Mitä laskuoperaattorisi ei halua sinun tietävän?

Useimmissa tapauksissa verkkolaskujen lähettäminen tai vastaanottaminen edellyttää pääsyä laskuoperaattoriverkkoon. Seuraavassa kerrotaan, mitä sinun on tiedettävä avoimista ja suljetuista verkkolaskuverkoista, miten valita verkko yrityksellesi ja mitä perinteiset verkkolaskuoperaattorit eivät halua sinun tietävän. 

Monissa maissa ja monilla alueilla on niin sanottuja operaattoriverkkoja , joiden avulla yritykset ja organisaatiot voivat vaihtaa sähköisiä laskuja ja muita transaktioasiakirjoja keskenään.

Verkostot ovat lähinnä palveluntarjoajien välisiä yhteistyösuhteita, jotka mahdollistavat pääsyn erilaisiin verkkolaskuverkostoihin. Näitä yrityksiä kutsutaan sähköisen laskutuksen operaattoreiksi tai joskus VAN palveluiksi tai VAN operaattoreiksi (Value Added Networks).

Jotta yritys voi lähettää verkkolaskuja toiselle organisaatiolle paikallisesti tai kansainvälisesti, lähettäjien ja vastaanottajien laskutusoperaattoreiden on otettava yhteyttä ja yleensä laadittava muuntosarja, jotta verkkolasku voidaan käsitellä vastaanottajan järjestelmässä.

Sähköisten asiakirjojen vaihdon mahdollistamisen lisäksi verkkolaskuoperaattoreiden asiakkaat voivat toisinaan käyttää myös lisäarvoa tuottavia lisäpalveluja, kuten työkaluja, jotka tukevat maksupalveluprosesseja, hyväksynnän työnkulkua ja muuta.

Se on usein vahva myyntivaltti, jonka asiakashyötyjä ovat muun muassa digitalisoinnin lisääntyminen, rahoitusprosessin tehostuminen ja ympäristövaikutusten väheneminen.

Perinteisiä laskutusoperaattoriverkkoja voidaan luonnehtia suljetuiksi verkoiksi . Järjestelmä on rakennettu siten, että verkkolaskuoperaattorit toimivat portinvartijoina ja välittäjinä asiakkaidensa välisessä kaupankäynnissä.

Tässä on syy: 

Jotta viestejä voidaan lähettää ja vastaanottaa missä tahansa verkkolaskuverkossa, sekä verkkolaskun lähettäjällä että vastaanottajalla on oltava erikseen sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa.

Perinteisissä verkoissa kaksi liikekumppania yhdistävien laskutusoperaattoreiden on vastattava toisiinsa, jotta ne voivat luoda operaattoreidensa välille linkittävän viestinnän. Tämä on usein aikaa vievä prosessi, johon sisältyy erilaisia testejä ja manuaalisia validointeja. Lopulta tämä menettely lisää perinteisten verkkolaskuoperaattoriratkaisujen asiakkaiden kustannuksia.

Tilanne on ollut samanlainen kaikkialla maailmassa. Otetaan esimerkiksi Ruotsi: Svefaktura on perinteisesti ollut Ruotsin paikallisoperaattoriverkon yleisin formaatti siitä lähtien, kun se otettiin käyttöön hallituksen aloitteesta vuonna 2005.

13-numeroista GLN-numeroa on yleisesti käytetty postilaatikko-osoitteena, joka on verkkolaskutuksen käyttöön ottaneen yrityksen tai organisaation organisaatiokohtainen verkkolaskuosoite, jota kutsutaan tunnisteeksi. 

Svefaktura perustuu UBL:ään (Universal Business Language), joka on laajalle levinnyt maailmanlaajuinen XML-tietostandardi liiketoiminta-asiakirjoille. On kuitenkin olemassa runsaasti muitakin formaattistandardeja, jotka käyttävät tai eivät käytä UBL:ää, esimerkiksi Tanskan OIOUBL ja Suomen Finvoice, muutamia mainitakseni. Tietoformaatti ja standardi määrittelevät, miten verkkolasku tulee laatia, esimerkiksi rivitiedot, otsikkotiedot ja muut tiedot. Jos ERP-järjestelmäsi on asetettu käsittelemään Svefakturaa, et voi hallita saumattomasti OIOUBLia ja päinvastoin.

