Was Ihr Rechnungssteller nicht wissen will

In den meisten Fällen benötigen Sie Zugang zu einem Betreibernetz für elektronische Rechnungen, um elektronische Rechnungen zu versenden oder zu empfangen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie über offene und geschlossene E-Rechnungsnetze wissen müssen, wie Sie ein Netz für Ihr Unternehmen auswählen und was die Betreiber traditioneller E-Rechnungsnetze nicht wissen wollen. 

In vielen Ländern und Regionen gibt es so genannte Betreibernetze zum Austausch von elektronischen Rechnungen und anderen Transaktionsdokumenten zwischen Unternehmen und Organisationen.

Bei den Netzen handelt es sich im Wesentlichen um Kooperationen - Verbindungen - zwischen Dienstleistern, die den Zugang zu verschiedenen E-Invoice-Netzen ermöglichen. Diese Unternehmen werden als E-Invoice-Betreiber, manchmal auch als VAN services oder VAN operators (Value Added Networks) bezeichnet.

Um elektronische Rechnungen von einem Unternehmen an eine andere Organisation auf lokaler oder internationaler Ebene zu senden, müssen die Rechnungsbearbeiter des Absenders und des Empfängers miteinander in Kontakt treten und in der Regel ein Konvertierungsskript einrichten, damit die elektronische Rechnung im System des Empfängers verwaltet werden kann.

Neben dem Austausch elektronischer Dokumente können Kunden von E-Invoice-Betreibern manchmal auch zusätzliche Mehrwertdienste in Anspruch nehmen, z. B. Tools zur Unterstützung von Kreditorenprozessen, Genehmigungsworkflows usw.

Sie ist oft ein starkes Verkaufsargument mit Kundenvorteilen wie verstärkte Digitalisierung, höhere Effizienz im Finanzprozess und geringere Umweltbelastung.

Die traditionellen Netze der Rechnungssteller können als geschlossene Netze bezeichnet werden . Sie sind so aufgebaut, dass die E-Invoice-Betreiber als Gatekeeping-Vermittler im Austausch zwischen ihren Kunden fungieren.

Hier ist der Grund dafür: 

Um Nachrichten innerhalb eines E-Invoice-Netzes zu senden und zu empfangen, müssen sowohl der Absender als auch der Empfänger der E-Invoice eine separate Vereinbarung mit einem E-Invoice-Betreiber haben.

In herkömmlichen Netzen müssen die Rechnungssteller, die zwei Geschäftspartner miteinander verbinden, miteinander korrespondieren, um eine vernetzte Kommunikation zwischen ihren jeweiligen Betreibern einzurichten. Dies ist oft ein zeitaufwändiger Prozess, der verschiedene Tests und manuelle Validierungen umfasst. Letztendlich erhöht dieses Verfahren die Kosten für die Kunden herkömmlicher E-Invoice-Betreiberlösungen.

Die Situation ist in der ganzen Welt ähnlich. Nehmen wir Schweden als Beispiel: Svefaktura ist seit der von der Regierung initiierten Einführung im Jahr 2005 das am weitesten verbreitete Format innerhalb des lokalen Betreibernetzes in Schweden.

Die 13-stellige GLN-Nummer wird üblicherweise als Posteingangsadresse verwendet, eine organisationsspezifische Adresse für elektronische Rechnungen für ein Unternehmen oder eine Organisation, die die elektronische Rechnungsstellung eingeführt hat, eine so genannte Kennung. 

Svefaktura basiert auf UBL, Universal Business Language, einem weit verbreiteten globalen XML-Datenstandard für Geschäftsdokumente. Es gibt jedoch zahlreiche andere Formatstandards, die UBL verwenden oder auch nicht, z. B. OIOUBL in Dänemark und Finvoice in Finnland, um nur einige zu nennen. Das Datenformat und der Standard legen fest, wie die elektronische Rechnung aufgebaut sein sollte, z. B. Positionen, Kopfdaten und mehr. Wenn Sie ein ERP-System für die Verarbeitung von Svefaktura haben, können Sie OIOUBL nicht nahtlos verwalten und umgekehrt.

