5 výhod týmů pro správu závazků založených na datech

Pokud nevíte, kam vaše peníze směřují, riskujete, že přijdete o svůj rozpočet kvůli neplánovaným výdajům, nesprávnému přidělení zdrojů, překážkám v efektivitě a dalším zbytečným ztrátám. Oddělení účtů splatných (AP) jsou určena ke správě a sledování krátkodobých závazků, peněz, které společnost dluží svým dodavatelům, pohledávek nebo dokonce svým zákazníkům.

Vzhledem k tomu, že AP je vysoce metrikou řízená a kvantifikovatelná, její provoz může být klíčem k udržení efektivní úrovně výdajů organizace a zároveň k zajištění informovaných obchodních rozhodnutí o budoucích finančních aktivitách.

Analýza dat může být pro proces AP zásadní, protože pomáhá celé vaší organizaci činit lepší rozhodnutí. Tým AP založený na datech vám může pomoci dosáhnout následujících cílů:

Vedení oddělení AP využívá relevantní metriky, které pomáhají plánovat úkoly pro oddělení a přidělovat zdroje tam, kde jsou nejvíce potřebné. Pokud například zjistíte, že v lednu bylo podáno velké množství faktur, můžete naplánovat, že v příštím roce v tomto období přijmete více zaměstnanců, kteří pomohou zvládnout veškerou pracovní zátěž oddělení AP.

Plánování může také zahrnovat snižování úzkých míst v procesu. Úzká místa vznikají, když počet faktur, které vaše týmy dokážou zpracovat, výrazně převyšuje počet faktur, které dostáváte. Manažeři AP, kteří se ocitnou v této situaci, by měli pomocí metrik AP určit, jak problém vyřešit. Pokud je příčinou ruční zadávání dat, zvažte zavedení automatizačních řešení určených pro týmy zabývající se účtováním závazků.

Příležitostné chyby ve finančním oddělení jsou nevyhnutelné, zejména pokud se při většině práce spoléháte na lidský faktor. Občas dochází k opomenutým platbám, duplicitním transakcím a nesprávným částkám. Sledování těchto chyb pomocí datových metrik vám poskytne přehled o tom, kde můžete zlepšit cash flow a finanční zdraví společnosti.

Týmy AP mají možnost zaměřit se na efektivitu při práci s daty a metrikami. Zpoždění zpracování může vést k pokutám za opožděné platby nebo vás donutit přijít o slevy za včasné platby.

Podrobně se zamyslete nad tím, kolik stojí zpracování jedné faktury. Kolik platíte zaměstnancům za manuální úkoly, které by mohly být automatizovány? Plní software a nástroje, za které platíte, svůj účel? Komplexní přístup vám ukáže, které konkrétní kroky je třeba optimalizovat.

Spolupracujete s celou řadou partnerů a firem, takže je snadné předpokládat, že budete pracovat s celou řadou různých typů plateb. Týmy AP obvykle mají potíže se zpracováním více metod, jako jsou:

Každá z těchto možností obvykle vyžaduje vlastní specifický systém zpracování, což vede k větším investicím do jejich včasného provedení.

Sledujte, které platební metody jsou ve vaší organizaci běžné. Je zde prostor pro konsolidaci? Využíváte své integrační možnosti s bankami, softwarem AP nebo jinými službami či řešeními?

Včasné platby vašim obchodním partnerům jsou vynikajícím způsobem, jak posílit vaše profesionální vztahy. Rychlá a snadná transakce naznačuje úroveň důvěry ve vaši společnost, a proto některé firmy nabízejí slevy za dobré platební návyky.

Jedním z klíčových ukazatelů výkonnosti, který je třeba sledovat, je počet slev za včasnou platbu, které se vám podařilo získat ze všech nabízených. Maximalizace tohoto čísla ukazuje, že vaše firma má zdravý cash flow a lze se na ni spolehnout při budoucích transakcích.

Související metrikou je to, jak dobře vaše firma zpracovává faktury, které vám jsou zasílány. Někteří partneři mohou upřednostňovat zasílání elektronických faktur před papírovými, proto se ujistěte, že vaše týmy jsou schopny zpracovávat oba typy. Zpoždění ve zpracování jsou pro obě strany pouze zdrojem frustrace a lze jim předejít automatizací AP.

Zřejmě jste si všimli, že jsme dosud několikrát zmínili automatizaci. V odděleních, jako je finance, která vyžadují velké množství zadávání dat, zpracování informací a analýz, existuje velké riziko lidských chyb a neefektivnosti v důsledku manuální práce.

Jako finanční ředitel možná nastal čas zvážit nová řešení pro finanční řízení. Přizpůsobte se konkurenci tím, že podpoříte větší digitalizaci pomocí elektronických faktur a elektronických objednávek, jakož i automatizovaných procesů, odstranění překážek a opakujících se každodenních úkolů, jako je ověřování faktur a správa kmenových dat, a mnoho dalšího. Stáhněte si e-knihu Automatizace pro finanční ředitele.