Možno míňáte viac, než je potrebné. Zistite, ako môžete identifikovať, zhromažďovať a analyzovať svoje údaje o nákupoch pomocou analýzy výdavkov a analytiky výdavkov.
Tento nástroj pomáha CPO alebo CFO efektívnejšie spravovať finančné prostriedky a zlepšovať organizačné schopnosti v oblasti ich vynakladania.
Čítajte ďalej a dozviete sa základy analýzy výdavkov, ako môžete optimalizovať svoje obstarávanie a čo tým získate.
Čo je analýza výdavkov?
Informované rozhodnutia o obstarávaní musia zohľadňovať premenné založené na historických údajoch o nákupoch, nie len momentálny stav a plány.
Štruktúrovanou analýzou výdavkov získate dôležité informácie, ktoré vám pomôžu optimalizovať vaše zdroje. Vzhľadom na obrovské množstvo spracovávaných transakčných údajov ide skutočne o veľké množstvo údajov, najmä vo väčších spoločnostiach.
Analýza výdavkov sa snaží odpovedať na tri základné otázky:
- Čo kupujeme?
- Od koho nakupujeme?
- Dosahujeme sľúbené výsledky?
Moderný prístup k analýze výdavkov sa vo veľkých organizáciách a podnikoch používa už desaťročia. To, čo začalo ako kocka výdavkov– trojrozmerná analýza dodávateľov, kategórií položiek, nákladových stredísk, často ručne vypracovaná odbornými konzultantmi – sa vyvinula do samostatnej technologicky orientovanej softvérovej špecializácie.
Analýza výdavkov sa stala strategickým nástrojom pre CPO a CFO, ktorý im pomáha získať prehľad o výdavkoch, efektívnejšie spravovať zdroje a vzťahy s dodávateľmi a v neposlednom rade prijímať informované rozhodnutia v oblasti nákupu na základe údajov.
Je rozdiel medzi analýzou výdavkov a analytikou výdavkov?
Analýza výdavkovje systém zberu, spracovania a analýzy údajov o nákupoch. Táto disciplína pomáha optimalizovať výkonnosť nákupov v podniku prostredníctvom integrácie a vizualizácie podrobných údajov o nákupoch, ako sú ceny a kategórie položiek a ďalšie údaje o zdrojoch.
Cieľom je identifikovať nákupné vzorce prostredníctvom podrobného preskúmania údajov o obstarávaní.
Faktúry sú primárnym zdrojom údajov, ale možno použiť aj iné obchodné dokumenty a rôzne databázy. Proces analýzy výdavkov by mal byť priebežný a mal by využívať údaje v čo najreálnejšom čase. Spracované údaje, kľúčové ukazovatele a výsledky by mali byť pre zainteresované strany ľahko dostupné na riadiacom paneli.
Analýza výdavkovje termín, ktorý je do určitej miery zameniteľný s pojmom analýza výdavkov. Rozdiel spočíva v dôraze na konkrétny prípad použitia: výskum alebo projekt obstarávania.
Kroky na analýzu výdavkov
Väčšina organizácií a podnikov venuje značné množstvo času analýze svojich finančných, nákupných a obstarávacích procesov, aby našli spôsoby, ako efektívnejšie šetriť na výdavkoch a zároveň maximalizovať výnosy.
Tu sú základné kroky analýzy výdavkov:
- Načítanie údajov o obstarávaní
- Overte správnosť a úplnosť údajov
- Čistenie údajov a prehľad dodávateľov
- Umiestnite údaje podľa kategórií do hlbokých, štandardizovaných organizačných systémov.
- Analyzujte automatizované metriky údajov a referenčné hodnoty pre lepšiu prehľadnosť a okamžité informácie.
- Identifikujte možnosti úspor, efektívnosť procesov a možnosti vytvárania alebo renegociácie zmlúv.
Čo získate vďaka integrovanej analýze výdavkov
● Optimalizácia nákupu pre efektívne úspory nákladov a budúce možnosti úspor
Jedným z praktických spôsobov zobrazenia údajov je podľa kategórie nákupu. Údaje o nákupe podľa kategórií umožňujú manažérom kategórií a rozhodovateľom využiť svoje odborné znalosti na zníženie nákladov, konsolidáciu dodávateľov a pokrytie zmlúv.
● Informácie o strategickom sourcingu a vzoroch výdavkov
Vzorynákupov sú ľahšie dostupné na riadiacich paneloch, grafoch a tabuľkách. Plne integrované analytické nástroje poskytujú rôzne dynamické vizualizácie, ktoré umožňujú preskúmať údaje prostredníctvom filtrov a podrobných analýz – vrátane úrovne riadkov. Tento proces s pridanou hodnotou eliminuje zdĺhavé ručné vytváranie správ, takže vaši zamestnanci sa môžu vrátiť k práci na dôležitejších úlohách.
● Budujte efektívne vzťahy s dodávateľmi
Analýza výdavkov a analytika pomáhajú znížiť celkový počet dodávateľov, znížiť administratívne náklady a budovať dôležité vzťahy s dodávateľmi a strategickými dodávateľmi. Vylepšením zmluvných vzťahov na základe údajov môžete získať výhody v podobe konkurenčnejších cien a lepších platobných podmienok.
● Zefektívnenie procesov a efektívnosť od obstarávania po platbu
Pohľad na podrobné nákupné vzorce v rámci celej organizácie môže pomôcť zlepšiť dodávateľské reťazce a procesy. Analyzujte prepojenie s ďalšími zainteresovanými stranami a verejnými orgánmi, ako sú mestá, okresy a inštitúcie. Vyhnite sa zbytočným ľudským chybám vďaka zefektívneným procesom dokumentácie a presnej distribúcii údajov.
Ako získať prístup k vašim nákupným údajom
Analýza výdavkov je integrovaná do platformy Qvalia pre automatizáciu financií. S našim nástrojom Spend Monitor poskytnete rozhodovateľom v oblasti nákupu a financií okamžitý prehľad o vašich výdavkoch v reálnom čase, od najvyšších kategórií až po jednotlivé položky a ďalšie informácie. Pre viac informácií nás kontaktujte.
Vizualizujte a analyzujte svoje výdavky v reálnom čase pomocou nástroja Spend Monitor.