Viime vuosina perinteinen verkkolaskuympäristö on muuttunut radikaalisti. 

Vuonna 2019 Peppol, avoin verkko sähköisten asiakirjojen vaihtoon, on yksinkertaistanut sähköistä laskutusta merkittävästi kaikentyyppisille organisaatioille, ja siitä on tullut nopeasti uusi standardi. Vaikka alentuneet kustannukset ja helppokäyttöisyys ovat hyödyttäneet useimpia organisaatioita, verkkolaskutuksesta on tullut erityisen helppokäyttöistä pienille ja keskisuurille yrityksille.

Peppolin perustamisen aloitti Euroopan komissio ennen kaikkea palvelemaan sähköisen laskutuksen yhteentoimivuuden ja tehokkuuden maailmanlaajuisia tarpeita, ja Euroopan unionin lisäksi uusia maita liitetään jatkuvasti. Australia ja Singapore ovat vain muutamia viimeaikaisia solmukohtia.

Viimeaikaisen kehityksen katalysaattorina on EU:n direktiivi 2014/55/EU; koko Euroopan unionin julkiselta sektorilta vaaditaan nyt ainoastaan verkkolaskujen hyväksymistä , ja sen on pystyttävä vastaanottamaan laskut Peppol-verkon kautta.

Sääntelyviranomaiset eri puolilla Eurooppaa ovat aktiivisesti vauhdittaneet siirtymistä kohti Peppolia ja avoimia verkkoja. Suositus on selkeä: siirtykää Peppoliin ja kertokaa asiakkaille ja toimittajille uudesta rutiinista.

Ruotsissa DIGG, Ruotsin digitaalisen hallinnon virasto, ja SFTI, julkisen sektorin yhteinen digitalisointialoite, joka käsittelee Svefakturan standardia, ovat päättäneet lopettaa Svefakturan tukemisen 1. huhtikuuta 2021 alkaen ja suosittelevat siirtymistä Peppoliin sähköisen laskun muotona. Muiden EU-maiden viranomaiset ovat siirtymässä samaan suuntaan omien paikallisten verkostojensa ja formaattiensa kanssa.

Peppol eroaa muista verkoista siten, että se on avoin verkko, joka ei ole riippuvainen paikallisten laskutusoperaattoreiden yhteentoimivuudesta. 

Yritykset ja organisaatiot voivat vaihtaa verkkolaskuja ja erilaisia muita sähköisiä asiakirjoja nopeasti Peppol-osallistujatunnuksen, eli Peppol ID, kautta. Vaihtoon ei tarvita operaattorisopimuksia, asetuksia tai muunnoksia. Ainoa asia, joka tarvitaan, on pääsy Peppol-sertifioituun yhteyspisteeseen. Laskut voidaan helposti luoda ja vastaanottaa laskunhallintaohjelmistossa, ERP-integraatioiden kautta tai molemmissa.

Peppol on häiritsevä monella tasolla - mikä ei välttämättä ole kaikkien toimijoiden mieleen.

Paikallisilla laskutusoperaattoriverkostoilla on vahvat kannustimet puolustaa omaa paikallista muotoaan Peppolin sijaan.

Syy on puhtaasti kaupallinen - perinteisten verkkolaskuoperaattoreiden merkittävät tulovirrat tulevat suljettujen verkkojen ylläpitämisestä. Peppolissa lähettäjän ja vastaanottajan tai operaattorin välisiä sopimuksia ei tarvita. Ainoa asia, joka tarvitaan, on osoite, Peppol ID, jotta transaktioasiakirjoja voidaan vaihtaa. 

Peppol-verkon osapuolten välillä ei ole maksuja, mutta operaattorit ja Peppol-verkkolaskujen vastaanottajat voivat periä toisiltaan maksuja EU:n säännösten mukaisesti.

Qvalian käyttäjät voivat rekisteröityä ilmaiseksi ja rekisteröidä yhden tai useamman osoitteen muutamassa minuutissa. Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen on myös maksutonta.

Vanhaan paikallisverkkorakenteeseen verrattuna Peppol on harppaus eteenpäin ja hyvä uutinen yrityksille, jotka haluavat viedä digitaalista muutostaan eteenpäin.