Möglicherweise geben Sie mehr aus, als Sie müssen. Entdecken Sie, wie Sie Ihre Beschaffungsdaten mit Ausgabenanalyse und Ausgabenanalyse identifizieren, sammeln und analysieren können.
Dieses Tool hilft Ihnen als CPO oder CFO, Ihre Gelder effizienter zu verwalten und Ihre organisatorischen Möglichkeiten für die Verwendung der Gelder zu verbessern.
Lesen Sie weiter, um die Grundlagen der Ausgabenanalyse kennenzulernen und zu erfahren, wie Sie Ihre Beschaffung optimieren können und was Sie davon haben.
Was ist Ausgabenanalyse?
Bei fundierten Beschaffungsentscheidungen müssen Variablen berücksichtigt werden, die auf historischen Beschaffungsdaten beruhen und nicht nur eine Momentaufnahme der aktuellen Situation und Pläne darstellen.
Durch eine strukturierte Analyse der Ausgaben erhalten Sie wichtige Erkenntnisse zur Optimierung Ihrer Ressourcen. Angesichts der schieren Menge der verarbeiteten Transaktionsdaten ist dies in der Tat eine große Datenaufgabe, insbesondere in größeren Unternehmen.
Die Ausgabenanalyse versucht, drei grundlegende Fragen zu beantworten:
- Was kaufen wir?
- Bei wem kaufen wir ein?
- Bekommen wir die versprochenen Ergebnisse?
Das moderne Konzept der Ausgabenanalyse gibt es in großen Organisationen und Unternehmen schon seit Jahrzehnten. Was mit dem Ausgaben-Würfel-eine dreidimensionale Analyse von Lieferanten, Artikelkategorien und Kostenstellen, die oft manuell von Fachberatern erstellt wird- hat sich zu einer eigenständigen technologiebasierten Software-Nische entwickelt.
Die Ausgabenanalyse ist zu einem strategischen Instrument für CPOs und CFOs geworden, um Einblicke in die Ausgaben zu gewinnen, Ressourcen und Lieferantenbeziehungen effizienter zu verwalten und nicht zuletzt datengestützte, fundierte Beschaffungsentscheidungen zu treffen.
Gibt es einen Unterschied zwischen Ausgabenanalyse und Ausgabenanalytik?
Spend Analytics ist das System zur Erfassung, Verarbeitung und Analyse von Beschaffungsdaten. Diese Disziplin hilft, die Beschaffungsleistung des Unternehmens zu optimieren, indem sie detaillierte Einkaufsdaten wie Preis- und Artikelkategorien und andere Beschaffungsdaten integriert und visualisiert.
Ziel ist es, durch eine eingehende Prüfung der Beschaffungsdaten Kaufmuster zu erkennen.
Rechnungen sind die wichtigste Datenquelle, aber auch andere Geschäftsdokumente und verschiedene Datenbanken können verwendet werden. Der Prozess der Ausgabenanalyse sollte fortlaufend sein und Daten so nah wie möglich an der Echtzeit verwenden. Die verarbeiteten Daten, Schlüsselzahlen und Ergebnisse sollten für die Beteiligten auf einem Dashboard leicht zugänglich sein.
Der Begriff Ausgabenanalyse ist in gewisser Weise austauschbar mit dem Begriff Ausgabenanalytik. Der Unterschied liegt in der Betonung eines bestimmten Anwendungsfalls, einer Untersuchung oder eines Beschaffungsprojekts.
Schritte zur Ausgabenanalyse
Die meisten Organisationen und Unternehmen verbringen viel Zeit damit, ihre Finanz-, Einkaufs- und Beschaffungsprozesse zu analysieren, um nach Möglichkeiten zu suchen, Ausgaben effizienter zu gestalten und gleichzeitig den Ertrag zu maximieren.
Hier sind die grundlegenden Schritte der Ausgabenanalyse:
- Abrufen von Beschaffungsdaten
- Prüfen Sie die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten
- Daten bereinigen und Lieferanten überblicken
- Daten nach Kategorien in tiefen, standardisierten Organisationssystemen ablegen
- Analysieren Sie automatisierte Datenmetriken und Benchmarks für mehr Transparenz und sofortige Erkenntnisse
- Ermittlung von Einsparmöglichkeiten, Effizienzsteigerungen und Optionen für die Erstellung oder Neuverhandlung von Verträgen
Was Sie mit integrierter Ausgabenanalyse gewinnen
● Optimierung der Beschaffung für effiziente Kosteneinsparungen und zukünftige Einsparmöglichkeiten
Eine bequeme Art, die Daten darzustellen, ist die nach Beschaffungskategorie. Kategoriespezifische Beschaffungsdaten ermöglichen es Category Managern und Entscheidungsträgern, ihr Fachwissen für Kostensenkungen, Lieferantenkonsolidierung und Vertragsabdeckung zu nutzen.
● Einblicke in strategische Beschaffungs- und Ausgabenmuster
Einkaufsmuster sind auf Dashboards, Diagrammen und Tabellen besser zugänglich. Vollständig integrierte Analysewerkzeuge bieten verschiedene dynamische Visualisierungen, die eine Datenuntersuchung durch Filter und Drilldowns ermöglichen - sogar bis auf Zeilenebene. Dieser wertschöpfende Prozess vermeidet die mühsame manuelle Erstellung von Berichten, so dass sich Ihre Mitarbeiter wieder wichtigeren Aufgaben widmen können.
● Pflege effektiver Lieferantenbeziehungen
Ausgabenanalysen und -auswertungen tragen dazu bei, die Anzahl der Lieferanten insgesamt zu reduzieren, den Verwaltungsaufwand zu verringern und wichtige Beziehungen zu Verkäufern und strategischen Lieferanten zu pflegen. Durch die Verbesserung der Vertragsbeziehungen auf der Grundlage von Daten können Sie von wettbewerbsfähigeren Preisen und besseren Zahlungsbedingungen profitieren.
● Rationalisierung von Prozessen und Effizienz bei der Beschaffung bis zur Bezahlung
Einblicke in detaillierte organisationsweite Beschaffungsmuster können zur Verbesserung von Lieferketten und Prozessen beitragen. Analysieren Sie die Konnektivität zu anderen Interessengruppen und öffentlichen Einrichtungen wie Städten, Landkreisen und Institutionen. Vermeiden Sie unnötige menschliche Fehler durch optimierte Dokumentationsprozesse und eine genaue Datenverteilung.
Wie Sie Zugang zu Ihren Einkaufsdaten erhalten
Die Ausgabenanalyse ist in die Finanzautomatisierungsplattform von Qvalia integriert. Mit unserer Spend Monitorgeben Sie den Entscheidungsträgern im Beschaffungs- und Finanzwesen einen sofortigen Überblick über Ihre Ausgaben in Echtzeit, von Top-Level-Kategorien bis hin zu Einzelposten und mehr. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.
Visualisieren und analysieren Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit mit Spend Monitor