In den letzten Jahren hat sich die traditionelle E-Invoice-Landschaft radikal verändert. 

Im Jahr 2019 hat Peppol, ein offenes Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente, die elektronische Rechnungsstellung für alle Arten von Unternehmen erheblich vereinfacht und ist schnell zu einem neuen Standard geworden. Während die gesunkenen Kosten und die Benutzerfreundlichkeit den meisten Unternehmen zugutekommen, ist die elektronische Rechnungsstellung besonders für kleine und mittlere Unternehmen zugänglich geworden.

Peppol wurde von der Europäischen Kommission initiiert, vor allem um den globalen Bedürfnissen nach Interoperabilität und Effizienz bei der elektronischen Rechnungsstellung gerecht zu werden, und neben der Europäischen Union werden ständig neue Länder angeschlossen. Australien und Singapur sind nur einige der jüngsten Knotenpunkte.

Der Auslöser für die jüngste Entwicklung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU; der gesamte öffentliche Sektor innerhalb der Europäischen Union ist nun verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu akzeptieren und muss in der Lage sein, Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu empfangen.

Die Regulierungsbehörden in ganz Europa haben sich aktiv dafür eingesetzt, den Übergang zu Peppol und offenen Netzen zu beschleunigen. Die Empfehlung ist klar: Stellen Sie auf Peppol um und informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten über die neue Routine.

In Schweden haben DIGG, die schwedische Agentur für digitale Verwaltung, und SFTI, eine gemeinsame Digitalisierungsinitiative des öffentlichen Sektors, die den Standard für Svefaktura verwaltet, beschlossen, die Unterstützung für Svefaktura ab dem 1. April 2021 endgültig einzustellen und einen Übergang zu Peppol als elektronisches Rechnungsformat zu empfehlen. Die Behörden in anderen EU-Ländern gehen mit ihren jeweiligen lokalen Netzen und Formaten in die gleiche Richtung.

Peppol unterscheidet sich von anderen Netzen dadurch, dass es sich um ein offenes Netz handelt, das nicht von der Interoperabilität der lokalen Rechnungssteller abhängig ist. 

Unternehmen und Organisationen können über ihren Peppol Participant Identifier, genannt Peppol ID, schnell elektronische Rechnungen und verschiedene andere elektronische Dokumente austauschen. Für den Austausch sind keine Betreibervereinbarungen, Einstellungen oder Konvertierungen erforderlich. Das Einzige, was benötigt wird, ist der Zugang zu einem Peppol-zertifizierten Access Point. Rechnungen können einfach in der Rechnungsverwaltungssoftware, über ERP-Integrationen oder beides erstellt und empfangen werden.

Peppol ist auf mehreren Ebenen störend - was nicht unbedingt von allen Akteuren begrüßt wird.

Lokale Netze von Rechnungsstellern haben starke Anreize, ihr spezifisches lokales Format anstelle von Peppol zu befürworten.

Der Grund dafür ist rein kommerzieller Natur: Für die traditionellen E-Invoice-Betreiber ergeben sich bedeutende Einnahmequellen aus der Aufrechterhaltung geschlossener Netze. Bei Peppol sind keine Vereinbarungen zwischen Absender und Empfänger oder Betreiber erforderlich. Das Einzige, was für den Austausch von Transaktionsdokumenten benötigt wird, ist die Adresse Peppol ID. 

Innerhalb des Peppol-Netzes fallen keine Gebühren zwischen den Parteien an, aber Betreiber und Empfänger von elektronischen Peppol-Rechnungen können einander gemäß den EU-Vorschriften Gebühren berechnen.

Die Nutzer von Qvalia können sich kostenlos anmelden und innerhalb weniger Minuten eine oder mehrere Adressen registrieren. Das Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen ist ebenfalls kostenlos.

Im Vergleich zur alten Ortsnetzstruktur ist Peppol ein Sprung nach vorn und eine gute Nachricht für Unternehmen, die ihre digitale Transformation vorantreiben wollen.