4 Fragen, die jeder Ausgabenanalyst stellen sollte

Sind Sie verwirrt von der Ausgabenanalyse und davon, wie Sie den Überblick über Ihre Beschaffungsdaten behalten können? Was könnte so schwierig daran sein, sich einen Überblick über die für Ihr Unternehmen eingekauften Produkte und Dienstleistungen zu verschaffen? Die gute Nachricht ist, dass auch Sie ein vollwertiger Ausgabenanalyst werden können.

Ausgabenanalysen gibt es aus gutem Grund, denn das Beschaffungswesen und die Ausgaben von Unternehmen sind weitaus komplexer als beispielsweise der Kauf eines neuen Kochtopfsets für die heimische Küche.

Unternehmen müssen ständig bei Lieferanten einkaufen, um ihre internen Abläufe zu steuern und Produkte herzustellen oder Dienstleistungen zu erbringen - von Rohstoffen bis zur Vertretung. Viele Unternehmen kaufen in großen Mengen bei einer Vielzahl von Anbietern ein, und selbst kleine Änderungen bei den Ausgaben können große Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb und die Qualität der Produktion haben. Dies wirkt sich auf den Cashflow aus, und der Erhalt von Waren schlechter Qualität kann den Wert für den Kunden schmälern, den Sie bieten.

Genau wie normale Menschen müssen auch Unternehmen ihre Ausgaben im Auge behalten. Welche kleinen Anschaffungen wurden von bestimmten Abteilungen getätigt, die nicht ordnungsgemäß erfasst wurden? Das Aufspüren all dieser kleinen Ausgaben wird Ihnen helfen, die Kontrolle über die Unternehmensfinanzen zu übernehmen. Vielleicht kaufen Sie zu viel von einer bestimmten Ware, weil mehrere Abteilungen des Unternehmens ähnliche Artikel bestellen.

Wesentliche Fragen für einen Ausgabenanalysten

Probleme wie diese sind der Zweck der Ausgabenanalyse, d. h. der Analyse von Ausgabendaten mit dem Ziel, Kosten zu senken, die Qualität zu erhalten und die Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu verbessern. Ein Ausgabenanalyst wird diese grundlegenden Fragen stellen:

Was wird gekauft und für wie viel?
Wer im Unternehmen tut dies?
Bei welchem Anbieter kaufen wir ein?
Wie sind unsere Ausgabengewohnheiten im Vergleich zu denen der Vorjahre?

Diese Analysten messen und verfolgen wichtige Leistungsindikatoren wie die Ausgaben pro Warenkategorie, die Anzahl und Zusammensetzung der Lieferanten, den Bestellwert, die Preisentwicklung von Waren und Dienstleistungen und sogar die Bedingungen der Lieferantenverträge.

Die Ausgabenanalyse selbst ist eigentlich nur eine Komponente einer umfassenden Unternehmensphilosophie, die als Ausgabenmanagement bekannt ist. Das Ziel dieser Bemühungen ist es, einen vollständigen Überblick über die Geldströme in Ihrem Unternehmen zu erhalten. Wenn Sie nicht wissen, wohin das Budget fließt, wie können Sie dann sicherstellen, dass es effizient ausgegeben wird?

Welche Vorteile kann ich von meinem Ausgabenanalysten erwarten?

Einige Manager fragen sich vielleicht immer noch, "warum sich überhaupt mit diesem Prozess beschäftigen? Ist es die Investition wirklich wert?" Die Vorteile der Ausgabenanalyse machen den Aufwand auf jeden Fall lohnenswert, weshalb so viele Unternehmen in verschiedenen Branchen diese Methode anwenden.

Die Einsicht in Ihre Einkaufsdaten bietet Ihnen die Möglichkeit, die Vorteile zu nutzen:

Höhere Gewinne: Bringen Sie Licht ins Dunkel, wie das Geld jedes Jahr aus dem Budget versickert. Eliminieren Sie Doppelkäufe, verhandeln Sie solidere Verträge und minimieren Sie unerlaubte unkonventionelle Ausgaben.
Ausgabentransparenz: Inkrementelle Verbesserungen und groß angelegte Änderungen des Budgets sind nur möglich, wenn Sie die entsprechenden Daten zur Verfügung haben. Wo liegen die Chancen, und welche Geschäftsentscheidungen sind am sinnvollsten? Die aus der Ausgabenanalyse gewonnene Transparenz ist die einzige Antwort.
Beziehungen zu Lieferanten: Sie können nicht nur die interne Budgetierung verbessern, sondern auch positive Beziehungen zu Ihren Lieferanten pflegen. Verhandeln Sie bessere Verträge, indem Sie Ausgabendaten nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen.
Auswahl der Lieferanten: Da Sie in Bezug auf die Qualität Ihrer Produkte in hohem Maße auf Zulieferer angewiesen sind, sollten Sie die Leistung und Glaubwürdigkeit aller Anbieter, von denen Sie kaufen, im Auge behalten. Wenn es ein Risiko gibt, sollten Sie lernen, es eher früher als später zu erkennen.
Bestellung in großen Mengen: Erwarten Sie Mengenrabatte von Lieferanten, wenn Sie große Mengen auf einmal bestellen. Die Ausgabenanalyse ermöglicht es den Abteilungen, zusammenzuarbeiten und auf diese Weise Einsparungsmöglichkeiten zu finden. Vielleicht finden Sie sogar ein anderes Unternehmen, das bereit ist, mit Ihnen über eine gemeinsame Bestellung zu verhandeln.
Unterlagen aufbewahren: Die Einhaltung von Vorschriften erfordert manchmal, dass Sie Transaktionen und finanzielle Aktivitäten dokumentieren. Die Arbeit, die Sie für die Ausgabenanalyse leisten, reicht aus, um Sie bei Bedarf prüfen zu können.
Benchmarking der Leistung: Welche Abteilungen im Unternehmen geben am meisten aus, und tragen sie genug zum Unternehmen bei, um die Kosten zu rechtfertigen? Ist dies nicht der Fall, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass Änderungen vorgenommen werden müssen. Eine Ausgabenanalyse hilft auch dabei, erreichbare Ziele für die Zukunft zu setzen.

Das Beste daran ist, dass der Einstieg dank automatisierter Plattformen von Drittanbietern für die Ausgabenanalyse so einfach und kostengünstig wie eh und je ist.

In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr über die Ausgabenanalyse.

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