Du bruker kanskje mer enn du trenger. Finn ut hvordan du kan identifisere, samle inn og analysere innkjøpsdataene dine med utgiftsanalyse og utgiftsanalyse.
Dette verktøyet hjelper deg som CPO eller CFO med å forvalte pengene dine mer effektivt og forbedre organisasjonens evne til å bruke dem.
Les videre for å lære det grunnleggende om utgiftsanalyse, hvordan du kan optimalisere anskaffelsene dine og hva du kan tjene på det.
Hva er utgiftsanalyse?
Velinformerte anskaffelsesbeslutninger må veie inn variabler basert på historiske innkjøpsdata, ikke bare et øyeblikksbilde av dagens situasjon og planer.
Ved å analysere utgiftene på en strukturert måte vil du få viktig innsikt for å optimalisere ressursene dine. Med tanke på den store mengden transaksjonsdata som behandles, er dette virkelig en big data-øvelse, særlig i større selskaper.
Utgiftsanalyser søker å besvare tre grunnleggende spørsmål:
- Hva er det vi kjøper?
- Hvem kjøper vi fra?
- Får vi de lovede resultatene?
Den moderne tilnærmingen til utgiftsanalyse har eksistert i flere tiår i store organisasjoner og bedrifter. Det som startet som utgiftskuben-en tredimensjonal analyse av leverandører, varekategorier og kostnadssentre, ofte produsert manuelt av ekspertkonsulenter, har utviklet seg til en egen teknologidrevet programvarenisje.
Utgiftsanalyse har blitt et strategisk verktøy for innkjøpssjefer og økonomidirektører for å få innsikt i utgiftene, administrere ressurser og leverandørrelasjoner mer effektivt, og sist, men ikke minst - ta datadrevne, informerte anskaffelsesbeslutninger.
Er det forskjell på utgiftsanalyse og utgiftsanalyse?
Utgiftsanalyse er systemet for innsamling, behandling og analyse av anskaffelsesdata. Denne disiplinen bidrar til å optimalisere virksomhetens anskaffelsesytelse ved å integrere og visualisere inngående innkjøpsdata, for eksempel pris- og varekategorier og andre innkjøpsdata.
Målet er å identifisere innkjøpsmønstre gjennom en grundig gjennomgang av innkjøpsdata.
Fakturaer er den primære datakilden, men andre forretningsdokumenter og ulike databaser kan også brukes. Utgiftsanalyseprosessen bør være løpende og bruke data så nær sanntid som mulig. De behandlede dataene, nøkkeltallene og resultatene bør være lett tilgjengelige for interessentene på et dashbord.
Utgiftsanalyse er et noe utskiftbart begrep for utgiftsanalyse. Forskjellen ligger i å legge vekt på et spesifikt bruksområde; forskning eller anskaffelsesprosjekt.
Fremgangsmåte for utgiftsanalyse
De fleste organisasjoner og bedrifter bruker mye tid på å analysere sine økonomi-, innkjøps- og anskaffelsesprosesser for å finne måter å spare utgifter på mer effektivt og samtidig maksimere avkastningen.
Her er de grunnleggende trinnene i utgiftsanalysen:
- Hent innkjøpsdata
- Validere dataenes nøyaktighet og fullstendighet
- Rensing av data og oversikt over leverandører
- Plassere data etter kategori i dype, standardiserte organisatoriske systemer.
- Analyser automatiserte datametrikker og benchmarks for økt synlighet og umiddelbar innsikt.
- Identifisere innsparingsmuligheter, prosesseffektivitet og muligheter for å opprette eller reforhandle kontrakter.
Hva du oppnår med integrert utgiftsanalyse
Optimalisering av innkjøp for effektive kostnadsbesparelser og fremtidige innsparingsmuligheter
En praktisk måte å vise dataene på er etter innkjøpskategori. Kategorispesifikke innkjøpsdata gjør det mulig for kategoriledere og beslutningstakere å bruke sin ekspertise til kostnadsreduksjon, leverandørkonsolidering og kontraktsdekning.
Innsikt i strategiske innkjøps- og utgiftsmønstre
Innkjøpsmønstre er mer tilgjengelige på dashbord, diagrammer og tabeller. Fullt integrerte analyseverktøy gir ulike dynamiske visualiseringer som gjør det mulig å utforske data ved hjelp av filtre og drill-downs - til og med på linjenivå. Denne verdiskapende prosessen unngår kjedelig manuell rapportgenerering, slik at de ansatte kan fortsette å jobbe med viktigere oppgaver.
● Pleie effektive leverandørrelasjoner
Utgiftsanalyse og analyse bidrar til å redusere antallet leverandører totalt sett, redusere administrasjonskostnadene og pleie viktige relasjoner med leverandører og strategiske leverandører. Ved å forbedre kontraktsforholdene basert på data kan du dra nytte av mer konkurransedyktige priser og bedre betalingsbetingelser.
Strømlinjeforming av prosesser og effektivitet fra innkjøp til betaling
Innsikt i detaljerte innkjøpsmønstre i hele organisasjonen kan bidra til å forbedre forsyningskjeder og prosesser. Analysere konnektivitet utvidet til andre interessenter og offentlige organer, som byer, fylker og institusjoner. Unngå unødvendige menneskelige feil med strømlinjeformede dokumentasjonsprosesser og nøyaktig datadistribusjon.
Slik får du tilgang til innkjøpsdataene dine
Utgiftsanalyse er integrert i Qvalias plattform for finansautomatisering. Med vår Spend Monitorkan du gi beslutningstakere innen innkjøp og økonomi en umiddelbar oversikt over utgiftene dine i sanntid, fra kategorier på øverste nivå til varelinjer og mye mer. Kontakt oss for mer informasjon.
Visualiser og analyser utgiftene dine i sanntid med Spend Monitor