Možná utrácíte více, než je nutné. Zjistěte, jak můžete identifikovat, shromažďovat a analyzovat své údaje o nákupech pomocí analýzy výdajů a analytiky výdajů.
Tento nástroj vám jako CPO nebo CFO pomůže efektivněji spravovat vaše finance a zlepšit organizační schopnosti v oblasti jejich využívání.
Čtěte dál a dozvíte se základní informace o analýze výdajů, jak můžete optimalizovat své nákupy a co tím můžete získat.
Co je to analýza výdajů?
Informovaná rozhodnutí o nákupu musí zohledňovat proměnné založené na historických údajích o nákupech, nikoli pouze momentální situaci a plány.
Strukturovanou analýzou výdajů získáte důležité informace, které vám pomohou optimalizovat vaše zdroje. Vzhledem k obrovskému množství zpracovávaných transakčních dat se jedná o skutečně rozsáhlou operaci, zejména ve větších společnostech.
Analýza výdajů se snaží odpovědět na tři základní otázky:
- Co kupujeme?
- Od koho nakupujeme?
- Dosahujeme slíbených výsledků?
Moderní přístup k analýze výdajů se ve velkých organizacích a podnicích používá již desítky let. To, co začalo jako výdajový kostka– trojrozměrná analýza dodavatelů, kategorií položek, nákladových středisek, často ručně vytvářená odbornými konzultanty – se vyvinula v samostatnou technologicky orientovanou softwarovou specializaci.
Analýza výdajů se stala strategickým nástrojem pro CPO a CFO, který jim umožňuje získat přehled o výdajích, efektivněji spravovat zdroje a vztahy s dodavateli a v neposlední řadě činit informovaná rozhodnutí v oblasti nákupu na základě dat.
Je rozdíl mezi analýzou výdajů a analytikou výdajů?
Analýza výdajůje systém shromažďování, zpracování a analýzy údajů o nákupu. Tato disciplína pomáhá optimalizovat výkonnost nákupu v podniku prostřednictvím integrace a vizualizace podrobných údajů o nákupu, jako jsou ceny a kategorie položek a další údaje o zdrojích.
Cílem je identifikovat nákupní vzorce prostřednictvím důkladné analýzy údajů o nákupech.
Primárním zdrojem dat jsou faktury, ale lze použít i jiné obchodní dokumenty a různé databáze. Proces analýzy výdajů by měl být průběžný a měl by využívat data v co nejreálnější době. Zpracovaná data, klíčové ukazatele a výsledky by měly být snadno dostupné pro zúčastněné strany na dashboardu.
Analýza výdajůje termín, který je do jisté míry zaměnitelný s termínem analýza výdajů. Rozdíl spočívá v důrazu na konkrétní případ použití: výzkum nebo projekt nákupu.
Kroky k analýze výdajů
Většina organizací a podniků věnuje značné množství času analýze svých finančních, nákupních a zadávacích procesů, aby našly způsoby, jak efektivněji šetřit na výdajích a zároveň maximalizovat výnosy.
Zde jsou základní kroky analýzy výdajů:
- Načíst údaje o nákupu
- Ověřte správnost a úplnost údajů.
- Očistěte data a vyznačte dodavatele
- Umístěte data podle kategorií do hlubokých, standardizovaných organizačních systémů.
- Analyzujte automatizované metriky dat a benchmarky pro lepší přehlednost a okamžité poznatky.
- Identifikujte možnosti úspor, zefektivnění procesů a možnosti vytvoření nebo renegociace smluv.
Co získáte díky integrované analýze výdajů
● Optimalizace nákupu pro efektivní úspory nákladů a budoucí úspory
Jedním zpohodlných způsobů zobrazení dat je podle kategorie nákupu. Údaje o nákupu podle kategorií umožňují manažerům kategorií a rozhodovacím orgánům využít své odborné znalosti k redukci nákladů, konsolidaci dodavatelů a pokrytí smluv.
● Přehled o strategickém sourcingu a výdajových vzorcích
Nákupní vzorce jsou lépe dostupné na dashboardu, grafech a tabulkách. Plně integrované analytické nástroje poskytují různé dynamické vizualizace, které umožňují prozkoumávat data pomocí filtrů a podrobných analýz, a to až na úroveň jednotlivých řádků. Tento proces s přidanou hodnotou eliminuje zdlouhavé ruční vytváření reportů, takže se vaši zaměstnanci mohou vrátit k práci na důležitějších úkolech.
● Budujte efektivní vztahy s dodavateli
Analýza výdajů a analytika pomáhají snížit celkový počet dodavatelů, omezit administrativní náklady a budovat důležité vztahy s prodejci a strategickými dodavateli. Zlepšením smluvních vztahů na základě dat můžete těžit z konkurenceschopnějších cen a lepších platebních podmínek.
● Zefektivnění procesů a zvýšení efektivity od nákupu po platbu
Podrobné informace o nákupních vzorcích v rámci celé organizace mohou pomoci zlepšit dodavatelské řetězce a procesy. Analyzujte propojení s dalšími zainteresovanými stranami a veřejnými orgány, jako jsou města, kraje a instituce. Vyhněte se zbytečným lidským chybám díky zefektivněným procesům dokumentace a přesné distribuci dat.
Jak získat přístup k vašim nákupním údajům
Analýza výdajů je integrována do platformy pro automatizaci financí společnosti Qvalia. Díky našemu nástroji Spend Monitor poskytnete rozhodovacím orgánům v oblasti nákupu a financí okamžitý přehled o vašich výdajích v reálném čase, od nejvyšších kategorií až po jednotlivé položky a další. Pro více informací nás kontaktujte.
Vizualizujte a analyzujte své výdaje v reálném čase pomocí nástroje Spend Monitor.