Du bruger måske mere, end du behøver. Find ud af, hvordan du kan identificere, indsamle og analysere dine indkøbsdata med spend analysis og spend analytics.
Dette værktøj hjælper dig som CPO eller CFO med at forvalte dine penge mere effektivt og forbedre dine organisatoriske muligheder for at bruge dem.
Læs videre for at lære det grundlæggende om spend analytics, hvordan du kan optimere dit indkøb, og hvad du kan få ud af det.
Hvad er spend analytics?
Velinformerede indkøbsbeslutninger skal tage højde for variabler baseret på historiske indkøbsdata og ikke blot et øjebliksbillede af den aktuelle situation og planer.
Ved at analysere udgifterne på en struktureret måde får du vigtig indsigt, så du kan optimere dine ressourcer. I betragtning af den enorme mængde af transaktionsdata, der behandles, er der virkelig tale om en big data-øvelse, især i større virksomheder.
Udgiftsanalyser søger at besvare tre grundlæggende spørgsmål:
- Hvad er det, vi køber?
- Hvem køber vi fra?
- Får vi de lovede resultater?
Den moderne tilgang til udgiftsanalyse har eksisteret i årtier i store organisationer og virksomheder. Det, der startede som den spend cube-en tredimensionel analyse af leverandører, varekategorier og omkostningscentre, som ofte blev udarbejdet manuelt af ekspertkonsulenter - har udviklet sig til en selvstændig teknologidrevet softwareniche.
Udgiftsanalyse er blevet et strategisk værktøj for CPO'er og CFO'er til at få indsigt i udgifterne, for at kunne forvalte ressourcer og leverandørrelationer mere effektivt og sidst men ikke mindst for at kunne træffe datadrevne, informerede indkøbsbeslutninger.
Er der forskel på analyse af udgifter og analyse af udgifter?
Spend analytics er systemet til indsamling, behandling og analyse af indkøbsdata. Denne disciplin hjælper med at optimere virksomhedens indkøbsresultater ved at integrere og visualisere dybdegående indkøbsdata, f.eks. pris- og varekategorier og andre indkøbsdata.
Målet er at identificere indkøbsmønstre gennem en grundig gennemgang af indkøbsdata.
Fakturaer er den primære datakilde, men andre forretningsdokumenter og forskellige databaser kan også anvendes. Udgiftsanalyseprocessen bør være løbende og anvende data så tæt på realtid som muligt. De behandlede data, nøgletal og resultater bør være let tilgængelige for interessenterne på et dashboard.
Udgiftsanalyse er en noget ombyttelig betegnelse for udgiftsanalyse. Forskellen ligger i at lægge vægt på en specifik brugssituation, forskning eller et indkøbsprojekt.
Trin til analyse af udgifter
De fleste organisationer og virksomheder bruger meget tid på at analysere deres finans-, indkøbs- og indkøbsprocesser for at finde måder at spare på udgifterne mere effektivt og samtidig maksimere afkastet.
Her er de grundlæggende trin i udgiftsanalysen:
- Hente data om indkøb
- Validering af dataenes nøjagtighed og fuldstændighed
- Rensning af data og skitsering af leverandører
- Placer data efter kategori i dybe, standardiserede organisatoriske systemer
- Analyser automatiserede datamålinger og benchmarks for at opnå øget synlighed og øjeblikkelig indsigt
- Identificere besparelsesmuligheder, proceseffektivitet og muligheder for oprettelse eller genforhandling af kontrakter
Hvad du får ud af integreret udgiftsanalyse
● Optimering af indkøb med henblik på effektive omkostningsbesparelser og fremtidige besparelsesmuligheder
En praktisk måde at vise dataene på er efter indkøbskategori. Kategorispecifikke indkøbsdata gør det muligt for kategoriansvarlige og beslutningstagere at bruge deres ekspertise til omkostningsreduktion, leverandørkonsolidering og kontraktdækning.
● Indsigt i strategiske indkøbs- og udgiftsmønstre
Indkøbsmønstre er mere tilgængelige på dashboards, diagrammer og tabeller. Fuldt integrerede analyseværktøjer giver forskellige dynamiske visualiseringer, der gør det muligt at udforske data gennem filtre og drill-downs - herunder endda til linjeniveauer. Denne værdiskabende proces undgår kedelig manuel rapportgenerering, så dine medarbejdere kan vende tilbage til at arbejde med vigtigere opgaver.
● Plej effektive leverandørrelationer
Udgiftsanalyse og -analyse hjælper med at reducere antallet af leverandører generelt, reducere administrationsomkostningerne og pleje vigtige relationer med leverandører og strategiske leverandører. Ved at forbedre kontraktforhold baseret på data kan du drage fordel af mere konkurrencedygtige priser og forbedrede betalingsbetingelser.
● Strømlining af processer og effektivitet i forbindelse med indkøb til betaling
Indsigt i detaljerede indkøbsmønstre på tværs af organisationen kan hjælpe med at forbedre forsyningskæder og processer. Analyser forbindelsesmuligheder udvidet til andre interessenter og offentlige organer, såsom byer, amter og institutioner. Undgå unødvendige menneskelige fejl med strømlinede dokumentationsprocesser og præcis datadistribution.
Sådan får du adgang til dine indkøbsdata
Spend analytics er integreret i Qvalias platform til automatisering af økonomi. Med vores Spend Monitorkan du give beslutningstagere inden for indkøb og økonomi et øjeblikkeligt overblik over dine udgifter i realtid, fra kategorier på øverste niveau til varelinjer og meget mere. Kontakt os for at få flere oplysninger.
Visualiser og analysér dit forbrug i realtid med Spend Monitor