse.
4. Feil forvaltet merverdiavgift
Moms er en betydelig kilde til hodebry og kapitallekkasje for de fleste organisasjoner, både i privat og offentlig sektor.
Selv om nasjonal regulering kan være vanskelig, krever det stadig skiftende internasjonale landskapet svært spesifikk ekspertise og er en kontinuerlig kilde til bekymring i grenseoverskridende handel.
Til tross for harmoniseringsbestrebelser, blant annet drevet frem av EU, er det store forskjeller i nasjonale og til og med lokale regler. Å holde oversikt over og administrere merverdiavgift kan med andre ord være overveldende og ekstremt kostbart.
5. Ønsket: kvantifisert innsikt
Når teamene oversvømmes av arbeid - en kontinuerlig strøm av fakturaer, tvister og avvik - er det ikke mye rom for analyse.
Ved å fokusere på analyser og KPI-er i stedet for manuell håndtering, forvandler du leverandørreskontroteamet fra å være en kostnad til å bli et profittsenter.
Målinger og KPI-er basert på utgiftsposter, kontantstrøm og kostnadssentre gir innsikt for kontroll og muligheter til å utvikle organisasjonen din.
I vår e-bok CFO's Guide to Business Automation presenterer vi en tilnærming til digital transformasjon. Last den ned gratis.