5 výhod tímov zodpovedných za účtovanie pohľadávok založených na údajoch

Ak neviete, kam idú vaše peniaze, riskujete stratu rozpočtu v dôsledku neplánovaných výdavkov, nesprávneho rozdelenia zdrojov, prekážok v efektívnosti a iných zbytočných strát. Oddelenia pohľadávok (AP) sú určené na správu a sledovanie krátkodobých záväzkov, peňazí, ktoré spoločnosť dlhuje svojim dodávateľom, pohľadávok alebo dokonca svojim zákazníkom.

Vzhľadom na vysoko metrickú a kvantifikovateľnú povahu AP môžu byť jej operácie kľúčom k udržaniu efektívnej úrovne výdavkov organizácie a zároveň k zabezpečeniu, že budete môcť prijímať informované obchodné rozhodnutia o budúcich finančných aktivitách.

Analýza údajov môže byť pre proces AP nevyhnutná, aby pomohla celej vašej organizácii prijímať lepšie rozhodnutia. Tu je zoznam vecí, ktoré vám môže tím AP založený na údajoch pomôcť dosiahnuť:

Vedenie oddelenia AP používa relevantné metriky, ktoré pomáhajú plánovať úlohy oddelenia a prideľovať zdroje tam, kde sú najviac potrebné. Ak napríklad zistíte, že v januári bolo podaných veľké množstvo faktúr, môžete naplánovať, že na budúci rok v tomto období prijmete viac zamestnancov, ktorí pomôžu zvládnuť všetku pracovnú záťaž oddelenia AP.

Plánovanie sa môže rozšíriť aj na odstránenie úzkych miest v procese. Úzke miesta vznikajú, keď počet faktúr, ktoré vaše tímy dokážu spracovať, výrazne prevyšuje počet faktúr, ktoré dostávate. Manažéri AP, ktorí sa ocitnú v tejto situácii, by mali použiť metriky AP, aby zistili, ako problém vyriešiť. Ak je na vine ručné zadávanie údajov, zvážte zavedenie automatizačných riešení určených pre tímy zodpovedné za účtovné záväzky.

Občasné chyby vo finančnom oddelení sú nevyhnutné, najmä ak sa pri väčšine práce spoliehate na ľudský faktor. Občas sa stáva, že dôjde k nezaplateniu platieb, duplicitným transakciám a nesprávnym sumám, a sledovanie týchto chýb prostredníctvom dátových metrík vám poskytne prehľad o tom, kde môžete zlepšiť cash flow a finančné zdravie spoločnosti.

Tímy AP majú možnosť zamerať sa na efektívnosť pri práci s údajmi a metrikami. Oneskorenia spracovania môžu viesť k pokutám za oneskorenie alebo vás môžu prinútiť prísť o zľavy za včasnú platbu.

Zistite, koľko stojí spracovanie jednej faktúry. Koľko platíte zamestnancom za manuálne úlohy, ktoré by sa mohli automatizovať? Plnia softvér a nástroje, za ktoré platíte, svoj účel? Komplexný prístup vám ukáže, ktoré konkrétne kroky je potrebné optimalizovať.

Pracujete s širokou škálou partnerov a podnikov, takže je ľahké predpokladať, že budete pracovať s rôznymi typmi platieb. Tímy AP zvyčajne zápasia s vybavovaním viacerých metód, ako sú:

Každá z týchto možností zvyčajne vyžaduje vlastný špecifický systém spracovania, čo má za následok väčšiu investíciu do ich včasného vykonania.

Sledujte, ktoré platobné metódy sú vo vašej organizácii bežné. Existuje priestor na konsolidáciu? Využívate svoje integračné možnosti s bankami, softvérom AP alebo inými službami či riešeniami?

Včasné platby vašim obchodným partnerom sú skvelým spôsobom, ako posilniť vaše profesionálne vzťahy. Rýchla a jednoduchá transakcia naznačuje úroveň dôvery vo vašu spoločnosť, preto niektoré firmy ponúkajú zľavy za dobré platobné návyky.

Jedným z kľúčových ukazovateľov výkonnosti, ktorý je potrebné sledovať, je počet zliav za včasnú platbu, ktoré sa vám podarilo dosiahnuť zo všetkých ponúknutých zliav. Maximalizácia tohto čísla svedčí o tom, že vaša firma má zdravý cash flow a je spoľahlivá pre budúce transakcie.

Súvisiacou metrikou je to, ako dobre vaša firma spracováva faktúry, ktoré vám sú zasielané. Niektorí partneri sa môžu rozhodnúť zasielať elektronické faktúry namiesto papierových, preto sa uistite, že vaše tímy sú schopné spracovávať rôzne typy faktúr. Oneskorenia pri spracovaní sú pre obe strany len zdrojom frustrácie a dá sa im predísť automatizáciou AP.

Určite ste si všimli, že sme doteraz niekoľkokrát spomenuli automatizáciu. V oddeleniach, ako je finančné oddelenie, ktoré vyžadujú veľa zadávania údajov, spracovávania informácií a analýz, existuje veľké riziko ľudských chýb a neefektívnosti v dôsledku manuálnej práce.

Ako finančný riaditeľ je možná na čase zvážiť nové riešenia pre finančné riadenie. Prispôsobte sa konkurencii podporou zvýšenej digitalizácie prostredníctvom elektronických faktúr a elektronických objednávok, ako aj automatizovaných procesov, odstránením prekážok a opakujúcich sa každodenných úloh, ako je overovanie faktúr a správa hlavných údajov, a mnohým ďalším. Stiahnite si e-knihu Automatizácia pre finančných riaditeľov.