Det vil din fakturaoperatør ikke have, at du skal vide

I de fleste tilfælde skal du have adgang til et netværk af fakturaoperatører for at sende eller modtage e-fakturaer. Her er, hvad du skal vide om åbne og lukkede e-fakturanetværk, hvordan du vælger et netværk til din virksomhed, og hvad de traditionelle operatører af e-fakturanetværk ikke ønsker, at du skal vide. 

Mange lande og regioner har såkaldte operatørnetværk til at udveksle elektroniske fakturaer og andre transaktionsdokumenter mellem virksomheder og organisationer.

Netværkene er i bund og grund samarbejder - links - mellem tjenesteudbydere, der giver adgang til forskellige e-fakturanetværk. Disse virksomheder kaldes e-fakturaoperatører, eller nogle gange VAN services eller VAN operators (Value Added Networks).

For at sende e-fakturaer fra en virksomhed til en anden organisation, lokalt eller internationalt, skal afsenderens og modtagerens fakturaoperatører tage kontakt og normalt opsætte et konverteringsskript for at gøre e-fakturaen håndterbar i modtagerens system.

Ud over at give mulighed for udveksling af elektroniske dokumenter kan kunder til e-fakturaoperatører undertiden også benytte sig af yderligere værdiskabende tjenester, såsom værktøjer til at understøtte kreditorprocesser, godkendelsesworkflow og meget mere.

Det er ofte et stærkt salgsargument med kundefordele som øget digitalisering, øget effektivitet i finansprocessen og reduceret miljøpåvirkning.

De traditionelle net af faktureringsoperatører kan karakteriseres som lukkede net . De er opbygget på en sådan måde, at e-fakturaoperatørerne er gatekeeping-mellemled i udvekslingen mellem deres kunder.

Her er grunden: 

For at sende og modtage meddelelser inden for et e-fakturanetværk skal både afsender og modtager af e-fakturaen have en separat aftale med en e-fakturaoperatør.

I traditionelle net skal faktureringsoperatører, der forbinder to forretningspartnere, svare til hinanden for at etablere en sammenkoblet kommunikation mellem deres respektive operatører. Det er ofte en tidskrævende proces, der omfatter forskellige test og manuelle valideringer. I sidste ende øger denne procedure omkostningerne for kunder med traditionelle e-fakturaoperatørløsninger.

Situationen har været den samme i hele verden. Lad os tage Sverige som et eksempel: Svefaktura har traditionelt været det mest almindelige format inden for det lokale operatørnetværk i Sverige siden den statsinitierede lancering i 2005.

Det 13-cifrede GLN-nummer er almindeligvis blevet brugt som indgangsadresse, en organisationsspecifik e-fakturaadresse for en virksomhed eller organisation, der har indført e-fakturering, kaldet en identifikator. 

Svefaktura er baseret på UBL, Universal Business Language, en udbredt global XML-datastandard for forretningsdokumenter. Der findes dog mange andre formatstandarder, der anvender eller ikke anvender UBL, f.eks. OIOUBL i Danmark og Finvoice i Finland, for blot at nævne nogle få. Dataformatet og standarden definerer, hvordan e-fakturaen skal opstilles, f.eks. med hensyn til linjeposter, headeroplysninger m.m. Hvis du har et ERP-system, der er indstillet til at behandle Svefaktura, kan du ikke håndtere OIOUBL problemfrit og omvendt.

I de sidste par år har det traditionelle e-fakturalandskab ændret sig radikalt. 

I 2019 Peppol, et åbent netværk til udveksling af elektroniske dokumenter, har forenklet e-fakturering betydeligt for alle typer organisationer og er hurtigt blevet en ny standard. Mens de sænkede omkostninger og brugervenligheden har været til gavn for de fleste organisationer, er e-fakturering blevet særligt tilgængelig for små og mellemstore virksomheder.

Peppol blev iværksat af Europa-Kommissionen, først og fremmest for at opfylde de globale behov for interoperabilitet og effektivitet inden for e-fakturering, og ud over Den Europæiske Union bliver nye lande løbende tilsluttet. Australien og Singapore er blot nogle få nye knudepunkter.

Katalysatoren for den seneste udvikling er EU-direktivet 2014/55/EU; hele den offentlige sektor i EU er nu forpligtet til kun at acceptere e-fakturaer og skal kunne modtage fakturaer via Peppol-netværket.

Tilsynsmyndighederne i hele Europa har været aktive for at fremskynde overgangen til Peppol og åbne net. Anbefalingen er klar: Skift til Peppol og informer dine kunder og leverandører om den nye rutine.

I Sverige har DIGG, den svenske myndighed for digital forvaltning, og SFTI, et fælles digitaliseringsinitiativ for den offentlige sektor, der håndterer standarden for Svefaktura, besluttet at stoppe støtten til Svefaktura fra den 1. april 2021 og anbefale en overgang til Peppol som e-fakturaformat. Myndigheder i andre EU-lande bevæger sig i samme retning med deres respektive lokale netværk og formater.

Peppol adskiller sig fra andre netværk ved at være et åbent netværk, der ikke er afhængigt af lokale faktureringsoperatørers interoperabilitet. 

Virksomheder og organisationer kan hurtigt udveksle e-fakturaer og forskellige andre e-dokumenter via deres Peppol Participant Identifier, kaldet Peppol ID. Ingen operatøraftaler, opsætninger eller konverteringer er nødvendige for at udvekslingen kan finde sted. Det eneste, der kræves, er adgang til et Peppol-certificeret Access Point. Fakturaer kan nemt oprettes og modtages i fakturahåndteringssoftwaren, via ERP-integrationer eller begge dele.

Peppol er forstyrrende på flere niveauer - hvilket ikke nødvendigvis er positivt for alle aktører.

De lokale net af faktureringsoperatører har stærke incitamenter til at fremme deres specifikke lokale format i stedet for Peppol.

Årsagen er strengt kommerciel - traditionelle e-fakturaoperatører får en betydelig indtægt ved at opretholde lukkede netværk. I Peppol kræves der ingen aftaler mellem afsender og modtager eller operatør. Det eneste, der er brug for, er adressen Peppol ID, så transaktionsdokumenterne kan udveksles. 

Der er ingen gebyrer mellem parterne i Peppol-netværket, men operatører og modtagere af Peppol e-fakturaer kan opkræve gebyrer fra hinanden i henhold til EU-reglerne.

Brugere af Qvalia kan tilmelde sig gratis og registrere en eller flere adresser inden for få minutter. Det er også gratis at sende og modtage e-fakturaer.

Sammenlignet med den gamle lokale netværksstruktur er Peppol et spring fremad og gode nyheder for virksomheder, der ønsker at gå videre med deres digitale transformation.