Oletko ymmällään kulutuksen analysoinnista ja siitä, miten seurata hankintatietojasi? Mikä siinä voi olla niin vaikeaa, että saat yleiskuvan yrityksesi ostamista tuotteista ja palveluista? Hyvä uutinen on, että sinustakin voi tulla täysivaltainen kulujen analysoija.
Menoanalyysi on olemassa hyvästä syystä, sillä hankinnat ja liiketoiminnan menot ovat paljon monimutkaisempia kuin esimerkiksi uuden kattilasarjan ostaminen kotikeittiöön.
Yritykset joutuvat ostamaan toimittajilta jatkuvasti sisäisiä toimintoja, valmistamaan tuotteita tai toimittamaan palveluja raaka-aineista edustukseen. Monet yritykset ostavat suuria määriä monilta toimittajilta, ja pienilläkin muutoksilla menoissa voi olla suuria vaikutuksia yrityksen toimintaan ja tuotoksen laatuun. Se vaikuttaa kassavirtaasi, ja huonolaatuisten tavaroiden vastaanottaminen voi vahingoittaa tuottamaasi asiakasarvoa.
Kuten tavallisten ihmisten, myös yritysten on seurattava menojaan. Mitä pieniä hankintoja tietyt osastot tekivät, joita ei kirjattu asianmukaisesti? Kaikkien näiden pienten menojen löytäminen auttaa sinua saamaan yrityksen talouden hallintaan. Ehkä ostat liikaa tiettyä tavaraa, koska useat yrityksen osat tilaavat samankaltaisia tuotteita.
Olennaiset kysymykset kulutusanalyytikolle
Tällaisten ongelmien ratkaiseminen on menoanalyysin tarkoitus. Menotietojen analysointiprosessi, jonka tavoitteena on kustannusten vähentäminen, laadun säilyttäminen ja parempien suhteiden luominen tavarantoimittajiin. Kuluanalyytikko esittää seuraavat peruskysymykset:
- Mitä ostetaan ja kuinka paljon?
- Kuka yrityksessä tekee niin?
- Miltä toimittajalta ostamme?
- Miten kulutustottumuksemme vertautuvat edellisiin vuosiin?
Nämä analyytikot mittaavat ja seuraavat keskeisiä suorituskykyindikaattoreita, kuten tavararyhmittäin käytettyä summaa, toimittajien lukumäärää ja koostumusta, ostotilausten arvoa, tavaroiden ja palveluiden hintahistoriaa ja jopa toimittajasopimusten ehtoja.
Kulujen analysointi itsessään on itse asiassa vain yksi osa kokonaisvaltaista liiketoimintafilosofiaa, jota kutsutaan kulujen hallinnaksi. Näiden toimien tavoitteena on antaa kokonaiskuva organisaatiosi rahavirroista. Jos et tiedä, mihin budjetti menee, miten voit varmistaa, että se käytetään tehokkaasti?
Mitä etuja voin odottaa kulutusanalyytikoltani?
Jotkut johtajat saattavat edelleen kysyä: "Miksi vaivautua tähän prosessiin ollenkaan"? Onko se todella investoinnin arvoinen?" Kulutusanalyysin hyödyt tekevät sen ehdottomasti vaivan arvoiseksi, ja siksi niin monet organisaatiot useilla eri toimialoilla pyrkivät siihen.
Ostotietoihin sukeltaminen antaa sinulle mahdollisuuden hyödyntää:
- Suuremmat voitot: Selvitä, millä tavoin rahaa valuu joka vuosi pois budjetista. Poista päällekkäiset hankinnat, neuvottele vahvemmat sopimukset ja minimoi luvattomat poikkeusmenot.
- Kulujen näkyvyys: Budjettiin voidaan tehdä lisäparannuksia ja laajamittaisia muutoksia vain, kun käytettävissä on tietoja. Missä ovat nämä mahdollisuudet ja mitkä liiketoimintapäätökset ovat järkevimpiä? Ainoa vastaus on menoanalyysistä saatu näkyvyys.
- Toimittajasuhteet: Sen lisäksi, että voit parantaa sisäistä budjetointia, voit myös edistää myönteisiä suhteita toimittajiin. Neuvottele paremmista sopimuksista käyttämällä kulutustietoja parempien päätösten tekemiseen.
- Toimittajien valinta: Koska luotat suuresti tavarantoimittajiin tuotoksesi laadun osalta, haluat seurata kaikkien niiden toimittajien suorituskykyä ja uskottavuutta, joilta ostat. Jos asiaan liittyy riski, opettele havaitsemaan se mieluummin ennemmin kuin myöhemmin.
- Tilaus irtotavarana: Kun tilaat suuria määriä kerrallaan, saat toimittajilta irtotavarana alennuksia. Menoanalyysin avulla osastot voivat tehdä yhteistyötä ja löytää säästömahdollisuuksia tällä tavoin. Saatat jopa löytää toisen yrityksen, joka on valmis neuvottelemaan kanssasi yhteisestä tilauksesta.
- Kirjanpito: Sääntelyn noudattaminen edellyttää toisinaan, että liiketoimet ja taloudellinen toiminta on dokumentoitava. Kulutusanalytiikkaa varten tekemäsi työ riittää, jotta voit tehdä tarkastuksen aina tarvittaessa.
- Suorituskyvyn vertailuanalyysi: Mitkä osastot yrityksessä käyttävät eniten rahaa ja tuottavatko ne riittävästi liiketoiminnalle, jotta kustannukset ovat oikeutettuja? Jos näin ei ole, voi olla merkki siitä, että muutoksia on ryhdyttävä tekemään. Menoanalyysi auttaa myös asettamaan saavutettavissa olevia tavoitteita tulevaisuutta varten.
Ja mikä parasta, alkuun pääseminen on yhtä helppoa ja edullista kuin aina ennenkin, kiitos automaattisten kolmannen osapuolen alustojen, jotka mahdollistavat kulujen analysoinnin.
Lue lisää kulujen analysoinnista tästä oppaasta.
Spend Monitor: Muuttaa menoanalyysi kilpailueduksi
Etsitkö luokkansa parasta ratkaisua, jolla voit parantaa talousprosessejasi ja ottaa yrityksessäsi käyttöön vankan kulujen analysointirutiinin? Qvalian integroitujen ominaisuuksien Spend Monitor ansiosta kulutustietosi ovat saatavilla reaaliajassa.
Alustamme avulla yritykset voivat automatisoida kirjanpito-, laskutus- ja analyysitehtäviä yhdellä työkalulla. Varaa esittely tästä saadaksesi lisätietoja.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Tämän päivän tietovetoisen maailman yritykset etsivät jatkuvasti innovatiivisia tapoja saada arvoa valtavista tietomääristä. Yksi arvokas voimavara, joka usein menee ...
Tietojesi jäsentäminen ja luokittelu Tapahtumien tehokas luokittelu - näkemys siitä, mitä organisaatiosi kautta todellisuudessa kulkee laskujen ja ...
Saat enemmän arvoa transaktiotiedoistasi. Tutustu tietoon perustuvan kulutusanalytiikan hyötyihin ja aloita hankintastrategioiden parantaminen jo tänään. Organisaatiosi transaktionaaliset ...