5 مزايا لفرق إدارة الحسابات الدائنة التي تعتمد على البيانات

إذا كنت لا تعرف أين تذهب أموالك، فإنك تتعرض لخطر إهدار ميزانيتك بسبب الإنفاق العشوائي، وسوء توزيع الموارد، وعوائق الكفاءة، وغيرها من الخسائر غير الضرورية. وقد صُممت أقسام الحسابات الدائنة (AP) لإدارة وتتبع الالتزامات قصيرة الأجل، أي الأموال التي تدين بها الشركة لمورديها، أو الحسابات المدينة، أو حتى لعملائها.

ونظراً للطبيعة التي تعتمد بشكل كبير على المقاييس والقابلة للقياس الكمي التي يتسم بها قسم حسابات الدائنين، فإن عملياته يمكن أن تكون عاملاً أساسياً في الحفاظ على كفاءة الإنفاق المؤسسي، مع ضمان قدرتك على اتخاذ قرارات تجارية مستنيرة بشأن الأنشطة المالية المستقبلية.

يمكن أن يكون تحليل البيانات عنصراً أساسياً في عملية حسابات الدائنين، حيث يساعد مؤسستك بأكملها على اتخاذ قرارات أفضل. وفيما يلي ما يمكن لفريق حسابات الدائنين الذي يعتمد على البيانات أن يساعدك في تحقيقه:

تستخدم إدارة الحسابات الدائنة مؤشرات الأداء ذات الصلة للمساعدة في جدولة مهام القسم وتخصيص الموارد حيثما تكون هناك حاجة ماسة إليها. على سبيل المثال، إذا لاحظت وجود عدد كبير من الفواتير التي تم تسجيلها في شهر يناير، فيمكنك التخطيط لتعيين المزيد من الموظفين في نفس الفترة من العام المقبل للمساعدة في إنجاز جميع أعمال الحسابات الدائنة.

ويمكن أن يمتد التخطيط أيضًا إلى الحد من الاختناقات في العملية. تحدث الاختناقات عندما يتجاوز عدد الفواتير التي تتلقاها الشركة بشكل كبير العدد الذي تستطيع فرقك معالجته. وينبغي لمديري حسابات الدفع الذين يجدون أنفسهم في هذه الحالة استخدام مؤشرات أداء حسابات الدفع لتحديد كيفية حل المشكلة. وإذا كان الإدخال اليدوي للبيانات هو السبب، فيجب التفكير في اعتماد حلول أتمتة مصممة خصيصًا لفرق حسابات الدفع.

لا مفر من حدوث أخطاء من حين لآخر في القسم المالي، خاصةً إذا كنت تعتمد على العنصر البشري في إنجاز معظم الأعمال. فمن الطبيعي أن تحدث أحيانًا حالات تأخر في السداد أو معاملات مكررة أو أخطاء في المبالغ، ومن شأن تتبع هذه الأخطاء من خلال مؤشرات البيانات أن يمنحك رؤية واضحة حول المجالات التي يمكنك فيها تحسين التدفق النقدي والوضع المالي للشركة.

تتاح لفرق AP فرصة التركيز على الكفاءة عند التعامل مع البيانات والمقاييس. فقد تؤدي التأخيرات في المعالجة إلى فرض غرامات على التأخير أو تجعلك تفوت فرصة الحصول على خصومات الدفع المبكر.

تعمق في معرفة التكلفة الفعلية لمعالجة فاتورة واحدة. كم تدفع للموظفين مقابل أداء مهام يدوية يمكن أتمتتها؟ هل البرامج والأدوات التي تدفع مقابلها تؤدي الغرض المطلوب؟ سيساعدك اتباع نهج شامل على تحديد الخطوات المحددة التي قد تحتاج إلى تحسين.

أنت تعمل مع مجموعة متنوعة من الشركاء والشركات، لذا من السهل أن نفترض أن هناك مجموعة متنوعة من طرق الدفع التي ستتعامل معها. وعادةً ما تواجه فرق إدارة الحسابات الدائنة صعوبة في التعامل مع طرق متعددة مثل:

عادةً ما يتطلب كل خيار من هذه الخيارات نظامًا خاصًا به للمعالجة، مما يؤدي إلى زيادة الاستثمارات اللازمة لإنجازها في الوقت المحدد.

تتبع طرق الدفع الشائعة في مؤسستك. هل هناك مجال للتوحيد؟ هل تستفيد من إمكانيات التكامل مع البنوك أو برامج حسابات الدائنين أو الخدمات أو الحلول الأخرى؟

يُعد سداد المدفوعات لشركاء عملك في الموعد المحدد طريقة ممتازة لتعزيز علاقاتك المهنية. فالمعاملات السريعة والسهلة تعكس مستوى من الثقة في شركتك، ولهذا السبب تقدم بعض الشركات خصومات مقابل الالتزام بعادات السداد الجيدة.

يُعد عدد خصومات السداد المبكر التي تمكنت من الحصول عليها من بين جميع الخصومات المعروضة عليك أحد مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب تتبعها. ويُشير تحقيق أقصى قدر ممكن من هذا الرقم إلى أن شركتك تتمتع بتدفق نقدي سليم، وأنه يمكن الوثوق بها في المعاملات المستقبلية.

ومن المؤشرات ذات الصلة مدى كفاءة شركتك في التعامل مع الفواتير المرسلة إليك. فقد يختار بعض الشركاء إرسال فواتير إلكترونية بدلاً من الورقية، لذا تأكد من أن فرقك قادرة على التعامل مع الأنواع المختلفة. فالتأخير في المعالجة لا يؤدي إلا إلى الإحباط لكلا الطرفين، ويمكن تجنبه من خلال أتمتة حسابات الدفع.

ربما لاحظت أننا أشرنا إلى موضوع الأتمتة عدة مرات حتى الآن. ففي الأقسام مثل قسم الشؤون المالية التي تتطلب الكثير من إدخال البيانات ومعالجة المعلومات والتحليلات، هناك خطر كبير من حدوث أخطاء بشرية وقصور في الأداء بسبب الاعتماد على العمل اليدوي.

بصفتك مديرًا ماليًا، ربما حان الوقت للتفكير في حلول جديدة للإدارة المالية. كن في مستوى المنافسة من خلال دعم الرقمنة المتزايدة باستخدام الفواتير الإلكترونية والطلبات الإلكترونية، فضلاً عن العمليات المؤتمتة، مما يزيل العقبات والمهام اليومية المتكررة مثل التحقق من صحة الفواتير وإدارة البيانات الأساسية، وغير ذلك الكثير. احصل على الكتاب الإلكتروني «الأتمتة لمديري الشؤون المالية».