Die Teams der Kreditorenbuchhaltung arbeiten auf Hochtouren, um Transaktionen so effizient wie möglich zu bearbeiten. Doch einige Herausforderungen machen die Arbeit unnötig schwer.
Sie erhöhen nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern stellen auch eine kritische Schwelle bei der Einführung digital ausgerichteter Prozesse dar. Mit anderen Worten: Sie beeinträchtigen die Fähigkeit, die Automatisierung zu erhöhen. Hier sind die fünf größten Herausforderungen für die Kreditorenbuchhaltung.
1. Analoge Daten, manuelle Arbeit
Eine der frustrierendsten Aufgaben ist die Eingabe von Rechnungsdaten in den Workflow.
Selbst im heutigen digitalen Zeitalter werden rund 90 % aller Rechnungen weltweit immer noch manuell verwaltet. Dies verschlingt nicht nur enorme Ressourcen, die für wichtigere Aufgaben verwendet werden könnten, sondern stellt auch eine erhebliche Fehlerquelle dar.
Die manuelle Bearbeitung, insbesondere von Papier- oder PDF-Rechnungen, ist ein Hindernis für die effiziente Strukturierung von Daten.
Diese Stolpersteine machen die digitale Transformation zu einer Herausforderung und sind in vielerlei Hinsicht das Gegenteil von Automatisierung.
2. Software-Silos
Es ist unbestritten, dass die Werkzeuge, die den Kreditorenbuchhaltungsteams und den Einkäufern im Unternehmen zur Verfügung stehen, unerlässlich sind, um die Arbeit zu erledigen.
Die Produktivität ist dank der Technologie gestiegen, aber auch die Komplexität, das Tempo und die Nachfrage.
Die heutigen vertikalen Softwaresilos - von Buchhaltung, Beschaffung und Ausgabenanalyse bis hin zu Rechnungsverwaltung und Bestellsystemen - sind schlecht geeignet, um die Automatisierung auf die nächste Stufe zu heben. Das Hauptproblem ist, dass die Silos Daten duplizieren.
Der Silo-Effekt wird durch die große Anzahl von Formaten, die von den Eingangs- und anderen Teams verarbeitet werden, noch verstärkt. Konvertierungen sind schwierig, langwierig und kostspielig. Es besteht die Gefahr, dass der Austausch von Informationen in Echtzeit sowohl intern als auch zwischen Käufern und Verkäufern nicht mehr möglich ist.
Wesentliche, aber oft komplexe Metadaten wie Informationen zur Mehrwertsteuer werden verzerrt, wenn die vorhandene Technologie sie überhaupt unterstützt.
3. Das Dilemma der Lagerung
Kreditorenbuchhaltungsteams erstellen und bearbeiten große Mengen an Dokumenten.
Diese Dokumente bedürfen nicht nur der Aufmerksamkeit der übrigen Organisation in Bezug auf Arbeitsabläufe, Prozesse und Zugänglichkeit, sondern müssen auch gespeichert und archiviert werden.
Gesetzliche Vorschriften und geschäftliche Anforderungen verlangen einen einfachen und sicheren Zugang zu Dokumenten.
Das Dilemma der Speicherung wird durch die große Vielfalt an Dokumentenformaten noch verschärft, wodurch die Prozesse und die Zugänglichkeit immer komplexer werden.
4. Falsch verwaltete Mehrwertsteuer
Die Mehrwertsteuer ist für die meisten Organisationen, sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor, eine erhebliche Quelle von Kopfschmerzen und Kapitalverlusten.
Auch wenn die nationale Regulierung knifflig sein kann, erfordert die sich ständig verändernde internationale Landschaft hochspezifisches Fachwissen und ist ein ständiger Anlass zur Sorge im grenzüberschreitenden Handel.
Trotz der Harmonisierungsbestrebungen, die zum Beispiel von der Europäischen Union vorangetrieben werden, gibt es große Unterschiede in den nationalen und sogar lokalen Vorschriften. Den Überblick über die Mehrwertsteuer zu behalten und sie zu verwalten, kann mit anderen Worten überwältigend und äußerst kostspielig sein.
5. Gesucht: Quantifizierte Erkenntnisse
Wenn Teams mit Arbeit überhäuft werden - ein kontinuierlicher Strom von Rechnungen, Streitfällen und Abweichungen - bleibt nicht viel Raum für Analysen.
Indem Sie sich auf Analysen und KPIs statt auf die manuelle Bearbeitung konzentrieren, verwandeln Sie Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam von einem Kostenfaktor in ein Profitcenter.
Metriken und KPIs, die auf Einzelpostenausgaben, Cashflow und Kostenstellen basieren, bieten Einblicke in die Kontrolle und die Möglichkeiten zur Weiterentwicklung Ihrer Organisation.
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