Zamýšlíte se nad analýzou výdajů a nad tím, jak sledovat data o nákupech? Co může být tak obtížného na získání přehledu o produktech a službách nakupovaných pro vaši firmu? Dobrou zprávou je, že i vy se můžete stát plnohodnotným analytikem výdajů.
Analýza výdajů existuje z dobrého důvodu, protože nákupy a obchodní výdaje jsou mnohem složitější než například nákup nové sady hrnců do domácí kuchyně.
Společnosti musí neustále nakupovat od dodavatelů, aby mohly provozovat interní činnosti a vyrábět produkty nebo poskytovat služby – od surovin až po zastoupení. Mnoho společností nakupuje ve velkém od velkého počtu dodavatelů a i malé změny ve výdajích mohou mít velký dopad na chod podniku a kvalitu jeho výstupů. Ovlivňuje to váš cash flow a přijímání nekvalitního zboží může poškodit hodnotu, kterou přinášíte zákazníkům.
Stejně jako běžní lidé i firmy musí sledovat své výdaje. Jaké drobné nákupy byly provedeny určitými odděleními, které nebyly řádně zaznamenány? Nalezení všech těchto drobných výdajů vám pomůže získat kontrolu nad firemními financemi. Možná nakupujete příliš mnoho určitého zboží, protože více částí firmy objednává podobné položky.
Zásadní otázky pro analytika výdajů
Problémy jako tyto jsou důvodem pro analýzu výdajů, proces analýzy údajů o výdajích za účelem snížení nákladů, zachování kvality a zlepšení vztahů s dodavateli. Analytik výdajů položí tyto základní otázky:
- Co se nakupuje a za kolik?
- Kdo ve společnosti to dělá?
- Od kterého dodavatele nakupujeme?
- Jak se naše výdajové návyky liší od těch v předchozích letech?
Tito analytici měří a sledují klíčové ukazatele výkonnosti, jako jsou částky vynaložené na jednotlivé kategorie zboží, počet a složení dodavatelů, hodnota objednávek, historie cen zboží a služeb a dokonce i podmínky smluv s dodavateli.
Analýza výdajů je ve skutečnosti pouze jednou ze složek celkové obchodní filozofie známé jako správa výdajů. Cílem těchto snah je poskytnout ucelený přehled o toku peněz ve vaší organizaci. Pokud nevíte, kam směřuje rozpočet, jak můžete zajistit, aby byl vynakládán efektivně?
Jaké výhody mohu očekávat od svého analytika výdajů?
Někteří manažeři se možná stále ptají: „Proč se tímto procesem vůbec zabývat? Opravdu se ta investice vyplatí?“ Výhody analýzy výdajů rozhodně stojí za tu námahu, a proto ji využívá tolik organizací z různých odvětví.
Prostudování vašich nákupních údajů vám dává možnost využít:
- Vyšší zisky: Odhalte způsoby, jakými každý rok dochází k úniku peněz z rozpočtu. Eliminujte duplicitní nákupy, vyjednejte výhodnější smlouvy a minimalizujte neoprávněné výdaje.
- Přehled o výdajích: Postupné zlepšování a rozsáhlé změny rozpočtu jsou možné pouze tehdy, když máte k dispozici příslušná data. Kde se tyto příležitosti nacházejí a jaká obchodní rozhodnutí jsou nejvhodnější? Jedinou odpovědí je přehled získaný z analýzy výdajů.
- Vztahy s dodavateli: Můžete nejen zlepšit interní rozpočtování, ale také podpořit pozitivní vztahy se svými dodavateli. Vyjednejte lepší smlouvy pomocí údajů o výdajích, které vám pomohou činit lepší rozhodnutí.
- Výběr dodavatelů: Protože se při zajišťování kvality svých produktů ve velké míře spoléháte na dodavatele, je důležité sledovat výkonnost a důvěryhodnost všech dodavatelů, od kterých nakupujete. Pokud existuje nějaké riziko, naučte se ho odhalit co nejdříve.
- Objednávky ve velkém: Při objednávkách ve velkém množství můžete od dodavatelů očekávat množstevní slevy. Analýza výdajů umožňuje jednotlivým oddělením spolupracovat a najít příležitosti k úsporám. Možná dokonce najdete jinou společnost, která bude ochotná s vámi jednat o společné objednávce.
- Vedení záznamů: Dodržování předpisů někdy vyžaduje dokumentaci transakcí a finančních aktivit. Práce, kterou vykonáváte v rámci analýzy výdajů, je dostatečná k tomu, abyste mohli provádět audity, kdykoli je to nutné.
- Srovnávací analýza výkonnosti: Která oddělení ve firmě utrácejí nejvíce a přispívají dostatečně k podnikání, aby ospravedlnila tyto náklady? Pokud ne, může to být signál k zahájení změn. Analýza výdajů také pomáhá stanovit dosažitelné cíle do budoucna.
A co je nejlepší, díky automatizovaným platformám třetích stran pro analýzu výdajů je začátek snadný a levný jako nikdy předtím.
Více informací o analýze výdajů naleznete v této příručce.
Monitor výdajů: Proměňte analýzu výdajů v konkurenční výhodu
Hledáte nejlepší řešení ve své třídě, které vám pomůže zlepšit finanční procesy a zavést robustní rutinu analýzy výdajů ve vaší společnosti? Integrovaná funkce Spend Monitor od společnosti Qvalia vám umožní přístup k údajům o výdajích v reálném čase.
Naše platforma umožňuje firmám automatizovat účetnictví, fakturaci a analýzu – vše v jednom nástroji. Objednejte si ukázku zde a dozvíte se více.
Související články
Standardní kód produktů a služeb OSN (UNSPSC) je celosvětově uznávaný klasifikační systém pro produkty a služby. Poskytuje standardizovaný způsob kategorizace různých výrobků a služeb v různých odvětvích.
V dnešním světě založeném na datech podniky neustále hledají inovativní způsoby, jak vytěžit hodnotu ze svých obrovských množství informací. Jedním z cenných aktiv, které často zůstává nevyužito, jsou strukturovaná obchodní data.
Strukturování a klasifikace vašich dat Efektivní klasifikace transakcí — přehled o tom, co prochází vaší organizací z hlediska faktur a výdajů …