5 Vorteile von datengesteuerten Kreditorenbuchhaltungsteams

Wenn Sie nicht wissen, wohin Ihr Geld fließt, laufen Sie Gefahr, Ihr Budget durch unüberlegte Ausgaben, falsch zugewiesene Ressourcen, Effizienzengpässe und andere unnötige Verluste zu verlieren. Die Kreditorenbuchhaltung ist für die Verwaltung und Überwachung kurzfristiger Verbindlichkeiten zuständig, d. h. für Geld, das das Unternehmen seinen Lieferanten, Debitoren oder sogar Kunden schuldet.

Angesichts der stark metrikgesteuerten und quantifizierbaren Natur der Rechnungsprüfung kann ihr Betrieb der Schlüssel dazu sein, die Ausgaben des Unternehmens auf einem effizienten Niveau zu halten und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie fundierte Geschäftsentscheidungen über zukünftige finanzielle Aktivitäten treffen können.

Datenanalysen können für den Kreditorenbuchhaltungsprozess von entscheidender Bedeutung sein und Ihrem gesamten Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Hier erfahren Sie, wie ein datengesteuertes AP-Team Ihnen helfen kann:

Das Kreditorenmanagement nutzt relevante Kennzahlen, um Aufgaben für die Abteilung zu planen und Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am meisten benötigt werden. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass im Januar eine große Anzahl von Rechnungen eingereicht wird, können Sie planen, im nächsten Jahr zu diesem Zeitpunkt mehr Mitarbeiter einzustellen, um das gesamte Arbeitsaufkommen in der Buchhaltung zu bewältigen.

Die Planung kann sich auch auf die Verringerung von Engpässen im Prozess erstrecken. Engpässe treten auf, wenn die Anzahl der Rechnungen, die Ihre Teams bearbeiten können, die Anzahl der eingehenden Rechnungen bei weitem übersteigt. AP-Manager, die sich in dieser Situation befinden, sollten anhand von AP-Kennzahlen ermitteln, wie das Problem zu lösen ist. Wenn die manuelle Dateneingabe die Ursache ist, sollten Sie den Einsatz von Automatisierungslösungen für Kreditorenbuchhaltungsteams in Betracht ziehen.

Gelegentliche Fehler in der Finanzabteilung sind unvermeidlich, vor allem, wenn die meiste Arbeit von Menschen gemacht wird. Versäumte Zahlungen, doppelte Transaktionen und falsche Beträge kommen gelegentlich vor, und die Verfolgung dieser Fehler anhand von Datenmetriken gibt Ihnen Aufschluss darüber, wo Sie den Cashflow und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens verbessern können.

Rechnungsprüfungsteams haben die Möglichkeit, sich auf Effizienz zu konzentrieren, wenn sie mit Daten und Metriken arbeiten. Verzögerungen bei der Bearbeitung können zu Säumniszuschlägen führen oder Sie dazu zwingen, Rabatte für frühzeitige Zahlungen zu verpassen.

Finden Sie heraus, wie viel es kostet, eine einzige Rechnung zu bearbeiten. Wie viel bezahlen Sie Personal für manuelle Aufgaben, die möglicherweise automatisiert werden könnten? Erfüllen die Software und die Tools, für die Sie zahlen, ihre Aufgabe? Ein ganzheitlicher Ansatz zeigt Ihnen, welche spezifischen Schritte optimiert werden müssen.

Da Sie mit einer Vielzahl von Partnern und Unternehmen zusammenarbeiten, können Sie davon ausgehen, dass es eine Vielzahl von Zahlungsarten gibt, mit denen Sie arbeiten müssen. Die Kreditorenbuchhaltung hat in der Regel Mühe, mit mehreren Methoden umzugehen:

Für jede dieser Optionen ist in der Regel ein eigenes System für die Bearbeitung erforderlich, und das Ergebnis ist eine größere Investition, um sie rechtzeitig zu erledigen.

Verfolgen Sie, welche Zahlungsarten in Ihrem Unternehmen üblich sind. Gibt es Raum für Konsolidierung? Nutzen Sie Ihre Integrationsmöglichkeiten mit Banken, AP-Software oder anderen Diensten oder Lösungen?

Pünktliche Zahlungen an Ihre Geschäftspartner sind ein hervorragendes Mittel, um Ihre beruflichen Beziehungen zu stärken. Eine schnelle, unkomplizierte Transaktion vermittelt ein gewisses Vertrauen in Ihr Unternehmen, weshalb einige Unternehmen Rabatte für gute Zahlungsmoral anbieten.

Einer der wichtigsten Leistungsindikatoren, die Sie verfolgen sollten, ist die Anzahl der Skonti, die Sie von allen Ihnen angebotenen Skonti erzielen konnten. Eine Maximierung dieser Zahl zeigt, dass Ihr Unternehmen über einen gesunden Cashflow verfügt und dass man ihm bei künftigen Transaktionen vertrauen kann.

Ein weiterer Aspekt ist die Frage, wie gut Ihr Unternehmen die an Sie gerichteten Rechnungen bearbeitet. Manche Partner versenden ihre Rechnungen lieber elektronisch als in Papierform. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Teams in der Lage sind, die verschiedenen Arten von Rechnungen zu bearbeiten. Verzögerungen bei der Bearbeitung sind für beide Seiten frustrierend und können durch Automatisierung der Rechnungsstellung vermieden werden.

Wahrscheinlich haben Sie bemerkt, dass wir die Automatisierung bereits mehrfach erwähnt haben. Für Abteilungen wie die Finanzabteilung, die viel Dateneingabe, Informationsverarbeitung und Analysen benötigen, besteht ein großes Risiko für menschliche Fehler und Ineffizienz aufgrund von manueller Arbeit.

Als CFO ist es vielleicht an der Zeit, über neue Lösungen für das Finanzmanagement nachzudenken. Schliessen Sie mit der Konkurrenz gleich, indem Sie die zunehmende Digitalisierung mit elektronischen Rechnungen und Bestellungen sowie automatisierten Prozessen unterstützen und Engpässe und sich wiederholende tägliche Aufgaben wie Rechnungsvalidierung und Stammdatenverwaltung beseitigen und vieles mehr. Holen Sie sich das ebook Automatisierung für CFOs.