Misschien geeft u wel meer uit dan nodig is. Ontdek hoe u uw inkoopgegevens kunt identificeren, verzamelen en analyseren met behulp van uitgavenanalyse en uitgavenanalytiek.
Deze tool helpt u als CPO of CFO om uw geld efficiënter te beheren en de capaciteiten van uw organisatie op het gebied van uitgaven te verbeteren.
Lees verder om de basisprincipes van uitgavenanalyse te leren kennen, te ontdekken hoe u uw inkoop kunt optimaliseren en te zien welke voordelen dit u oplevert.
Wat is uitgavenanalyse?
Voor weloverwogen inkoopbeslissingen moet rekening worden gehouden met variabelen die zijn gebaseerd op historische aankoopgegevens, en niet alleen op een momentopname van de huidige situatie en plannen.
Door uw uitgaven op een gestructureerde manier te analyseren, krijgt u belangrijke inzichten waarmee u uw middelen kunt optimaliseren. Gezien de enorme hoeveelheid transactiegegevens die verwerkt moet worden, gaat het hier inderdaad om een big data-project, vooral binnen grotere bedrijven.
Analyses van uitgaven zijn bedoeld om drie fundamentele vragen te beantwoorden:
- Wat kopen we?
- Bij wie kopen we in?
- Krijgen we de beloofde resultaten?
De moderne benadering van uitgavenanalyse wordt al tientallen jaren toegepast in grote organisaties en ondernemingen. Wat begon als de uitgavenkubus—een driedimensionale analyse van leveranciers, artikelcategorieën en kostenplaatsen, vaak handmatig opgesteld door deskundige consultants—heeft zich ontwikkeld tot een volwaardige, technologiegedreven softwareniche.
Uitgavenanalyse is voor CPO’s en CFO’s een strategisch hulpmiddel geworden om inzicht te krijgen in de uitgaven, middelen en leveranciersrelaties efficiënter te beheren en, niet in de laatste plaats, weloverwogen, op gegevens gebaseerde inkoopbeslissingen te nemen.
Is er een verschil tussen uitgavenanalyse en uitgavenanalyse?
Uitgavenanalyseis het proces waarbij inkoopgegevens worden verzameld, verwerkt en geanalyseerd. Deze discipline helpt de inkoopprestaties van een bedrijf te optimaliseren door gedetailleerde inkoopgegevens, zoals prijzen, artikelcategorieën en andere inkoopgegevens, te integreren en te visualiseren.
Het doel is om aankooppatronen in kaart te brengen door middel van een grondige analyse van inkoopgegevens.
Facturen vormen de belangrijkste gegevensbron, maar ook andere bedrijfsdocumenten en diverse databases kunnen worden gebruikt. Het analyseproces van de uitgaven moet continu plaatsvinden en gebruikmaken van gegevens die zo actueel mogelijk zijn. De verwerkte gegevens, kerncijfers en resultaten moeten voor belanghebbenden gemakkelijk toegankelijk zijn via een dashboard.
De term 'uitgavenanalyse'is min of meer synoniem met 'uitgavenanalyse'. Het verschil zit hem in de nadruk op een specifiek toepassingsgebied: onderzoek of een inkoopproject.
Stappen voor uitgavenanalyse
De meeste organisaties en bedrijven besteden veel tijd aan het analyseren van hun financiële, inkoop- en aanbestedingsprocessen om manieren te vinden om efficiënter kosten te besparen en tegelijkertijd het rendement te maximaliseren.
Dit zijn de basisstappen van een uitgavenanalyse:
- Inkoopgegevens ophalen
- Controleer of de gegevens juist en volledig zijn
- Gegevens opschonen en leveranciers in kaart brengen
- Sorteer gegevens per categorie in uitgebreide, gestandaardiseerde organisatiesystemen
- Analyseer geautomatiseerde gegevensstatistieken en benchmarks voor meer inzicht en directe inzichten
- Mogelijkheden voor kostenbesparingen, procesverbeteringen en opties voor het opstellen of heronderhandelen van contracten in kaart brengen
Wat u wint met geïntegreerde uitgavenanalyses
● Inkoopoptimalisatie voor efficiënte kostenbesparingen en toekomstige besparingsmogelijkheden
Een handige manier om de gegevens weer te geven is per inkoopcategorie. Dankzij categorie-specifieke inkoopgegevens kunnen categoriemanagers en besluitvormers hun expertise inzetten voor kostenreductie, leveranciersconsolidatie en contractdekking.
● Inzichten in strategische inkoop en bestedingspatronen
Inkooppatronen worden overzichtelijker weergegeven via dashboards, grafieken en tabellen. Volledig geïntegreerde analysetools bieden diverse dynamische visualisaties waarmee gegevens kunnen worden verkend via filters en drill-downs – zelfs tot op regelniveau. Dit proces met toegevoegde waarde maakt een einde aan het tijdrovende handmatig genereren van rapporten, zodat uw medewerkers zich weer kunnen richten op belangrijkere taken.
● Bouw effectieve relaties met leveranciers op
Door middel van uitgavenanalyses en -inzichten kunt u het totale aantal leveranciers verminderen, de administratieve lasten verlagen en belangrijke relaties met leveranciers en strategische partners versterken. Door contractuele relaties op basis van gegevens te verbeteren, kunt u profiteren van scherpere prijzen en betere betalingsvoorwaarden.
● Stroomlijning van processen en efficiëntie in het 'procure-to-pay'-traject
Inzicht in gedetailleerde inkooppatronen binnen de hele organisatie kan helpen bij het verbeteren van toeleveringsketens en processen. Analyseer de connectiviteit met andere belanghebbenden en overheidsinstanties, zoals steden, provincies en instellingen. Voorkom onnodige menselijke fouten door gestroomlijnde documentatieprocessen en nauwkeurige gegevensverspreiding.
Hoe krijg je toegang tot je aankoopgegevens?
Uitgavenanalyse is geïntegreerd in het financiële automatiseringsplatform van Qvalia. Met onze Spend Monitor biedt u besluitvormers op het gebied van inkoop en financiën direct een realtime overzicht van uw uitgaven, van hoofdcategorieën tot afzonderlijke posten en nog veel meer. Neem contact met ons op voor meer informatie.
Bekijk en analyseer uw uitgaven in realtime met Spend Monitor