De digitalisering van transacties in Europa zet zich voort. Als gevolg van de e-Procurement-richtlijnen van de Europese Commissie mogen alle overheidsorganisaties en nationale autoriteiten binnen de EU alleen nog gestandaardiseerde elektronische facturen van leveranciers accepteren. De wetgeving is in april 2019 van kracht geworden. Hieronder leest u wat Peppol precies inhoudt, waarom het belangrijk is — en hoe u hiervan kunt profiteren.
De digitale transformatie staat op het punt een grote sprong voorwaarts te maken nu Peppol, de pan-Europese standaard voor online aanbestedingen en een open netwerk voor de uitwisseling van e-facturen en zakelijke documenten, officieel beleid wordt. Het gaat in feite om een nieuw elektronisch standaardformaat voor transacties.
De voordelen van een gestandaardiseerd elektronisch formaat zijn aanzienlijk. De verwerking van e-facturen leidt tot minder fouten en minder handmatig werk, en tot lagere kosten in elke fase van het proces: van systeemontwikkeling tot afdrukken en verzending. In een rapport worden de potentiële voordelen geschat op 40 miljard euro per jaar.
Wat is Peppol?
Pan-Europees online openbaar aanbestedingssysteem, Peppol, is een van de grootste en meest ambitieuze initiatieven op het gebied van digitale transformatie. Het initiatief is gestart door de Europese Commissie met de zogenaamde e-Procurement-richtlijnen en wordt beheerd door de non-profitorganisatie OpenPeppol. Het doel is om de digitalisering in de publieke en private sector te versnellen en standaarden te harmoniseren. Een gemeenschappelijke standaard voor e-facturering biedt enorme voordelen, waardoor zakelijke transacties aanzienlijk worden vereenvoudigd en efficiënter en transparanter worden voor zowel kopers als verkopers.
Hoe werkt Peppol?
Peppol is een netwerk waarmee kopers en verkopers handelsdocumenten digitaal kunnen uitwisselen. Het stelt organisaties in staat om via één enkel systeem met al hun partners te communiceren. Meestal gaat het om e-facturen, maar Peppol verwerkt alle soorten zakelijke documenten, zoals contracten en ontvangstbewijzen.
Het resultaat is directe, volledig digitale en nauwkeurigere transacties. Zowel nationaal als internationaal. De kosten dalen voor alle partijen, er zijn minder middelen nodig en er is minder handmatig werk. De complexiteit van systemen en processen neemt af, er is minder behoefte aan formaatconversie en de boekhouding wordt verbeterd.
Deze gratis gids biedt een uitgebreide inleiding tot Peppol.
Hoe wordt Peppol geïmplementeerd?
Richtlijn 2014/55/EU, een belangrijk onderdeel van de richtlijnen inzake elektronische aanbestedingen van de Europese Commissie, bepaalt dat nationale overheden uiterlijk in april 2019 in staat moeten zijn om elektronische facturen te verzenden en te ontvangen. Regionale en lokale overheden mogen de invoering uitstellen tot uiterlijk april 2020.
Elke lidstaat heeft de vrijheid om de richtlijnen zo uit te voeren dat ze aansluiten bij de lokale behoeften, wat betekent dat er in verschillende landen verschillende regels gelden.
Hoe begin je?
Wat is de juiste aanpak voor bedrijven en de publieke sector? Verschillende aanbieders van factuurbeheersystemen hebben uiteenlopende oplossingen en, zoals te verwachten, uiteenlopende tarieven. Vaak is dit gebaseerd op een model waarbij per transactie wordt gefactureerd.
Bij Qvalia hanteren we een andere aanpak. Wij vinden dat het versturen en ontvangen van e-facturen net zo eenvoudig moet zijn als het versturen van een e-mail. En net zo gratis. Met ons intuïtieve en gebruiksvriendelijke cloudgebaseerde platform voor e-facturering bieden we geavanceerde automatiseringsmogelijkheden en digitalisering voor zowel debiteuren- als crediteurenadministratie in één oplossing.
Andere functies zijn onder meer:
Gerelateerde artikelen
De meeste bedrijven zijn al overgestapt van papier naar digitaal, maar veel bedrijven zitten nog steeds opgescheept met versnipperde tools, handmatige routines, ontoereikende functies in hun ERP-systemen, …
We lanceren Connect — de online tool en API voor zakelijke berichtenuitwisseling die elektronische facturering en orderbeheer voor elk bedrijf eenvoudiger, sneller en voordeliger maakt.
De invoering van e-facturering en e-aanbestedingen komt in het hele openbaar bestuur in Europa in een stroomversnelling. Een recent Zweeds onderzoek biedt inzicht in de situatie bij gemeenten en centrale overheidsinstanties.