5 avantages des équipes de comptabilité fournisseurs basées sur les données

Si vous ne savez pas où va votre argent, vous risquez de perdre votre budget en raison de dépenses inconsidérées, d'une mauvaise affectation des ressources, de goulets d'étranglement au niveau de l'efficacité et d'autres pertes inutiles. Les services de comptabilité fournisseurs sont conçus pour gérer et suivre les dettes à court terme, c'est-à-dire l'argent que l'entreprise doit à ses fournisseurs, à ses débiteurs ou même à ses clients.

Compte tenu de la nature hautement métrique et quantifiable du PA, ses opérations peuvent être la clé pour maintenir les dépenses organisationnelles à un niveau efficace tout en garantissant que vous puissiez prendre des décisions commerciales éclairées sur les activités financières futures.

L'analyse des données peut être essentielle pour le processus de PA afin d'aider l'ensemble de votre organisation à prendre de meilleures décisions. Voici ce qu'une équipe de PA axée sur les données peut vous aider à accomplir :

La gestion de l'AP utilise des indicateurs pertinents pour aider à planifier les tâches du département et à allouer les ressources là où elles sont le plus nécessaires. Par exemple, si vous remarquez qu'un grand nombre de factures sont déposées en janvier, vous pouvez prévoir de recruter davantage de personnel à cette période de l'année prochaine pour vous aider à gérer toute la charge de travail du service des comptes fournisseurs.

La planification peut également s'étendre à la réduction des goulets d'étranglement dans le processus. Les goulots d'étranglement se produisent lorsque le nombre de factures que vos équipes peuvent traiter est largement supérieur au nombre de factures que vous recevez. Les responsables PA qui se trouvent dans cette situation doivent utiliser les indicateurs PA pour déterminer comment résoudre le problème. Si la saisie manuelle des données est en cause, il convient d'envisager l'adoption de solutions d'automatisation conçues pour les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs.

Les erreurs occasionnelles dans le département financier sont inévitables, surtout si vous comptez sur l'apport humain pour la majeure partie du travail. Des paiements manqués, des transactions en double et des montants erronés se produisent parfois, et le suivi de ces erreurs au moyen de mesures de données vous permettra de savoir où vous pouvez améliorer le flux de trésorerie et la santé financière de l'entreprise.

Les équipes AP ont la possibilité de se concentrer sur l'efficacité lorsqu'elles travaillent avec des données et des indicateurs. Les retards de traitement peuvent entraîner des pénalités de retard ou vous faire manquer des remises pour paiement anticipé.

Faites une plongée en profondeur pour découvrir combien coûte le traitement d'une seule facture. Combien payez-vous au personnel pour effectuer des tâches manuelles qui pourraient être automatisées ? Les logiciels et les outils que vous payez font-ils le travail ? Une approche holistique vous permettra de savoir quelles étapes spécifiques doivent être optimisées.

Vous travaillez avec une grande variété de partenaires et d'entreprises, il est donc facile de supposer qu'il y aura une grande variété de types de paiements à gérer. Les équipes AP ont généralement du mal à gérer des méthodes multiples telles que :

Chacune de ces options nécessite généralement un système de traitement spécifique, ce qui se traduit par un investissement plus important pour qu'elles soient traitées dans les délais.

Déterminez les modes de paiement les plus courants dans votre organisation. Y a-t-il des possibilités de consolidation ? Utilisez-vous vos capacités d'intégration avec les banques, les logiciels de comptabilité fournisseurs ou d'autres services ou solutions ?

Payer vos partenaires commerciaux à temps est un excellent moyen de renforcer vos relations professionnelles. Une transaction rapide et facile implique un niveau de confiance avec votre entreprise, c'est pourquoi certaines entreprises offrent des remises pour de bonnes habitudes de paiement.

L'un des principaux indicateurs de performance à suivre est le nombre d'escomptes pour paiement anticipé que vous avez réussi à obtenir parmi tous ceux qui vous ont été proposés. Le fait de maximiser ce chiffre montre que votre entreprise dispose d'une trésorerie saine et qu'elle est digne de confiance pour les transactions futures.

Un indicateur connexe est la manière dont votre entreprise traite les factures qui vous sont envoyées. Certains partenaires peuvent choisir d'envoyer des factures électroniques plutôt que des factures papier ; assurez-vous donc que vos équipes sont en mesure de traiter les différents types de factures. Les retards de traitement sont source de frustration pour les deux parties et peuvent être évités grâce à l'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs.

Vous avez probablement remarqué que nous avons mentionné l'automatisation à plusieurs reprises jusqu'à présent. Pour des départements comme la finance qui nécessitent beaucoup de saisie de données, de traitement d'informations et d'analyses, il existe un risque important d'erreur humaine et d'inefficacité due au travail manuel.

En tant que directeur financier, il est peut-être temps d'envisager de nouvelles solutions pour la gestion financière. Mettez-vous au diapason de la concurrence en soutenant une numérisation accrue avec les factures électroniques et E-commandes, ainsi que des processus automatisés, en supprimant les goulets d'étranglement et les tâches quotidiennes répétitives comme la validation des factures et la gestion des données de base, et bien d'autres choses encore. Obtenez l'ebook Automation for CFOs.