5 fordeler med datadrevne leverandørreskontroteam

Hvis du ikke vet hvor pengene dine går, risikerer du å miste budsjettet på grunn av ukontrollerte utgifter, feilallokerte ressurser, effektivitetsflaskehalser og andre unødvendige tap. Avdelinger for leverandørgjeld (AP) er utformet for å administrere og holde oversikt over kortsiktige forpliktelser, penger som selskapet skylder sine leverandører, kundefordringer eller til og med sine kunder.

Med tanke på at AP er svært målstyrt og kvantifiserbar, kan driften være nøkkelen til å holde organisasjonens utgifter på et effektivt nivå og samtidig sikre at du kan ta informerte forretningsbeslutninger om fremtidige økonomiske aktiviteter.

Dataanalyse kan være avgjørende for AP-prosessen for å hjelpe hele organisasjonen med å ta bedre beslutninger. Her er hva et datadrevet AP-team kan hjelpe deg med å oppnå:

AP-ledelsen bruker relevante beregninger for å planlegge oppgaver for avdelingen og tildele ressurser der de trengs mest. Hvis du for eksempel legger merke til et stort antall innleverte fakturaer i januar, kan du planlegge å få flere ansatte om bord på den tiden neste år for å hjelpe til med å håndtere hele AP-arbeidsbelastningen.

Planlegging kan også omfatte reduksjon av flaskehalser i prosessen. Flaskehalser oppstår når antallet fakturaer teamene dine kan behandle, er langt høyere enn antallet du mottar. AP-ledere som befinner seg i denne situasjonen, bør bruke AP-beregninger for å finne ut hvordan problemet kan løses. Hvis det er manuell dataregistrering som er årsaken, bør du vurdere å ta i bruk automatiseringsløsninger som er utformet for leverandørreskontroteam.

Sporadiske feil i økonomiavdelingen er uunngåelige, spesielt hvis du er avhengig av menneskelig innsats for det meste av arbeidet. Ubesvarte betalinger, dupliserte transaksjoner og feil beløp skjer av og til, og sporing av disse feilene ved hjelp av datametrikk vil gi deg innsikt i hvor du kan forbedre kontantstrømmen og den økonomiske helsen til selskapet.

AP-teamene har mulighet til å fokusere på effektivitet når de arbeider med data og beregninger. Behandlingsforsinkelser kan føre til forsinkelsesgebyrer eller tvinge deg til å gå glipp av rabatter for tidlig betaling.

Ta et dypdykk for å finne ut hvor mye det koster å behandle en enkelt faktura. Hvor mye betaler du ansatte for å utføre manuelle oppgaver som potensielt kan automatiseres? Gjør programvaren og verktøyene du betaler for jobben? En helhetlig tilnærming vil fortelle deg hvilke spesifikke trinn som kan trenge optimalisering.

Du jobber med et bredt utvalg av partnere og virksomheter, så det er lett å anta at det vil være et bredt utvalg av betalingstyper å jobbe med. AP-team sliter vanligvis med å håndtere flere metoder som:

Hvert av disse alternativene krever vanligvis sitt eget spesifikke system for behandling, og resultatet er en større investering for å få dem gjort i tide.

Finn ut hvilke betalingsmåter som er vanlige i organisasjonen din. Er det rom for konsolidering? Utnytter du integrasjonsmulighetene dine til banker, AP-programvare eller andre tjenester eller løsninger?

Å betale forretningspartnerne dine i tide er en utmerket måte å styrke forretningsforbindelsene dine på. En rask og enkel transaksjon innebærer et nivå av tillit til bedriften din, og derfor tilbyr noen bedrifter rabatter for gode betalingsvaner.

En av de viktigste resultatindikatorene å følge med på er hvor mange rabatter for tidlig betaling du har klart å oppnå av alle de som tilbys deg. Maksimering av dette tallet viser at virksomheten din har en sunn kontantstrøm og er til å stole på for fremtidige transaksjoner.

Et beslektet mål er hvor godt virksomheten din håndterer fakturaene som sendes til deg. Noen partnere kan velge å sende elektroniske fakturaer i stedet for papirfakturaer, så sørg for at teamene dine er i stand til å håndtere de ulike typene. Forsinkelser i behandlingen er bare til frustrasjon for begge parter, og de kan forebygges gjennom automatisering av betalingsprosessen.

Du har sikkert lagt merke til at vi har nevnt automatisering ganske mange ganger så langt. For avdelinger som økonomi som krever mye dataregistrering, informasjonsbehandling og analyse, er det stor risiko for menneskelige feil og ineffektivitet på grunn av manuelt arbeid.

Som CFO kan det være på tide å vurdere nye løsninger for økonomistyring. Gjør deg konkurransedyktig ved å støtte økt digitalisering med e-fakturaer og e-ordrer, samt automatiserte prosesser som fjerner flaskehalser og repeterende daglige oppgaver som fakturavalidering og masterdata og mye mer. Kjøp e-boken Automation for CFOs.