5 fordele ved datadrevne kreditorhold

Hvis du ikke ved, hvor dine penge går hen, risikerer du at miste dit budget på grund af ukontrollerede udgifter, forkert tildelte ressourcer, flaskehalse i effektiviteten og andre unødvendige tab. Kreditorafdelinger (AP-afdelinger) er designet til at administrere og holde styr på kortfristede forpligtelser, penge, som virksomheden skylder sine leverandører, debitorer eller endda sine kunder.

I betragtning af AP's meget metrik-drevne og kvantificerbare karakter kan dets drift være nøglen til at holde de organisatoriske udgifter på et effektivt niveau og samtidig sikre, at du kan træffe informerede forretningsbeslutninger om fremtidige finansielle aktiviteter.

Dataanalyser kan være afgørende for AP-processen og hjælpe hele din organisation med at træffe bedre beslutninger. Her er, hvad et datadrevet AP-team kan hjælpe dig med at opnå:

AP-ledelsen bruger relevante målinger til at hjælpe med at planlægge opgaver for afdelingen og allokere ressourcer til de områder, hvor der er mest brug for dem. Hvis du f.eks. bemærker et stort antal fakturaer, der indgives i januar, kan du planlægge at få flere medarbejdere tilknyttet på det tidspunkt næste år for at hjælpe med at håndtere hele AP-arbejdsbyrden.

Planlægning kan også omfatte reduktion af flaskehalse i processen. Flaskehalse opstår, når antallet af fakturaer, som dine teams kan behandle, er langt større end det antal fakturaer, du modtager. AP-chefer, der befinder sig i denne situation, bør bruge AP-metrikker til at finde ud af, hvordan problemet kan løses. Hvis manuel dataindtastning er synderen, bør du overveje at indføre automatiseringsløsninger, der er udviklet til kreditorhold.

Lejlighedsvise fejl i den finansielle afdeling er uundgåelige, især hvis du er afhængig af menneskelige input til det meste af arbejdet. Der sker af og til fejlbetalinger, dobbelttransaktioner og forkerte beløb, og ved at spore disse fejl gennem datamålinger får du indsigt i, hvor du kan forbedre virksomhedens cashflow og finansielle sundhed.

AP-teams har mulighed for at fokusere på effektivitet, når de arbejder med data og målinger. Forsinkelser i behandlingen kan føre til forsinkelsesbøder eller tvinge dig til at gå glip af rabatter på tidlig betaling.

Tag et dybdegående dyk for at finde ud af, hvor meget det koster at behandle en enkelt faktura. Hvor meget betaler du personalet for at udføre manuelle opgaver, som potentielt kunne automatiseres? Klarer den software og de værktøjer, du betaler for, opgaven? En holistisk tilgang vil fortælle dig, hvilke specifikke trin der måske skal optimeres.

Du arbejder med en lang række partnere og virksomheder, så det er let at antage, at der vil være en lang række forskellige betalingstyper at arbejde med. AP-teams kæmper normalt med at håndtere flere metoder som f.eks:

Hver af disse muligheder kræver typisk sit eget specifikke system til behandling, og resultatet er en større investering i at få dem udført til tiden.

Hold øje med, hvilke betalingsmetoder der er almindelige i din organisation. Er der plads til konsolidering? Udnytter du dine integrationsmuligheder med banker, AP-software eller andre tjenester eller løsninger?

At betale dine forretningspartnere til tiden er en fremragende måde at styrke dine professionelle relationer på. En hurtig og nem transaktion indebærer et niveau af tillid til din virksomhed, og derfor tilbyder nogle virksomheder rabatter for gode betalingsvaner.

En af de vigtigste resultatindikatorer er, hvor mange rabatter på førtidig betaling du har opnået ud af alle de rabatter, der er blevet tilbudt dig. Hvis du maksimerer dette tal, viser det, at din virksomhed har et sundt cashflow og kan have tillid til fremtidige transaktioner.

En relateret måling er, hvor godt din virksomhed håndterer de fakturaer, der sendes til dig. Nogle partnere vælger måske at sende elektroniske fakturaer i stedet for papirfakturaer, så sørg for, at dine teams er i stand til at håndtere de forskellige typer. Behandlingsforsinkelser er kun frustration for begge parter, og de kan undgås ved hjælp af AP-automatisering.

Du har sikkert bemærket, at vi har nævnt automatisering flere gange indtil nu. I afdelinger som finansafdelingen, der kræver en masse dataindtastning, informationsbehandling og analyser, er der stor risiko for menneskelige fejl og ineffektivitet på grund af manuelt arbejde.

Som CFO er det måske på tide at overveje nye løsninger til økonomistyring. Bring dig selv på linje med konkurrenterne ved at understøtte øget digitalisering med e-fakturaer og e-ordrer samt automatiserede processer, der fjerner flaskehalse og gentagne daglige opgaver som fakturavalidering og masterdata management og meget mere. Hent e-bogen Automation for CFOs.