Hva fakturaoperatøren din ikke ønsker at du skal vite

I de fleste tilfeller trenger du tilgang til et fakturanettverk for å sende eller motta e-fakturaer. Her er hva du trenger å vite om åpne og lukkede e-fakturanettverk, hvordan du velger et nettverk for virksomheten din, og hva de tradisjonelle e-fakturaoperatørene ikke vil at du skal vite. 

Mange land og regioner har såkalte operatørnettverk for utveksling av elektroniske fakturaer og andre transaksjonsdokumenter mellom bedrifter og organisasjoner.

Nettverkene er i hovedsak samarbeid - koblinger - mellom tjenesteleverandører som gir tilgang til ulike e-fakturanettverk. Disse selskapene kalles e-fakturaoperatører, eller noen ganger VAN tjenester eller VAN operatører (Value Added Networks).

For å sende e-fakturaer fra en bedrift til en annen organisasjon, lokalt eller internasjonalt, må avsenderens og mottakerens fakturaoperatører ta kontakt og vanligvis sette opp et konverteringsskript for å gjøre e-fakturaen håndterbar i mottakerens system.

I tillegg til å tillate utveksling av elektroniske dokumenter, kan kunder til e-fakturaoperatører noen ganger også bruke ytterligere verdiøkende tjenester, for eksempel verktøy for å støtte leverandørgjeldsprosesser, arbeidsflyt for godkjenning og mer.

Det er ofte et sterkt salgsargument med kundefordeler som økt digitalisering, økt effektivitet i finansprosessen og redusert miljøpåvirkning.

De tradisjonelle fakturaoperatørnettverkene kan karakteriseres som lukkede nettverk . Oppsettet styres slik at e-fakturaoperatørene er portvoktere i utvekslingen mellom kundene sine.

Her er hvorfor: 

For å sende og motta meldinger innenfor et e-fakturanettverk må både avsender og mottaker av e-fakturaen hver for seg ha en avtale med en e-fakturaoperatør.

I tradisjonelle nettverk må fakturaoperatører som forbinder to forretningspartnere, korrespondere for å opprette en sammenkoblingskommunikasjon mellom sine respektive operatører. Det er ofte en tidkrevende prosess, inkludert ulike tester og manuelle valideringer. Til syvende og sist øker denne prosedyren kostnadene for kundene av tradisjonelle e-fakturaoperatørløsninger.

Situasjonen har vært lik over hele verden. La oss ta Sverige som et eksempel: Svefaktura har tradisjonelt vært det vanligste formatet i det lokale operatørnettverket i Sverige siden det ble lansert på initiativ fra myndighetene i 2005.

Det 13-sifrede GLN-nummeret har vanligvis blitt brukt som innboksadresse, en organisasjonsspesifikk e-fakturaadresse for et selskap eller en organisasjon som har innført e-fakturering, kalt en identifikator. 

Svefaktura er basert på UBL, Universal Business Language, en utbredt global XML-datastandard for forretningsdokumenter. Det finnes imidlertid mange andre formatstandarder som bruker eller ikke bruker UBL, for eksempel OIOUBL i Danmark og Finvoice i Finland, for å nevne noen. Dataformatet og standarden definerer hvordan e-fakturaen skal settes opp, for eksempel linjeposter, topptekstinformasjon med mer. Hvis du har et ERP-system som er satt opp til å behandle Svefaktura, kan du ikke sømløst håndtere OIOUBL, og omvendt.

De siste årene har det tradisjonelle e-faktura-landskapet endret seg radikalt. 

I 2019 har Peppol, et åpent nettverk for utveksling av elektroniske dokumenter, forenklet e-fakturering betydelig for alle typer organisasjoner og har raskt blitt en ny standard. Selv om de reduserte kostnadene og brukervennligheten har kommet de fleste organisasjoner til gode, har e-fakturering blitt spesielt tilgjengelig for små og mellomstore bedrifter.

Peppol ble initiert av Europakommisjonen, først og fremst for å dekke de globale behovene for interoperabilitet og effektivitet innen e-fakturering, og i tillegg til EU blir stadig nye land koblet til. Australia og Singapore er bare noen av de siste knutepunktene.

Katalysatoren for den nylige utviklingen er EU-direktiv 2014/55/EU; hele offentlig sektor i EU er nå pålagt å kun godta e-fakturaer og må kunne motta fakturaer gjennom Peppol-nettverket.

Tilsynsmyndigheter over hele Europa har vært aktive for å fremskynde overgangen til Peppol og åpne nettverk. Anbefalingen er klar; bytt til Peppol og informer kundene og leverandørene dine om den nye rutinen.

I Sverige har DIGG, Myndigheten för digital förvaltning, og SFTI, et felles digitaliseringsinitiativ for offentlig sektor som håndterer standarden for Svefaktura, besluttet å slutte å støtte Svefaktura fra 1. april 2021 og anbefaler en overgang til Peppol som e-fakturaformat. Myndigheter i andre EU-land beveger seg i samme retning med sine respektive lokale nettverk og formater.

Peppol skiller seg fra andre nettverk ved å være et åpent nettverk som ikke er avhengig av lokale fakturaoperatørers interoperabilitet. 

Bedrifter og organisasjoner kan raskt utveksle e-fakturaer og diverse andre e-dokumenter via sin Peppol Participant Identifier, kalt Peppol ID. Ingen operatøravtaler, oppsett eller konvertering er nødvendig for at utvekslingen skal kunne finne sted. Det eneste som trengs, er tilgang til et Peppol-sertifisert Access Point. Fakturaer kan enkelt opprettes og mottas i fakturahåndteringsprogramvaren, via ERP-integrasjoner eller begge deler.

Peppol er forstyrrende på flere nivåer - noe som ikke nødvendigvis blir ønsket velkommen av alle aktører.

Lokale fakturaoperatørnettverk har sterke insentiver til å gå inn for sitt spesifikke lokale format i stedet for Peppol.

Årsaken er rent kommersiell - de tradisjonelle e-fakturaoperatørene har betydelige inntekter fra å opprettholde lukkede nettverk. I Peppol kreves det ingen avtaler mellom avsender og mottaker eller operatør. Det eneste som trengs, er adressen Peppol ID, for at transaksjonsdokumenter skal kunne utveksles. 

Det er ingen gebyrer mellom partene i Peppol-nettverket, men operatører og mottakere av Peppol e-fakturaer kan belaste hverandre i henhold til EUs regelverk.

Brukere av Qvalia kan registrere seg gratis og registrere én eller flere adresser i løpet av få minutter. Det er også gratis å sende og motta e-fakturaer.

Sammenlignet med den gamle lokale nettverksstrukturen er Peppol et sprang fremover og gode nyheter for selskaper som ønsker å ta den digitale transformasjonen videre.