Viisi hyötyä tieto-ohjautuvasta ostoreskontrasta

Jos et tiedä, mihin rahasi menevät, on vaarana, että budjettisi katoaa omapäisten menojen, väärin kohdennettujen resurssien, tehokkuuden pullonkaulojen ja muiden tarpeettomien menetysten vuoksi. Ostoreskontraosastojen tehtävänä on hallinnoida ja seurata lyhytaikaisia velkoja eli rahaa, jonka yritys on velkaa tavarantoimittajilleen, saatavilleen tai jopa asiakkailleen.

Koska AP:n toiminta on luonteeltaan hyvin mittarikeskeistä ja mitattavissa, sen toiminnot voivat olla avain organisaation menojen pitämiseen tehokkaalla tasolla ja samalla varmistaa, että voit tehdä tietoon perustuvia liiketoimintapäätöksiä tulevasta taloudellisesta toiminnasta.

Tietoanalytiikka voi olla olennainen osa hankintamenettelyä, sillä se auttaa koko organisaatiota tekemään parempia päätöksiä. Seuraavassa kerrotaan, mitä dataan perustuva AP-tiimi voi auttaa sinua saavuttamaan:

AP-johto käyttää asiaankuuluvia mittareita osaston tehtävien aikataulutuksen ja resurssien kohdentamisen helpottamiseksi sinne, missä niitä eniten tarvitaan. Jos esimerkiksi huomaat, että tammikuussa jätetään paljon laskuja, voit suunnitella, että ensi vuonna tuohon aikaan otetaan lisää henkilökuntaa, jotta AP-työmäärä saadaan hoidettua.

Suunnittelu voi ulottua myös prosessin pullonkaulojen vähentämiseen. Pullonkauloja syntyy, kun tiimisi voivat käsitellä huomattavasti enemmän laskuja kuin vastaanotat. Tällaisessa tilanteessa olevien AP-johtajien olisi käytettävä AP-mittareita ongelman ratkaisemiseksi. Jos syyllinen on manuaalinen tietojen syöttö, kannattaa harkita maksupalvelutiimeille suunniteltujen automaatioratkaisujen käyttöönottoa.

Satunnaisia virheitä talousosastolla ei voida välttää, varsinkin jos suurin osa työstä tehdään ihmisten työpanoksen avulla. Maksuja jää väliin, tapahtumia tehdään kahteen kertaan ja summat ovat toisinaan vääriä, ja näiden virheiden seuraaminen datamittareiden avulla antaa sinulle tietoa siitä, missä voit parantaa yrityksen kassavirtaa ja taloudellista terveyttä.

AP-tiimillä on mahdollisuus keskittyä tehokkuuteen työskennellessään tietojen ja mittareiden parissa. Käsittelyn viivästyminen voi johtaa viivästyssakkoihin tai pakottaa sinut jättämään käyttämättä varhaismaksualennuksia.

Tutustu syvällisesti siihen, kuinka paljon yhden laskun käsittely maksaa. Kuinka paljon maksat henkilöstölle manuaalisten tehtävien suorittamisesta, jotka voitaisiin mahdollisesti automatisoida? Tekevätkö maksamasi ohjelmistot ja työkalut työnsä? Kokonaisvaltainen lähestymistapa kertoo, mitkä vaiheet saattavat tarvita optimointia.

Työskentelet monenlaisten kumppaneiden ja yritysten kanssa, joten on helppo olettaa, että käytössäsi on monenlaisia maksutyyppejä. AP-tiimit kamppailevat yleensä useiden menetelmien käsittelyssä, kuten:

Kukin näistä vaihtoehdoista vaatii yleensä oman erityisjärjestelmänsä käsittelyä varten, ja tuloksena on suurempi panostus siihen, että ne saadaan tehtyä ajallaan.

Seuraa, mitkä maksutavat ovat yleisiä organisaatiossasi. Onko tilaa konsolidoinnille? Hyödynnätkö integrointimahdollisuuksia pankkeihin, AP-ohjelmistoihin tai muihin palveluihin tai ratkaisuihin?

Maksujen suorittaminen liikekumppaneillesi ajallaan on erinomainen tapa parantaa ammattisuhteitasi. Nopea ja helppo maksutapahtuma merkitsee luottamusta yritystäsi kohtaan, minkä vuoksi jotkut yritykset tarjoavat alennuksia hyvistä maksutottumuksista.

Yksi tärkeimmistä seurattavista tulosindikaattoreista on se, kuinka monta ennakkomaksualennusta olet onnistunut saamaan kaikista sinulle tarjotuista alennuksista. Tämän luvun maksimointi osoittaa, että yrityksesi kassavirta on terve ja että tuleviin liiketoimiin voidaan luottaa.

Tähän liittyvä mittari on se, miten hyvin yrityksesi käsittelee sinulle lähetetyt laskut. Jotkin kumppanit saattavat halutessaan lähettää sähköisiä laskuja paperilaskujen sijaan, joten varmista, että tiimisi pystyvät käsittelemään eri laskutyyppejä. Käsittelyn viivästyminen aiheuttaa vain turhautumista molemmille osapuolille, ja se voidaan estää AP-automaation avulla.

Olet varmaan huomannut, että olemme maininneet automaation melko monta kertaa tähän mennessä. Taloushallinnon kaltaisilla osastoilla, jotka vaativat paljon tietojen syöttämistä, tietojen käsittelyä ja analysointia, on suuri riski inhimillisiin virheisiin ja tehottomuuteen manuaalisen työn vuoksi.

Talousjohtajana saattaa olla aika harkita uusia ratkaisuja taloushallintoon. Tuo itsesi kilpailijoiden tasolle tukemalla lisääntyvää digitalisointia verkkolaskujen ja sähköisten tilausten avulla sekä automatisoituja prosesseja, poistamalla pullonkaulat ja toistuvat päivittäiset tehtävät, kuten laskujen validointi ja masterdatan hallinta, ja paljon muuta. Hanki ebook Automaatio talousjohtajille.