Wat je facturatiebeheerder je liever niet laat weten

In de meeste gevallen hebt u toegang tot een netwerk van e-facturatieproviders nodig om e-facturen te versturen of te ontvangen. Hier leest u wat u moet weten over open en gesloten e-facturatie-netwerken, hoe u een netwerk voor uw bedrijf kiest en wat de traditionele e-facturatieproviders u liever niet vertellen. 

Veel landen en regio’s beschikken over zogenaamdeoperatornetwerken voorde uitwisseling van elektronische facturen en andere transactiedocumenten tussen bedrijven en organisaties.

De netwerken zijn in wezen samenwerkingsverbanden – koppelingen – tussen dienstverleners die toegang bieden tot diverse netwerken voor elektronische facturering. Deze bedrijven wordene-facturatie-exploitanten genoemd, of soms ookVAN ofVAN (Value Added Networks).

Om e-facturen van een bedrijf naar een andere organisatie te versturen, zowel nationaal als internationaal, moeten de facturatiesystemen van de verzender en de ontvanger contact met elkaar opnemen en doorgaans een conversiescript instellen om de e-factuur in het systeem van de ontvanger te kunnen verwerken.

Naast de uitwisseling van elektronische documenten kunnen klanten van aanbieders van e-facturering soms ook gebruikmaken van aanvullende diensten die toegevoegde waarde bieden, zoals tools ter ondersteuning van crediteurenprocessen, goedkeuringsworkflows en nog veel meer.

Het is vaak een sterk verkoopargument, met voordelen voor de klant zoals een grotere digitalisering, een efficiënter financieel proces en een kleinere ecologische voetafdruk.

De traditionele netwerken van e-facturatieproviders kunnen worden gekarakteriseerd alsgesloten netwerken. Deopzet is zodanig dat de e-facturatieproviders als poortwachters fungeren in de communicatie tussen hun klanten.

Dit is waarom: 

Om berichten te kunnen verzenden en ontvangen binnen een e-facturennetwerk, moeten zowel de afzender als de ontvanger van de e-factuur afzonderlijk een overeenkomst hebben met een e-factuurprovider.

In traditionele netwerken moeten facturatieproviders die twee zakelijke partners met elkaar verbinden, onderling afstemmen om een onderlinge communicatie tussen hun respectieve systemen tot stand te brengen. Dit is vaak een tijdrovend proces, waarbij diverse tests en handmatige controles nodig zijn. Uiteindelijk leidt deze procedure tot hogere kosten voor klanten van traditionele oplossingen voor elektronische facturatie.

Wereldwijd is de situatie vergelijkbaar. Laten we Zweden als voorbeeld nemen: Svefaktura is sinds de door de overheid geïnitieerde introductie in 2005 van oudsher het meest gangbare formaat binnen het lokale netwerk van providers in Zweden.

Het 13-cijferigeGLN-nummerwordt doorgaans gebruikt als ontvangstadres, een organisatiespecifiek e-factuuradres voor een bedrijf of organisatie die e-facturering heeft geïmplementeerd, ook wel een identificatiecode genoemd. 

Svefaktura is gebaseerd op UBL (Universal Business Language), een wereldwijd veelgebruikte XML-gegevensstandaard voor zakelijke documenten. Er bestaan echter tal van andere formaatstandaarden die al dan niet gebruikmaken van UBL, zoals bijvoorbeeld OIOUBL in Denemarken en Finvoice in Finland, om er maar een paar te noemen. Het gegevensformaat en de standaard bepalen hoe de e-factuur moet worden opgebouwd, zoals regelitems, koptekstinformatie en meer. Als u een ERP-systeem heeft dat is ingesteld om Svefaktura te verwerken, kunt u OIOUBL niet naadloos beheren, en vice versa.

De afgelopen jaren is het landschap van de traditionele e-factuur ingrijpend veranderd. 

In 2019 heeft Peppol, een open netwerk voor de uitwisseling van elektronische documenten, e-facturering voor alle soorten organisaties aanzienlijk vereenvoudigd en is het in korte tijd uitgegroeid tot een nieuwe standaard. Hoewel de lagere kosten en het gebruiksgemak de meeste organisaties ten goede zijn gekomen, is e-facturering vooral voor kleine en middelgrote bedrijven toegankelijk geworden.

Peppol is opgezet door de Europese Commissie, in de eerste plaats om tegemoet te komen aan de wereldwijde behoefte aan interoperabiliteit en efficiëntie op het gebied van e-facturering. Naast de Europese Unie sluiten zich voortdurend nieuwe landen aan. Australië en Singapore zijn slechts enkele recente voorbeelden.

De aanleiding voor deze recente ontwikkeling is EU-richtlijn 2014/55/EU; de gehele publieke sector binnen de Europese Unie is nu verplicht uitsluitend e-facturen te accepteren enmoet in staat zijn facturen via het Peppol-netwerk te ontvangen.

Toezichthouders in heel Europa hebben zich actief ingezet om de overgang naar Peppol en open netwerken te versnellen. De aanbeveling is duidelijk: stap over op Peppol en breng uw klanten en leveranciers op de hoogte van de nieuwe werkwijze.

In Zweden hebben DIGG, het Zweedse agentschap voor digitale overheid, en SFTI, een gezamenlijk digitaliseringsinitiatief van de publieke sector dat verantwoordelijk is voor de Svefaktura-standaard, besloten om de ondersteuning van Svefaktura per 1 april 2021 definitief te beëindigen en een overstap naar Peppol als formaat voor elektronische facturen aan te bevelen. Overheden in andere EU-landen volgen dezelfde koers met hun respectievelijke lokale netwerken en formaten.

Peppol onderscheidt zich van andere netwerken doordat het een open netwerk is dat niet afhankelijk is van de interoperabiliteit van lokale facturatieproviders. 

Bedrijven en organisaties kunnen snel e-facturen en diverse andere elektronische documenten uitwisselen via hun Peppol-deelnemers-ID, ook wel Peppol ID genoemd. Er zijn geen overeenkomsten met providers, instellingen of conversies nodig om de uitwisseling te laten plaatsvinden. Het enige wat nodig is, is toegang tot een Peppol-gecertificeerd toegangspunt. Facturen kunnen eenvoudig worden aangemaakt en ontvangen in de factuurbeheersoftware, via ERP-integraties, of beide.

Peppol zorgt op verschillende vlakken voor een omwenteling – iets wat niet door alle betrokkenen even graag wordt gezien.

Lokale netwerken van factuurverwerkers hebben sterke prikkels om hun eigen lokale formaat te promoten in plaats van Peppol.

De reden is puur commercieel: de belangrijkste inkomstenbronnen voor traditionele aanbieders van elektronische facturering zijn afkomstig uit het beheer van gesloten netwerken. Bij Peppol zijn er geen overeenkomsten nodig tussen afzender en ontvanger of tussen aanbieders. Het enige wat nodig is, is het adres, de Peppol ID, om transactiedocumenten uit te wisselen. 

Binnen het Peppol-netwerk worden geen kosten in rekening gebracht tussen de partijen, maar aanbieders en ontvangers van Peppol-e-facturen mogen elkaar kosten in rekening brengen overeenkomstig de EU-regelgeving.

Gebruikers van Qvalia kunnenzich gratis aanmeldenen binnen enkele minuten een of meer adressen registreren. Het verzenden en ontvangen van e-facturen is eveneens gratis.

In vergelijking met de oude lokale netwerkstructuur betekent Peppol een enorme vooruitgang en is het goed nieuws voor bedrijven die hun digitale transformatie verder willen doorvoeren.