هل تشعر بالحيرة تجاه تحليل الإنفاق وكيفية تتبع بيانات المشتريات الخاصة بك؟ ما الذي قد يكون صعبًا في الحصول على نظرة عامة على المنتجات والخدمات التي تم شراؤها لشركتك؟ الخبر السار هو أنه يمكنك أنت أيضًا أن تصبح محلل إنفاق متمرسًا.
إن تحليل الإنفاق له ما يبرره، حيث إن عمليات الشراء والإنفاق التجاري أكثر تعقيدًا بكثير من شراء مجموعة جديدة من القدور لمطبخ منزلك، على سبيل المثال.
تحتاج الشركات إلى الشراء من الموردين باستمرار من أجل إدارة عملياتها الداخلية وتصنيع المنتجات أو تقديم الخدمات — بدءًا من المواد الخام وصولاً إلى خدمات التمثيل. وتقوم العديد من الشركات بالشراء بكميات كبيرة من عدد كبير من الموردين، ويمكن أن تؤدي حتى التغييرات الطفيفة في الإنفاق إلى تأثيرات كبيرة على سير الأعمال وجودة مخرجاتها. كما يؤثر ذلك على تدفقك النقدي، وقد يؤدي استلام سلع ذات جودة رديئة إلى الإضرار بالقيمة التي تقدمها للعملاء.
تمامًا مثل الأفراد العاديين، تحتاج الشركات إلى تتبع نفقاتها. ما هي المشتريات الصغيرة التي قامت بها بعض الأقسام ولم يتم تسجيلها بشكل صحيح؟ إن تحديد جميع هذه النفقات الصغيرة سيساعدك على التحكم في الشؤون المالية للشركة. ربما تكون تشتري كميات كبيرة جدًا من سلعة معينة لأن عدة أقسام في الشركة تطلب منتجات مشابهة.
الأسئلة الأساسية لمحلل الإنفاق
تُعد مشكلات كهذه الغرض الأساسي من تحليل الإنفاق، وهي العملية التي تهدف إلى تحليل بيانات الإنفاق بهدف خفض التكاليف والحفاظ على الجودة وتعزيز العلاقات مع الموردين. وسيطرح محلل الإنفاق الأسئلة الأساسية التالية:
- ما الذي يتم شراؤه وبأي سعر؟
- من الذي يقوم بذلك في الشركة؟
- من أي مورد سنقوم بالشراء؟
- كيف تبدو عاداتنا في الإنفاق مقارنةً بالسنوات السابقة؟
يقوم هؤلاء المحللون بقياس وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل المبلغ المنفق لكل فئة من السلع، وعدد الموردين وتكوينهم، وقيمة أوامر الشراء، وتاريخ أسعار السلع والخدمات، وحتى شروط وأحكام عقود الموردين.
إن تحليل الإنفاق في حد ذاته ليس سوى عنصر واحد من عناصر فلسفة عمل شاملة تُعرف باسم «إدارة الإنفاق». والهدف من هذه الجهود هو توفير رؤية شاملة لتدفق الأموال داخل مؤسستك. فإذا كنت لا تعرف أين تذهب الميزانية، فكيف يمكنك التأكد من أنها تُصرف بكفاءة؟
ما هي الفوائد التي يمكنني توقعها من محلل الإنفاق الخاص بي؟
قد لا يزال بعض المديرين يتساءلون: «لماذا نهتم بهذه العملية أصلاً؟ هل تستحق الاستثمار حقاً؟» إن فوائد تحليل الإنفاق تجعل هذا الجهد يستحق العناء بالتأكيد، ولهذا السبب تسعى العديد من المؤسسات في مختلف القطاعات إلى تطبيقه.
يتيح لك التحليل المتعمق لبيانات الشراء فرصة للاستفادة من:
- زيادة الأرباح: تسليط الضوء على الطرق التي تتسرب بها الأموال من الميزانية كل عام. التخلص من عمليات الشراء المكررة، والتفاوض على عقود أكثر صرامة، والحد من الإنفاق غير المصرح به.
