Handmatig werk en verouderde software maken financiële processen niet alleen trager en arbeidsintensiever, maar er bestaat ook een aanzienlijk risico dat kapitaal onopgemerkt uit uw bedrijf wegvloeit en uw nettoresultaat schaadt. In bedrijven met grote transactievolumes en honderdduizenden of zelfs miljoenen verwerkte facturen kunnen kleine fouten in de crediteurenadministratie oplopen tot aanzienlijke verliezen. Dit is een uitdaging voor financiële teams die we hebben onderzocht in onze rapportreeks Lost in transaction.
Fouten in crediteurenadministratie kunnen om verschillende redenen ontstaan, maar ze leiden allemaal tot een zwaardere werklast en geldverlies in uw proces. Dit zijn de meest voorkomende – en kostbare – fouten:
Verwarring over btw #1
De wetgeving inzake belasting over de toegevoegde waarde is complex. Ze verandert voortdurend en elk land heeft zijn eigen regels en uitzonderingen. Een kleine fout kan leiden tot aanzienlijke aftrekverliezen.
Fouten bij te hoge betalingen #2
Handmatige fouten bij het verwerken van facturen (bijvoorbeeld het invoeren van een verkeerd nummer) of slechte kwaliteit van scans vormen een risico dat verkeerde factuurbedragen aan betalingen worden gekoppeld, waardoor een uitgaande betaling hoger uitvalt dan aanvankelijk was gevraagd.
Verontrustende dubbele betalingen #3
Als een leveranciersfactuur meer dan eens wordt verzonden of als er een herinnering is ontvangen, bestaat het risico dat beide facturen worden betaald.
Ongebruikte creditnota's #4
Veel bedrijven hebben openstaande creditnota's bij leveranciers, mogelijk als gevolg van eerdere incidenten die zijn gecrediteerd. Deze kunnen onopgemerkt en ongebruikt blijven. Het controleren of er openstaande credits van leveranciers zijn, moet worden beschouwd als een goede zakelijke praktijk.
Gemiste kortingen #5
Net zoals gewone consumenten kortingen mislopen wanneer ze boodschappen doen, kunnen bedrijven kortingen mislopen waarop ze recht hebben.
Bonus: valkuilen bij scannen en OCR
De gegevens op facturen van leveranciers worden vaak verkeerd geïnterpreteerd tijdens het scannen van papieren facturen en na het doorlopen van de optische tekenherkenning (OCR) van PDF-facturen. Bedenk eens wat er kan gebeuren als uw OCR-leverancier u een cijfer 5 geeft terwijl op de originele factuur een cijfer 2 staat. En wat als dit honderden of zelfs duizenden keren wordt herhaald? Het risico is groot dat deze fouten verderop in het proces volledig onopgemerkt blijven.
Fouten in crediteurenadministratie corrigeren
Er zijn verschillende oplossingen om fouten in crediteurenadministratie te voorkomen, een gestroomlijnde en efficiëntere verwerking mogelijk te maken en het risico op onopgemerkte kapitaalverlies te verminderen.
Bedrijven kunnen historische gegevens analyseren en corrigeren en inzicht krijgen in zwakke punten in processen door een recovery audit, een financiële dataminingdienst. Dit is nuttig om ervoor te zorgen dat historische gegevens correct zijn en dat verloren kapitaal correct wordt geïdentificeerd en teruggewonnen.
In de toekomst zijn er weinig andere opties dan verdere digitalisering. Door te focussen op datakwaliteit, controle en automatisering worden uw processen veel efficiënter en kunnen risico's drastisch worden verminderd. Door volledig digitale formaten te gebruiken, zoals het aanvragen van e-facturen bij uw leveranciers, bent u al een heel eind op weg om fouten in uw crediteurenadministratie te elimineren.
Download het rapport:
De kosten van fouten in crediteurenadministratie
Download het rapport voor meer informatie over de kosten van fouten in crediteurenadministratie.