L'analyse des dépenses et le suivi de vos données d'achat vous laissent-ils perplexes ? Qu'y a-t-il de si difficile à obtenir une vue d'ensemble des produits et services achetés pour votre entreprise ? La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez vous aussi devenir un analyste des dépenses à part entière.
L'analyse des dépenses existe pour une bonne raison, car les achats et les dépenses des entreprises sont bien plus complexes que, par exemple, l'achat d'un nouvel ensemble de casseroles pour votre cuisine.
Les entreprises doivent constamment s'approvisionner auprès de fournisseurs pour mener à bien leurs opérations internes et fabriquer des produits ou fournir des services, qu'il s'agisse de matières premières ou de représentation. Beaucoup d'entreprises achètent en gros auprès d'un grand nombre de fournisseurs, et même de petits changements dans les dépenses peuvent avoir des répercussions importantes sur le fonctionnement de l'entreprise et la qualité de sa production. Cela affecte votre trésorerie et le fait de recevoir des marchandises de mauvaise qualité peut nuire à la valeur que vous apportez à vos clients.
Tout comme les particuliers, les entreprises doivent suivre leurs dépenses. Quels sont les petits achats effectués par certains services qui n'ont pas été enregistrés correctement ? L'identification de toutes ces petites dépenses vous aidera à prendre le contrôle des finances de l'entreprise. Peut-être achetez-vous trop d'un certain produit parce que plusieurs services de l'entreprise commandent des articles similaires.
Questions essentielles pour un analyste des dépenses
Les problèmes de ce type sont l'objet de l'analyse des dépenses, le processus d'analyse des données relatives aux dépenses dans le but de réduire les coûts, de maintenir la qualité et de favoriser de meilleures relations avec vos fournisseurs. Un analyste des dépenses posera les questions de base suivantes :
- Qu'est-ce qui est acheté et pour quel montant ?
- Qui le fait au sein de l'entreprise ?
- Quel est le fournisseur auprès duquel nous effectuons nos achats ?
- Comment nos habitudes de dépenses se comparent-elles à celles des années précédentes ?
Ces analystes mesurent et suivent des indicateurs de performance clés tels que le montant dépensé par catégorie de biens, le nombre et la composition des fournisseurs, la valeur des commandes, l'historique des prix des biens et des services, et même les conditions des contrats avec les fournisseurs.
L'analyse des dépenses elle-même n'est en fait qu'une composante d'une philosophie d'entreprise globale connue sous le nom de gestion des dépenses. L'objectif de ces efforts est de fournir une vue d'ensemble des flux financiers au sein de votre organisation. Si vous ne savez pas où va le budget, comment pouvez-vous vous assurer qu'il est dépensé efficacement ?
Quels avantages puis-je attendre de mon analyste des dépenses ?
Certains gestionnaires peuvent encore se demander "pourquoi s'embêter avec ce processus ? L'investissement en vaut-il vraiment la peine ?" Les avantages de l'analyse des dépenses en valent vraiment la peine, c'est pourquoi tant d'organisations dans de multiples secteurs d'activité s'y intéressent.
L'analyse de vos données d'achat vous donne l'occasion de tirer parti de ces données :
- Des bénéfices plus élevés : Faites la lumière sur les façons dont l'argent s'échappe chaque année du budget. Éliminez les achats en double, négociez des contrats plus solides et minimisez les dépenses irrégulières non autorisées.
- Visibilité des dépenses : Il n'est possible d'apporter des améliorations progressives et des changements à grande échelle au budget que si l'on dispose des données nécessaires. Où se trouvent les opportunités et quelles sont les décisions les plus judicieuses ? La visibilité obtenue grâce à l'analyse des dépenses est la seule réponse.
- Relations avec les fournisseurs : Non seulement vous pouvez améliorer la budgétisation interne, mais vous pouvez également favoriser des relations positives avec vos fournisseurs. Négociez de meilleurs contrats en utilisant les données relatives aux dépenses pour prendre de meilleures décisions.
- Choix des fournisseurs : Étant donné que la qualité de vos produits dépend en grande partie de vos fournisseurs, vous devez suivre les performances et la crédibilité de tous les fournisseurs auprès desquels vous vous approvisionnez. S'il y a un risque, apprenez à le détecter le plus tôt possible.
- Commander en gros : Attendez-vous à des remises en gros de la part des fournisseurs lorsque vous commandez de grandes quantités à la fois. L'analyse des dépenses permet aux services de collaborer et de trouver des possibilités d'économies de cette manière. Vous pourriez même trouver une autre entreprise disposée à négocier avec vous pour une commande commune.
- Tenir des registres : La conformité réglementaire vous oblige parfois à documenter les transactions et l'activité financière. Le travail que vous effectuez pour l'analyse des dépenses est suffisant pour vous permettre d'effectuer des audits chaque fois que cela est nécessaire.
- L'étalonnage des performances : Quels sont les départements de l'entreprise qui dépensent le plus et apportent-ils une contribution suffisante à l'entreprise pour en justifier le coût ? Si ce n'est pas le cas, c'est peut-être le signe qu'il faut commencer à faire des changements. L'analyse des dépenses permet également de fixer des objectifs réalisables pour l'avenir.
Mieux encore, il est toujours aussi facile et peu coûteux de démarrer grâce aux plateformes tierces automatisées pour l'analyse des dépenses.
Pour en savoir plus sur l'analyse des dépenses, consultez ce guide.
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