Ce que votre opérateur de facturation ne veut pas que vous sachiez

Dans la plupart des cas, vous devez avoir accès à un réseau d'opérateurs de facturation pour envoyer ou recevoir des factures électroniques. Voici ce que vous devez savoir sur les réseaux ouverts et fermés E-facture , comment choisir un réseau pour votre entreprise et ce que les opérateurs traditionnels du réseau E-facture ne veulent pas que vous sachiez. 

De nombreux pays et régions disposent de ce que l'on appelle des réseaux d'opérateurs pour échanger des factures électroniques et d'autres documents transactionnels entre les entreprises et les organisations.

Les réseaux sont essentiellement des collaborations - liens - entre fournisseurs de services permettant l'accès à divers réseaux E-facture . Ces entreprises sont appelées opérateursE-facture , ou parfois servicesVAN ou opérateursVAN (réseaux à valeur ajoutée).

Pour envoyer des factures électroniques d'une entreprise à une autre organisation, au niveau local ou international, les opérateurs de facturation de l'expéditeur et du destinataire doivent se contacter et généralement mettre en place un script de conversion pour rendre le site E-facture gérable dans le système du destinataire.

En plus de permettre l'échange de documents électroniques, les clients des opérateurs E-facture peuvent parfois aussi utiliser des services à valeur ajoutée supplémentaires, tels que des outils pour soutenir les processus de comptabilité fournisseurs, l'approbation workflow, et plus encore.

Il s'agit souvent d'un argument de vente fort, avec des avantages pour le client tels qu'une numérisation accrue, une plus grande efficacité dans le processus financier et une réduction de l'impact sur l'environnement.

Les réseaux traditionnels d'opérateurs de facturation peuvent être qualifiés de réseaux fermés . La structure est gérée de manière à ce que les opérateurs E-facture soient des intermédiaires gardiens dans les échanges entre leurs clients.

Voici pourquoi : 

Pour envoyer et recevoir des messages au sein d'un réseau E-facture , l'expéditeur et le destinataire du message E-facture doivent avoir conclu séparément un accord avec un opérateur E-facture .

Dans les réseaux traditionnels, les opérateurs de facturation qui relient deux partenaires commerciaux doivent correspondre pour établir une communication d'interconnexion entre leurs opérateurs respectifs. Il s'agit souvent d'un processus fastidieux, comprenant divers tests et validations manuelles. En fin de compte, cette procédure augmente les coûts pour les clients des solutions traditionnelles des opérateurs E-facture .

La situation est similaire dans le monde entier. Prenons l'exemple de la Suède : Svefaktura est traditionnellement le format le plus courant au sein du réseau d'opérateurs locaux en Suède depuis son lancement en 2005 à l'initiative du gouvernement.

Le numéro GLN à 13 chiffres est généralement utilisé comme adresse de réception, une adresse E-facture propre à une entreprise ou à une organisation qui a mis en place e-facturation, appelée identifiant. 

Svefaktura est basé sur l'UBL (Universal Business Language), une norme de données XML largement répandue à l'échelle mondiale pour les documents commerciaux. Il existe cependant de nombreuses autres normes de format qui utilisent ou non l'UBL, par exemple OIOUBL au Danemark et Finvoice en Finlande, pour n'en citer que quelques-unes. Le format et la norme de données définissent la manière dont le site E-facture doit être configuré, par exemple en ce qui concerne les postes, les informations d'en-tête, etc. Si votre ERP est configuré pour traiter Svefaktura, vous ne pouvez pas gérer OIOUBL de manière transparente, et vice versa.

Au cours des dernières années, le paysage traditionnel de E-facture a radicalement changé. 

En 2019, Peppol, un réseau ouvert d'échange de documents électroniques, a considérablement simplifié e-facturation pour tous les types d'organisations et est rapidement devenu une nouvelle norme. Si la baisse des coûts et la facilité d'utilisation ont profité à la plupart des organisations, e-facturation est devenu particulièrement accessible aux petites et moyennes entreprises.

Peppol a été lancé par la Commission européenne, avant tout pour répondre aux besoins mondiaux d'interopérabilité et d'efficacité sur le site e-facturation . Outre l'Union européenne, de nouveaux pays sont continuellement connectés. L'Australie et Singapour ne sont que quelques nœuds récents.

Le catalyseur de cette évolution récente est la directive 2014/55/UE ; l' ensemble du secteur public au sein de l'Union européenne est désormais tenu d'accepter les factures électroniques et doit être en mesure de recevoir des factures par l'intermédiaire du réseau Peppol.

Les régulateurs européens se sont employés à accélérer la transition vers Peppol et les réseaux ouverts. La recommandation est claire : passez à Peppol et informez vos clients et fournisseurs de la nouvelle routine.

En Suède, DIGG, l'agence suédoise pour digitale Government, et SFTI, une initiative conjointe de numérisation du secteur public qui gère la norme pour Svefaktura, ont décidé de cesser de soutenir Svefaktura à partir du 1er avril 2021 et recommandent une transition vers Peppol comme format E-facture . Les autorités d'autres pays de l'UE évoluent dans la même direction avec leurs réseaux et formats locaux respectifs.

Peppol se distingue des autres réseaux par le fait qu'il s'agit d'un réseau ouvert, qui ne dépend pas de l'interopérabilité des opérateurs de factures locales. 

Les entreprises et les organisations peuvent rapidement échanger des factures électroniques et divers autres documents électroniques via leur identifiant de participant Peppol, appelé Peppol ID. Aucun accord d'opérateur, aucune configuration ou conversion n'est nécessaire pour que l'échange ait lieu. La seule chose nécessaire est l'accès à un point d'accès certifié par Peppol. Les factures peuvent être facilement créées et reçues dans le logiciel de gestion des factures, via des intégrations ERP, ou les deux.

Peppol est perturbateur à plusieurs niveaux, ce qui n'est pas nécessairement bien accueilli par tous les acteurs.

Les réseaux d'opérateurs de facturation locaux sont fortement incités à défendre leur format local spécifique au lieu de Peppol.

La raison en est strictement commerciale - les opérateurs traditionnels de E-facture tirent d'importantes sources de revenus du maintien de réseaux fermés. Dans Peppol, aucun accord n'est nécessaire entre l'expéditeur et le destinataire ou l'opérateur. La seule chose nécessaire est l'adresse, le Peppol ID, pour l'échange de documents transactionnels. 

Il n'y a pas de frais entre les parties au sein du réseau Peppol, mais les opérateurs et les destinataires des factures électroniques Peppol peuvent se facturer mutuellement conformément à la réglementation de l'UE.

Les utilisateurs de Qvalia peuvent s'inscrire gratuitement et enregistrer une ou plusieurs adresses en quelques minutes. L'envoi et la réception de factures électroniques sont également gratuits.

Par rapport à l'ancienne structure de réseau local, Peppol constitue un bond en avant et une bonne nouvelle pour les entreprises qui souhaitent aller plus loin dans la transformation de leur site digitale .