Saatat kuluttaa enemmän kuin sinun tarvitsee. Tutustu siihen, miten voit tunnistaa, kerätä ja analysoida hankintatietojasi menoanalyysin ja menoanalytiikan avulla.
Tämä työkalu auttaa sinua CPO:na tai CFO:na hallinnoimaan rahaa tehokkaammin ja parantamaan organisaatiosi valmiuksia rahankäytön suhteen.
Lue lisää, jos haluat oppia menoanalytiikan perusteet, miten voit optimoida hankintasi ja mitä voit saada siitä irti.
Mitä on kulutusanalytiikka?
Hyvin perustelluissa hankintapäätöksissä on otettava huomioon muuttujia, jotka perustuvat historiallisiin hankintatietoihin, eikä vain tilannekuvaa nykytilanteesta ja suunnitelmista.
Analysoimalla kulutusta jäsennellysti saat tärkeää tietoa resurssien optimoimiseksi. Kun otetaan huomioon transaktiotietojen käsittelyn valtava määrä, tämä on todellakin suuri dataharjoitus, erityisesti suuremmissa yrityksissä.
Menoanalytiikka pyrkii vastaamaan kolmeen peruskysymykseen:
- Mitä me ostamme?
- Keneltä me ostamme?
- Saammeko luvattuja tuloksia?
Nykyaikainen lähestymistapa menoanalyysiin on ollut käytössä suurissa organisaatioissa ja yrityksissä jo vuosikymmeniä. Se, mikä alkoi spend cube-kolmiulotteinen analyysi tavarantoimittajista, nimikeryhmistä ja kustannuspaikoista, jonka asiantuntijakonsultit laativat usein manuaalisesti - on kehittynyt omaksi teknologiavetoiseksi ohjelmistokohteekseen.
Kulutusanalyysistä on tullut CPO:ille ja talousjohtajille strateginen työkalu, jonka avulla he voivat saada tietoa kulutuksesta, hallita resursseja ja toimittajasuhteita tehokkaammin sekä tehdä tietoon perustuvia, tietoon perustuvia hankintapäätöksiä.
Onko menoanalyysin ja menoanalytiikan välillä eroa?
Kulutusanalytiikka on järjestelmä, jossa kerätään, käsitellään ja analysoidaan hankintatietoja. Tämä tieteenala auttaa optimoimaan liiketoiminnan hankintatehokkuutta integroimalla ja visualisoimalla syvällisiä hankintatietoja, kuten hinta- ja tuoteryhmiä sekä muita hankintatietoja.
Tavoitteena on tunnistaa ostomalleja tarkastelemalla hankintatietoja perusteellisesti.
Laskut ovat ensisijainen tietolähde, mutta myös muita liikeasiakirjoja ja erilaisia tietokantoja voidaan käyttää. Menoanalyysiprosessin olisi oltava jatkuva ja siinä olisi käytettävä tietoja mahdollisimman reaaliaikaisesti. Käsiteltyjen tietojen, tunnuslukujen ja tulosten tulisi olla helposti sidosryhmien saatavilla kojelaudalla.
Menoanalyysi on jokseenkin sama termi kuin menoanalytiikka. Ero on siinä, että siinä korostetaan tiettyä käyttötarkoitusta, tutkimusta tai hankintahanketta.
Menoanalyysin vaiheet
Useimmat organisaatiot ja yritykset käyttävät huomattavan paljon aikaa analysoidakseen rahoitus-, osto- ja hankintaprosessejaan löytääkseen keinoja säästää kustannuksissa tehokkaammin ja maksimoida samalla tuotot.
Seuraavassa on esitetty menoanalyysin perusvaiheet:
- Hankintatietojen hakeminen
- Validoi tietojen oikeellisuus ja täydellisyys
- Puhdista tiedot ja hahmottele toimittajat
- Sijoita tiedot luokittain syviin, standardoituihin organisatorisiin järjestelmiin.
- Analysoi automatisoituja tietomittareita ja vertailuarvoja parempaa näkyvyyttä ja välitöntä näkemystä varten.
- Tunnistetaan säästömahdollisuudet, prosessien tehokkuus ja vaihtoehdot sopimusten laatimiseksi tai uudelleenneuvottelemiseksi.
Mitä hyödyt integroidusta kulutusanalytiikasta
● Hankintojen optimointi tehokkaiden kustannussäästöjen ja tulevien säästömahdollisuuksien saavuttamiseksi
Yksi kätevä tapa näyttää tiedot on hankintaluokittain. Luokkakohtaisten hankintatietojen avulla luokkapäälliköt ja päätöksentekijät voivat käyttää asiantuntemustaan kustannusten vähentämiseen, toimittajien yhdistämiseen ja sopimusten kattavuuteen.
● Tietoa strategisista hankinta- ja kulutustottumuksista
Ostotottumukset ovat helpommin saatavilla koontitaulujen, kaavioiden ja taulukoiden avulla. Täysin integroidut analyysityökalut tarjoavat erilaisia dynaamisia visualisointeja, jotka mahdollistavat tietojen tutkimisen suodattimien ja porautumisen avulla - jopa rivitasolle asti. Tällä lisäarvoa tuottavalla prosessilla vältetään työläs manuaalinen raporttien luominen, joten työntekijäsi voivat palata tärkeämpiin tehtäviin.
● Tehokkaiden toimittajasuhteiden vaaliminen
Menoanalyysi ja analytiikka auttavat vähentämään toimittajien kokonaismäärää, vähentämään hallintokuluja ja vaalimaan tärkeitä suhteita myyjiin ja strategisiin toimittajiin. Parantamalla sopimussuhteita tietojen perusteella voit hyötyä kilpailukykyisemmistä hinnoista ja paremmista maksuehdoista.
● Prosessien virtaviivaistaminen ja hankinnasta maksuun - tehokkuus
Tietoa yksityiskohtaisista koko organisaation laajuisista hankintamalleista voi auttaa parantamaan toimitusketjuja ja prosesseja. Analysoi muihin sidosryhmiin ja julkisyhteisöihin, kuten kaupunkeihin, maakuntiin ja laitoksiin, ulottuvia yhteyksiä. Vältä tarpeettomia inhimillisiä virheitä virtaviivaistetuilla dokumentointiprosesseilla ja tarkalla tietojen jakelulla.
Miten pääset käsiksi ostotietoihisi
Menoanalytiikka on integroitu Qvalian rahoitusautomaatioalustaan. Meidän Spend Monitoravulla saat hankinta- ja taloushallinnon päätöksentekijöille välittömän yleiskuvan menoistasi reaaliajassa, ylätason luokista ja budjettikohdista ja paljon muuta. Ota yhteyttä saadaksesi lisätietoja.
Visualisoi ja analysoi kulutusta reaaliaikaisesti seuraavien avulla Spend Monitor