5 voordelen van datagestuurde crediteurenadministraties

Als u niet weet waar uw geld naartoe gaat, loopt u het risico dat uw budget verloren gaat door ondoordachte uitgaven, verkeerd toegewezen middelen, efficiëntieknelpunten en andere onnodige verliezen. De afdeling Crediteurenadministratie (AP) is bedoeld om kortlopende verplichtingen te beheren en bij te houden: geld dat het bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers, debiteuren of zelfs zijn klanten.

Gezien het sterk op statistieken gebaseerde en meetbare karakter van AP, kan de werking ervan de sleutel zijn om de uitgaven van de organisatie op een efficiënt niveau te houden en er tegelijkertijd voor te zorgen dat u weloverwogen zakelijke beslissingen kunt nemen over toekomstige financiële activiteiten.

Data-analyse kan van cruciaal belang zijn voor het crediteurenbeheer, zodat uw hele organisatie betere beslissingen kan nemen. Dit is wat een datagestuurd crediteurenbeheerteam voor u kan betekenen:

Het AP-management maakt gebruik van relevante statistieken om taken voor de afdeling in te plannen en middelen in te zetten waar ze het hardst nodig zijn. Als je bijvoorbeeld merkt dat er in januari een groot aantal facturen wordt verwerkt, kun je plannen om volgend jaar rond die tijd extra personeel in te zetten om de AP-werkdruk op te vangen.

Planning kan ook gericht zijn op het verminderen van knelpunten in het proces. Knelpunten ontstaan wanneer het aantal facturen dat uw teams kunnen verwerken aanzienlijk lager ligt dan het aantal dat u ontvangt. AP-managers die zich in deze situatie bevinden, kunnen AP-statistieken gebruiken om te bepalen hoe ze het probleem kunnen oplossen. Als handmatige gegevensinvoer de oorzaak is, kunt u overwegen om automatiseringsoplossingen in te zetten die speciaal zijn ontworpen voor crediteurenadministratieteams.

Af en toe een foutje op de financiële afdeling is onvermijdelijk, vooral als het meeste werk door mensen wordt gedaan. Gemiste betalingen, dubbele transacties en verkeerde bedragen komen wel eens voor, en door deze fouten via statistieken in de gaten te houden, krijg je inzicht in hoe je de cashflow en de financiële gezondheid van het bedrijf kunt verbeteren.

AP-teams kunnen zich bij het werken met gegevens en statistieken richten op efficiëntie. Vertragingen bij de verwerking kunnen leiden tot boetes wegens te late betaling of ervoor zorgen dat u kortingen voor vroege betaling misloopt.

Ga eens grondig na hoeveel het kost om één factuur te verwerken. Hoeveel betaalt u uw personeel voor handmatige taken die mogelijk geautomatiseerd zouden kunnen worden? Voldoen de software en tools waarvoor u betaalt aan hun doel? Een holistische benadering zal u duidelijk maken welke specifieke stappen mogelijk geoptimaliseerd moeten worden.

U werkt samen met een breed scala aan partners en bedrijven, dus het ligt voor de hand dat er ook een grote verscheidenheid aan betaalmethoden is. AP-teams hebben vaak moeite met het verwerken van meerdere betaalmethoden, zoals:

Voor elk van deze opties is doorgaans een eigen, specifiek verwerkingssysteem nodig, waardoor er meer moet worden geïnvesteerd om ze op tijd af te krijgen.

Ga na welke betaalmethoden binnen uw organisatie veel worden gebruikt. Is er ruimte voor consolidatie? Maakt u gebruik van uw integratiemogelijkheden met banken, AP-software of andere diensten of oplossingen?

Het op tijd betalen van uw zakenpartners is een uitstekende manier om uw zakelijke relaties te versterken. Een snelle, eenvoudige transactie straalt vertrouwen uit in uw bedrijf. Daarom bieden sommige bedrijven kortingen aan voor een goede betalingsdiscipline.

Een van de belangrijkste prestatie-indicatoren die u in de gaten moet houden, is hoeveel kortingen voor vroegtijdige betaling u hebt weten te realiseren van alle kortingen die u zijn aangeboden. Door dit aantal te maximaliseren, laat u zien dat uw bedrijf over een gezonde cashflow beschikt en betrouwbaar is voor toekomstige transacties.

Een andere belangrijke indicator is hoe goed uw bedrijf de facturen verwerkt die u ontvangt. Sommige partners kiezen ervoor om elektronische facturen te sturen in plaats van papieren facturen, dus zorg ervoor dat uw teams beide soorten facturen kunnen verwerken. Vertragingen bij de verwerking leiden alleen maar tot frustratie bij beide partijen, en deze kunnen worden voorkomen door de automatisering van de crediteurenadministratie.

Het is je vast al opgevallen dat we het tot nu toe al een aantal keer over automatisering hebben gehad. Voor afdelingen zoals de financiële afdeling, waar veel gegevens moeten worden ingevoerd, informatie moet worden verwerkt en analyses moeten worden uitgevoerd, is het risico op menselijke fouten en inefficiëntie als gevolg van handmatig werk groot.

Als CFO is het wellicht tijd om nieuwe oplossingen voor financieel beheer te overwegen. Zorg dat u gelijke tred houdt met de concurrentie door de toenemende digitalisering te ondersteunen met e-facturen en e-bestellingen, evenals geautomatiseerde processen, waardoor knelpunten en repetitieve dagelijkse taken zoals factuurcontrole en stamgegevensbeheer worden weggenomen, en nog veel meer. Download het e-book ‘Automatisering voor CFO’s’.