Vindt u uitgavenanalyse en het bijhouden van uw inkoopgegevens een raadsel? Wat is er nu zo moeilijk aan om een overzicht te krijgen van de producten en diensten die voor uw bedrijf worden aangeschaft? Het goede nieuws is dat ook u een volwaardige uitgavenanalist kunt worden.
Uitgavenanalyse is niet voor niets in het leven geroepen, aangezien inkoop en bedrijfsuitgaven veel complexer zijn dan bijvoorbeeld de aanschaf van een nieuwe set pannen voor je eigen keuken.
Bedrijven moeten voortdurend bij leveranciers inkopen om hun interne activiteiten te runnen en producten te vervaardigen of diensten te verlenen – van grondstoffen tot vertegenwoordiging. Veel bedrijven kopen in grote hoeveelheden in bij een groot aantal leveranciers, en zelfs kleine veranderingen in de uitgaven kunnen grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de output. Dit beïnvloedt uw cashflow en het ontvangen van goederen van slechte kwaliteit kan de klantwaarde die u biedt, schaden.
Net als gewone mensen moeten bedrijven hun uitgaven bijhouden. Welke kleine aankopen zijn er door bepaalde afdelingen gedaan die niet goed zijn geregistreerd? Door al deze kleine uitgaven in kaart te brengen, krijgt u meer grip op de bedrijfsfinanciën. Misschien koopt u te veel van een bepaald product omdat verschillende afdelingen binnen het bedrijf soortgelijke artikelen bestellen.
Belangrijke vragen voor een uitgavenanalist
Dit soort problemen vormen de kern van uitgavenanalyse: het proces waarbij uitgavengegevens worden geanalyseerd om kosten te verlagen, de kwaliteit te waarborgen en de relaties met uw leveranciers te verbeteren. Een uitgavenanalist zal de volgende basisvragen stellen:
- Wat wordt er gekocht en voor hoeveel?
- Wie binnen het bedrijf doet dat?
- Bij welke leverancier kopen we in?
- Hoe verhouden onze bestedingsgewoonten zich tot die van voorgaande jaren?
Deze analisten meten en volgen belangrijke prestatie-indicatoren, zoals de uitgaven per productcategorie, het aantal en de samenstelling van leveranciers, de waarde van inkooporders, de prijsontwikkeling van goederen en diensten, en zelfs de voorwaarden van leverancierscontracten.
Uitgavenanalyse is eigenlijk slechts één onderdeel van een bredere bedrijfsfilosofie die bekendstaat als uitgavenbeheer. Het doel hiervan is om een volledig overzicht te bieden van de geldstromen binnen uw organisatie. Als u niet weet waar het budget naartoe gaat, hoe kunt u er dan voor zorgen dat het efficiënt wordt besteed?
Welke voordelen kan ik van mijn uitgavenanalist verwachten?
Sommige managers vragen zich misschien nog steeds af: „Waarom zouden we ons überhaupt met dit proces bezighouden? Is het de investering wel waard?“ De voordelen van uitgavenanalyse maken de inspanning zeker de moeite waard; daarom maken zoveel organisaties in diverse sectoren er gebruik van.
Door je aankoopgegevens grondig te analyseren, kun je profiteren van:
- Hogere winsten: Breng in kaart op welke manieren er elk jaar geld uit de begroting wegvloeit. Voorkom dubbele aankopen, sluit betere contracten af en beperk ongeoorloofde uitgaven tot een minimum.
- Inzicht in uitgaven: Stapsgewijze verbeteringen en grootschalige aanpassingen aan het budget zijn alleen mogelijk als u over de juiste gegevens beschikt. Waar liggen die kansen en welke zakelijke beslissingen zijn het meest zinvol? Het inzicht dat u krijgt door uw uitgaven te analyseren, biedt het enige antwoord.
- Relaties met leveranciers: U kunt niet alleen uw interne budgettering verbeteren, maar ook positieve relaties met uw leveranciers opbouwen. Onderhandel betere contracten door op basis van uitgavengegevens weloverwogen beslissingen te nemen.
- Leveranciers selecteren: Aangezien de kwaliteit van uw producten in hoge mate afhangt van uw leveranciers, is het belangrijk dat u de prestaties en betrouwbaarheid van alle leveranciers bij wie u inkoopt nauwlettend in de gaten houdt. Als er risico’s aan verbonden zijn, is het raadzaam deze zo vroeg mogelijk te signaleren.
- Grootschalig bestellen: Als u in één keer grote hoeveelheden bestelt, kunt u bij leveranciers rekenen op kwantumkortingen. Door uitgaven te analyseren kunnen afdelingen samenwerken en op deze manier mogelijkheden vinden om te besparen. Misschien vindt u zelfs een ander bedrijf dat bereid is om met u te onderhandelen over een gezamenlijke bestelling.
- Administratie bijhouden: Om aan de wettelijke voorschriften te voldoen, moet u soms transacties en financiële activiteiten vastleggen. Het werk dat u verricht in het kader van uitgavenanalyse is voldoende om een controle uit te voeren wanneer dat nodig is.
- Prestaties vergelijken: welke afdelingen binnen het bedrijf geven het meeste uit, en leveren ze voldoende bijdrage aan het bedrijf om die kosten te rechtvaardigen? Zo niet, dan is dat wellicht een teken dat het tijd is om veranderingen door te voeren. Een uitgavenanalyse helpt ook bij het vaststellen van haalbare doelen voor de toekomst.
Het beste van alles is dat het opstarten net zo eenvoudig en voordelig is als altijd, dankzij geautomatiseerde platforms van derden voor uitgavenanalyse.
Lees in deze gids meer over uitgavenanalyse.
Spend Monitor: Maak van uitgavenanalyse een concurrentievoordeel
Bent u op zoek naar een toonaangevende oplossing om uw financiële processen te verbeteren en een robuuste routine voor uitgavenanalyse in uw bedrijf te implementeren? Met de geïntegreerde functie Spend Monitor van Qvalia hebt u in realtime toegang tot uw uitgavengegevens.
Gerelateerde artikelen
De United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) is een wereldwijd erkend classificatiesysteem voor producten en diensten. Het biedt een gestandaardiseerde manier om diverse goederen en diensten in verschillende sectoren in categorieën in te delen.
In de huidige datagestuurde wereld zijn bedrijven voortdurend op zoek naar innovatieve manieren om waarde te halen uit hun enorme hoeveelheden informatie. Een waardevolle bron die vaak onbenut blijft, is gestructureerde bedrijfsdata.
Uw gegevens structureren en classificeren Effectieve classificatie van transacties — inzicht in wat er qua facturen en uitgaven door uw organisatie stroomt …