Er du forvirret over utgiftsanalyse og hvordan du skal holde oversikt over innkjøpsdataene dine? Hva kan være så vanskelig med å få oversikt over produktene og tjenestene som kjøpes inn til virksomheten din? Den gode nyheten er at du også kan bli en fullverdig utgiftsanalytiker.
Det er en god grunn til at det finnes utgiftsanalyser, ettersom anskaffelser og forretningsutgifter er langt mer komplekse enn for eksempel å kjøpe et nytt sett kasseroller til kjøkkenet hjemme.
Bedrifter må kjøpe fra leverandører hele tiden for å drive intern drift og produsere produkter eller levere tjenester - fra råvarer til representasjon. Mange selskaper gjør store innkjøp fra et stort antall leverandører, og selv små endringer i utgiftene kan ha stor innvirkning på hvordan virksomheten drives og kvaliteten på produksjonen. Det påvirker kontantstrømmen din, og å motta varer av dårlig kvalitet kan skade kundeverdien du tilbyr.
Akkurat som vanlige mennesker må bedrifter holde oversikt over utgiftene sine. Hvilke små innkjøp ble gjort av visse avdelinger som ikke ble registrert på riktig måte? Å finne alle disse små utgiftene vil hjelpe deg med å ta kontroll over bedriftens økonomi. Kanskje du kjøper for mye av en bestemt vare fordi flere deler av virksomheten bestiller lignende varer.
Viktige spørsmål for en utgiftsanalytiker
Problemer som dette er formålet med utgiftsanalyse, prosessen med å analysere utgiftsdata for å redusere kostnader, beholde kvaliteten og fremme bedre relasjoner med leverandørene dine. En utgiftsanalytiker vil stille disse grunnleggende spørsmålene:
- Hva kjøpes inn og for hvor mye?
- Hvem i bedriften gjør det?
- Hvilken leverandør kjøper vi fra?
- Hvordan er forbruksvanene våre sammenlignet med tidligere år?
Disse analytikerne måler og sporer viktige resultatindikatorer som beløpet som brukes per varekategori, antall og sammensetning av leverandører, innkjøpsordreverdi, prishistorikk for varer og tjenester og til og med vilkårene i leverandørkontrakter.
Utgiftsanalyse i seg selv er faktisk bare én komponent i en overordnet forretningsfilosofi kjent som utgiftsstyring. Målet med dette arbeidet er å gi full oversikt over pengestrømmen i organisasjonen din. Hvis du ikke vet hvor budsjettet går, hvordan kan du da sørge for at det brukes effektivt?
Hvilke fordeler kan jeg forvente av utgiftsanalytikeren min?
Noen ledere vil kanskje fortsatt spørre: "Hvorfor bry seg med denne prosessen i det hele tatt? Er det virkelig verdt investeringen?" Fordelene med utgiftsanalyse gjør definitivt innsatsen verdt det, og det er derfor så mange organisasjoner på tvers av flere bransjer bruker det.
Å dykke ned i innkjøpsdataene dine gir deg en sjanse til å dra nytte av:
- Høyere fortjeneste: Kast lys over hvordan penger siver ut av budsjettet hvert år. Eliminer dupliserte innkjøp, forhandle frem sterkere kontrakter og minimer uautoriserte utgifter.
- Synliggjøring av utgifter: Det er bare mulig å gjøre trinnvise forbedringer og store endringer i budsjettet når du har data å se på. Hvor ligger mulighetene, og hvilke forretningsbeslutninger er mest fornuftige? Synligheten som oppnås gjennom utgiftsanalyse er det eneste svaret.
- Leverandørrelasjoner: Ikke bare kan du forbedre intern budsjettering, men du kan også fremme positive relasjoner med leverandørbasen din. Forhandle fram bedre kontrakter ved å bruke utgiftsdata til å ta bedre beslutninger.
- Valg av leverandører: Fordi du er svært avhengig av leverandørene for kvaliteten på produktene dine, bør du følge med på resultatene og troverdigheten til alle leverandørene du kjøper fra. Hvis det er noen risiko involvert, må du lære deg å oppdage den før heller enn senere.
- Bestille i store kvanta: Forvent kvantumsrabatter fra leverandører når du bestiller store mengder om gangen. Utgiftsanalyse gjør det mulig for avdelinger å samarbeide og finne muligheter for å spare på denne måten. Du kan til og med finne et annet selskap som er villig til å forhandle med deg om en felles bestilling.
- Føre regnskap: Etterlevelse av regelverket krever noen ganger at du dokumenterer transaksjoner og økonomisk aktivitet. Arbeidet du gjør for utgiftsanalyse, er nok til at du kan revidere når det er nødvendig.
- Benchmarking av resultater: Hvilke avdelinger i virksomheten bruker mest, og bidrar de nok til virksomheten til å rettferdiggjøre kostnadene? Hvis ikke, kan det være grunn til å begynne å gjøre endringer. Utgiftsanalyse bidrar også til å sette oppnåelige mål for fremtiden.
Det beste av alt er at det er like enkelt og billig å komme i gang som alltid takket være automatiserte tredjepartsplattformer for utgiftsanalyse.
Lær mer om utgiftsanalyse i denne veiledningen.
Spend Monitor: Gjør forbruksanalyse til et konkurransefortrinn
Er du på utkikk etter en førsteklasses løsning for å forbedre økonomiprosessene og implementere en robust rutine for spendanalyse i bedriften? Qvalias integrerte funksjon Spend Monitor gjør utgiftsdataene dine tilgjengelige i sanntid.
Vår plattform gjør det mulig for bedrifter å automatisere regnskap, fakturering og analyseoppgaver - i ett og samme verktøy. Bestill en demo her for å lære mer.
Relaterte artikler
I dagens datadrevne verden er bedrifter stadig på jakt etter innovative måter å utnytte de enorme mengdene med informasjon på. En verdifull ressurs som ofte går ...
Strukturering og klassifisering av dataene dine Effektiv klassifisering av transaksjoner - innsikt i hva som faktisk flyter gjennom organisasjonen din når det gjelder fakturaer og ...
Få mer verdi ut av transaksjonsdataene dine. Oppdag fordelene med datadrevet innkjøpsanalyse, og begynn å forbedre innkjøpsstrategiene allerede i dag. Organisasjonens transaksjonsdata ...