Er du forvirret over analyse af udgifter og hvordan du holder styr på dine indkøbsdata? Hvad kan være så svært ved at få et overblik over de produkter og tjenester, der købes til din virksomhed? Den gode nyhed er, at du også kan blive en fuldgyldig udgiftsanalytiker.
Der er en god grund til at lave udgiftsanalyser, da indkøb og forretningsudgifter er langt mere komplekse end f.eks. at købe et nyt sæt gryder til køkkenet derhjemme.
Virksomheder er hele tiden nødt til at købe ind hos leverandører for at drive interne aktiviteter og fremstille produkter eller levere tjenester - fra råmaterialer til repræsentation. Mange virksomheder køber stort ind hos et stort antal leverandører, og selv små ændringer i udgifterne kan have stor indflydelse på, hvordan virksomheden kører og kvaliteten af dens output. Det påvirker dit cashflow, og hvis du modtager varer af dårlig kvalitet, kan det skade den kundeværdi, du bringer.
Ligesom almindelige mennesker skal virksomheder holde styr på deres udgifter. Hvilke små indkøb blev foretaget af visse afdelinger, som ikke blev registreret korrekt? Hvis du finder alle disse små udgifter, kan du få hjælp til at få kontrol over virksomhedens økonomi. Måske køber du for meget af en bestemt vare, fordi flere dele af virksomheden bestiller lignende varer.
Vigtige spørgsmål for en udgiftsanalytiker
Problemer som disse er formålet med udgiftsanalyse, som er processen med at analysere udgiftsdata med henblik på at reducere omkostningerne, bevare kvaliteten og skabe bedre relationer med dine leverandører. En udgiftsanalytiker vil stille disse grundlæggende spørgsmål:
- Hvad købes der og for hvor meget?
- Hvem i virksomheden gør det?
- Hvilken leverandør køber vi fra?
- Hvordan er vores forbrugsvaner i forhold til tidligere år?
Disse analytikere måler og sporer centrale præstationsindikatorer som f.eks. det beløb, der bruges pr. varekategori, antallet og sammensætningen af leverandører, værdien af indkøbsordrer, prishistorikken for varer og tjenester og endda vilkårene for leverandørkontrakter.
Selve udgiftsanalysen er faktisk kun en del af en overordnet forretningsfilosofi, der kaldes spend management. Målet med disse bestræbelser er at give et fuldstændigt overblik over pengestrømmene i din organisation. Hvis du ikke ved, hvor budgettet går hen, hvordan kan du så sikre dig, at det bliver brugt effektivt?
Hvilke fordele kan jeg forvente af min udgiftsanalytiker?
Nogle ledere spørger måske stadig: "Hvorfor overhovedet gide denne proces? Er det virkelig investeringen værd?" Fordelene ved udgiftsanalyse gør helt klart indsatsen værd, og det er derfor, at så mange organisationer på tværs af flere brancher gør det.
Når du dykker ned i dine indkøbsdata, får du mulighed for at drage fordel af:
- Højere overskud: Lys på de måder, hvorpå pengene hvert år forsvinder ud af budgettet. Eliminer dobbeltindkøb, forhandl stærkere kontrakter og minimer uautoriserede ukontrollerede udgifter.
- Synliggørelse af udgifter: Det er kun muligt at foretage trinvise forbedringer og store ændringer i budgettet, når du har data at se på. Hvor er disse muligheder, og hvilke forretningsbeslutninger giver mest mening? Den synlighed, der opnås gennem udgiftsanalyse, er det eneste svar.
- Leverandørforhold: Du kan ikke kun forbedre den interne budgettering, men du kan også skabe positive relationer med dine leverandører. Forhandl bedre kontrakter ved at bruge forbrugsdata til at træffe bedre beslutninger.
- Valg af leverandører: Fordi du er meget afhængig af leverandørerne for kvaliteten af dine produkter, vil du gerne holde øje med ydeevnen og troværdigheden af alle de leverandører, du køber fra. Hvis der er en risiko involveret, skal du lære at opdage den før snarere end senere.
- Bestilling i store mængder: Forvent mængderabatter fra leverandørerne, når du bestiller i store mængder ad gangen. Udgiftsanalyse giver afdelingerne mulighed for at samarbejde og finde muligheder for at spare på denne måde. Måske finder du endda en anden virksomhed, der er villig til at forhandle med dig om en fælles ordre.
- Opbevaring af registreringer: Overholdelse af lovgivningen kræver undertiden, at du dokumenterer transaktioner og finansielle aktiviteter. Det arbejde, du udfører til spend analytics, er nok til, at du kan foretage revision, når det er nødvendigt.
- Benchmarking af ydeevne: Hvilke afdelinger i virksomheden bruger flest penge, og bidrager de nok til virksomheden til at retfærdiggøre omkostningerne? Hvis ikke, kan det være et tegn på, at der bør foretages ændringer. Udgiftsanalyse hjælper også med at opstille opnåelige mål for fremtiden.
Det bedste af det hele er, at det er lige så nemt og billigt som nogensinde før at komme i gang takket være automatiserede tredjepartsplatforme til analyse af udgifter.
Få mere at vide om udgiftsanalyse i denne vejledning.
Spend Monitor: Gør forbrugsanalyse til en konkurrencefordel
Leder du efter en best-in-class-løsning til at forbedre dine økonomiprocesser og implementere en robust udgiftsanalyserutine i din virksomhed? Qvalias integrerede funktion Spend Monitor gør dine udgiftsdata tilgængelige i realtid.
Vores platform gør det muligt for virksomheder at automatisere regnskabs-, fakturerings- og analyseopgaver - i ét værktøj. Book en demo her for at få mere at vide.
Relaterede artikler
I nutidens datadrevne verden søger virksomheder konstant innovative måder at udvinde værdi fra deres enorme mængder information. Et værdifuldt aktiv, der ofte går ...
Strukturering og klassificering af dine data Effektiv klassifikation af transaktioner - indsigt i, hvad der rent faktisk strømmer gennem din organisation i form af fakturaer og ...
Få mere værdi ud af dine transaktionsdata. Opdag fordelene ved datadrevet spend analytics, og begynd at forbedre dine indkøbsstrategier i dag. Din organisations transaktionsdata ...