- الشفافية في الإنفاق: لا يمكن إجراء تحسينات تدريجية وتغييرات واسعة النطاق على الميزانية إلا عندما تتوفر لديك البيانات اللازمة. أين تكمن تلك الفرص، وما هي القرارات التجارية الأكثر منطقية؟ إن الشفافية التي يوفرها تحليل الإنفاق هي الحل الوحيد.
- العلاقات مع الموردين: لا يقتصر الأمر على تحسين عملية إعداد الميزانية الداخلية فحسب، بل يمكنك أيضًا تعزيز العلاقات الإيجابية مع قاعدة مورديك. تفاوض على عقود أفضل باستخدام بيانات الإنفاق لاتخاذ قرارات أكثر صوابًا.
- اختيار الموردين: نظرًا لأن ك تعتمد بشكل كبير على الموردين في ضمان جودة منتجاتك، فمن الضروري أن تتابع أداء ومصداقية جميع الموردين الذين تتعامل معهم. وإذا كان هناك أي مخاطر، فعليك أن تتعلم كيفية اكتشافها في أقرب وقت ممكن.
- الطلب بالجملة: توقع الحصول على خصومات على الكميات الكبيرة من الموردين عند الطلب بكميات كبيرة دفعة واحدة. يتيح تحليل الإنفاق للأقسام التعاون معًا واكتشاف فرص للتوفير بهذه الطريقة. وقد تجد حتى شركة أخرى مستعدة للتفاوض معك بشأن طلب مشترك.
- حفظ السجلات: يتطلب الامتثال للوائح التنظيمية في بعض الأحيان توثيق المعاملات والأنشطة المالية. ويكفي العمل الذي تقوم به في إطار تحليل الإنفاق لتمكينك من إجراء التدقيق كلما دعت الحاجة.
- مقارنة الأداء: ما هي الأقسام في الشركة التي تنفق أكثر من غيرها، وهل تساهم هذه الأقسام في أعمال الشركة بما يكفي لتبرير هذه التكاليف؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد يكون ذلك مؤشراً على ضرورة البدء في إجراء تغييرات. كما يساعد تحليل الإنفاق في تحديد أهداف قابلة للتحقيق للمستقبل.
والأفضل من ذلك كله، أن البدء في هذا الأمر أصبح أسهل وأقل تكلفة من أي وقت مضى بفضل المنصات الآلية التابعة لجهات خارجية والمخصصة لتحليل الإنفاق.
تعرف على المزيد حول تحليل الإنفاق في هذا الدليل.
مراقبة الإنفاق: تحويل تحليل الإنفاق إلى ميزة تنافسية
هل تبحث عن أفضل حل في فئته لتحسين عملياتك المالية وتطبيق نظام قوي لتحليل النفقات داخل شركتك؟ تتيح لك ميزة «Spend Monitor» المدمجة في Qvalia الوصول إلى بيانات نفقاتك في الوقت الفعلي.
تتيح منصتنا للشركات أتمتة مهام المحاسبة وإصدار الفواتير والتحليل — كل ذلك من خلال أداة واحدة. احجز عرضًا توضيحيًا هنا لمعرفة المزيد.
مقالات ذات صلة
يُعد «الرمز القياسي للأمم المتحدة للمنتجات والخدمات» (UNSPSC) نظام تصنيف معترف به عالميًا للمنتجات والخدمات. ويوفر طريقة موحدة لتصنيف مختلف السلع والخدمات عبر مختلف القطاعات.
في عالم اليوم الذي يحركه البيانات، تبحث الشركات باستمرار عن طرق مبتكرة لاستخلاص القيمة من الكم الهائل من المعلومات التي تمتلكها. وتعد البيانات التجارية المنظمة أحد الأصول القيمة التي غالبًا ما تظل غير مستغلة.
تنظيم وتصنيف بياناتك — التصنيف الفعال للمعاملات — إلقاء الضوء على ما يجري داخل مؤسستك من فواتير ونفقات …