ما لا يريد مشغل الفواتير الخاص بك أن تعرفه

في معظم الحالات، تحتاج إلى الوصول إلى شبكة مشغلي الفواتير الإلكترونية لإرسال الفواتير الإلكترونية أو استلامها. إليك ما تحتاج إلى معرفته عن شبكات الفواتير الإلكترونية المفتوحة والمغلقة، وكيفية اختيار الشبكة المناسبة لشركتك، وما لا يريد مشغلو شبكات الفواتير الإلكترونية التقليديون أن تعرفه. 

توجد في العديد من البلدان والمناطق ما يُعرفبشبكات المشغلين لتبادلالفواتير الإلكترونية ووثائق المعاملات الأخرى بين الشركات والمؤسسات.

تُعد الشبكات في جوهرها عبارة عن علاقات تعاون — أو روابط — بين مقدمي الخدمات، تتيح الوصول إلى شبكات الفواتير الإلكترونية المختلفة. وتُعرف هذه الشركات باسممشغلي الفواتير الإلكترونية، أو تُسمى أحيانًاVAN أوVAN (شبكات القيمة المضافة).

لإرسال الفواتير الإلكترونية من شركة إلى مؤسسة أخرى، سواء محليًا أو دوليًا، يتعين على مشغلي الفواتير لدى المرسل والمستلم التواصل مع بعضهم البعض، وعادةً ما يقومون بإعداد برنامج تحويل لتمكين نظام المستلم من معالجة الفاتورة الإلكترونية.

إلى جانب إتاحة تبادل المستندات الإلكترونية، يمكن للعملاء الذين يستخدمون الفواتير الإلكترونية من مشغلي الخدمة الاستفادة أحيانًا من خدمات إضافية ذات قيمة مضافة، مثل الأدوات التي تدعم عمليات الحسابات الدائنة، وسير عمل الموافقة، وغير ذلك.

وغالبًا ما يُعد ذلك ميزة تسويقية قوية، حيث يوفر للعملاء فوائد مثل تعزيز الرقمنة، وزيادة الكفاءة في العمليات المالية، وتقليل الأثر البيئي.

يمكن وصف شبكات مشغلي الفواتير التقليدية بأنهاشبكات مغلقة. حيثتُدارهذهالشبكات بحيث يكون مشغلو الفواتير الإلكترونية بمثابة وسطاء يتحكمون في حركة التبادل بين عملائهم.

وإليكم السبب: 

لإرسال واستلام الرسائل داخل أي شبكة للفواتير الإلكترونية، يجب أن يكون لكل من مرسل ومستلم الفاتورة الإلكترونية اتفاقية منفصلة مع مشغل الفواتير الإلكترونية.

في الشبكات التقليدية، يتعين على مشغلي الفواتير الذين يربطون بين شريكين تجاريين التواصل فيما بينهم لإقامة اتصال متبادل بين مشغليهم. وغالبًا ما تكون هذه العملية مضيعة للوقت، حيث تتضمن اختبارات متنوعة وعمليات تحقق يدوية. وفي النهاية، تؤدي هذه الإجراءات إلى زيادة التكاليف التي يتحملها عملاء حلول مشغلي الفواتير الإلكترونية التقليدية.

وكان الوضع مشابهاً في جميع أنحاء العالم. لنأخذ السويد كمثال: لطالما كان نظام «سفيفاكتورا» (Svefaktura) هو الشكل الأكثر شيوعاً ضمن شبكة المشغلين المحليين في السويد منذ إطلاقه بمبادرة من الحكومة في عام 2005.

يُستخدمرقم GLNالمكون من 13 رقمًا عادةً كعنوان صندوق الوارد، وهو عنوان الفاتورة الإلكترونية الخاص بالمؤسسة أو الشركة التي طبقت نظام الفواتير الإلكترونية، ويُعرف باسم "المعرف". 

تستند Svefaktura إلى UBL (اللغة التجارية العالمية)، وهو معيار عالمي واسع الانتشار لبيانات XML الخاصة بالوثائق التجارية. ومع ذلك، هناك العديد من معايير التنسيق الأخرى التي تستخدم UBL أو لا تستخدمها، مثل OIOUBL في الدنمارك وFinvoice في فنلندا، على سبيل المثال لا الحصر. يحدد تنسيق البيانات والمعيار كيفية إعداد الفاتورة الإلكترونية، مثل البنود الفردية ومعلومات الرأس والمزيد. إذا كان لديك نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) معد لمعالجة Svefaktura، فلن تتمكن من إدارة OIOUBL بسلاسة، والعكس صحيح.

في السنوات القليلة الماضية، شهد مجال الفواتير الإلكترونية التقليدية تغيرًا جذريًا. 

في عام 2019، ساهمت شبكة «بيبول» (Peppol) — وهي شبكة مفتوحة لتبادل المستندات الإلكترونية — في تبسيط عملية إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل كبير لجميع أنواع المؤسسات، وسرعان ما أصبحت معيارًا جديدًا. ورغم أن انخفاض التكلفة وسهولة الاستخدام قد عادا بالفائدة على معظم المؤسسات، فقد أصبحت الفواتير الإلكترونية في متناول الشركات الصغيرة والمتوسطة بشكل خاص.

تم إطلاق مبادرة "بيبول" (Peppol) من قبل المفوضية الأوروبية، بهدف رئيسي هو تلبية الاحتياجات العالمية في مجال التوافقية والكفاءة في مجال الفواتير الإلكترونية، وبالإضافة إلى دول الاتحاد الأوروبي، يتم ربط دول جديدة بالمبادرة باستمرار. وتعد أستراليا وسنغافورة من بين أحدث الدول التي انضمت إليها.

كان الدافع وراء التطورات الأخيرة هو توجيه الاتحاد الأوروبي رقم 2014/55/EU؛حيث أصبح القطاع العام بأكمله داخل الاتحاد الأوروبي ملزمًا الآن بقبول الفواتير الإلكترونية فقط، ويجب أن يكون قادرًا على استلام الفواتير عبر شبكة Peppol.

تعمل الهيئات التنظيمية في جميع أنحاء أوروبا بنشاط على تسريع الانتقال إلى Peppol والشبكات المفتوحة. والتوصية واضحة؛ وهي التحول إلى Peppol وإبلاغ عملائكم ومورديكم بهذا الإجراء الجديد.

في السويد، قررت وكالة DIGG (الوكالة السويدية للحكومة الرقمية) وSFTI (مبادرة الرقمنة المشتركة للقطاع العام المسؤولة عن معيار Svefaktura) التوقف نهائيًا عن دعم نظام Svefaktura اعتبارًا من 1 أبريل 2021، وتوصيان بالانتقال إلى Peppol كنظام للفواتير الإلكترونية. وتسير السلطات في دول الاتحاد الأوروبي الأخرى في الاتجاه نفسه مع شبكاتها ونظمها المحلية الخاصة.

تتميز شبكة Peppol عن الشبكات الأخرى بكونها شبكة مفتوحة، ولا تعتمد على قابلية التشغيل البيني لمشغلي الفواتير المحليين. 

يمكن للشركات والمؤسسات تبادل الفواتير الإلكترونية والوثائق الإلكترونية الأخرى بسرعة عبر معرّف المشارك في Peppol، والمعروف باسم Peppol ID. ولا يتطلب إجراء هذا التبادل إبرام أي اتفاقيات مع المشغلين أو إجراء أي إعدادات أو تحويلات. كل ما يلزم هو الوصول إلى نقطة وصول معتمدة من Peppol. ويمكن إنشاء الفواتير واستلامها بسهولة من خلال برامج إدارة الفواتير، أو عبر تكامل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، أو كليهما.

تُحدث Peppol ثورة على عدة مستويات — وهو أمر لا يلقى بالضرورة ترحيبًا من جميع الأطراف المعنية.

تتمتع شبكات مشغلي الفواتير المحلية بحوافز قوية لترويج صيغتها المحلية الخاصة بدلاً من Peppol.

والسبب تجاري بحت — فمصادر الدخل الرئيسية لمشغلي الفواتير الإلكترونية التقليدية تأتي من إدارة شبكات مغلقة. أما في Peppol، فلا حاجة إلى اتفاقيات بين المرسل والمستلم أو المشغل. كل ما يلزم هو العنوان، أي Peppol ID، لتبادل المستندات المتعلقة بالمعاملات. 

لا توجد رسوم بين الأطراف داخل شبكة Peppol، لكن قد يفرض مشغلو ومستلمو الفواتير الإلكترونية عبر Peppol رسومًا على بعضهم البعض وفقًا للوائح الاتحاد الأوروبي.

يمكن لمستخدمي Qvaliaالتسجيل مجانًاوتسجيل عنوان واحد أو أكثر في غضون دقائق. كما أن إرسال واستلام الفواتير الإلكترونية مجاني تمامًا.

بالمقارنة مع هيكل الشبكة المحلية القديم، يُعد نظام Peppol قفزة نوعية وأخبارًا سارة للشركات التي تطمح إلى المضي قدمًا في مسيرة تحولها الرقمي.