Het rendement op een investering in de automatisering van de crediteurenadministratie komt voornamelijk voort uit de kosten voor de verwerking van elke leveranciersfactuur: de tijd die uw team besteedt aan het ontvangen, controleren, goedkeuren en boeken ervan, en de kosten voor het oplossen van fouten die onderweg optreden. Om dit te berekenen, hebt u vier cijfers nodig: uw jaarlijkse factuurvolume, uw huidige kosten per factuur, de verwachte kosten per factuur na automatisering en de totale kosten van de oplossing.
De formule
Bereken eerst de jaarlijkse besparingen en vergelijk deze vervolgens met de kosten van de oplossing:
- Jaarlijkse besparing = factuurvolume × (huidige kosten per factuur − kosten per factuur na automatisering)
- ROI in het eerste jaar = (jaarlijkse besparingen − jaarlijkse exploitatiekosten − eenmalige kosten) ÷ (jaarlijkse exploitatiekosten + eenmalige kosten) × 100
- Terugverdientijd = eenmalige kosten ÷ maandelijkse nettobesparing, waarbij de maandelijkse nettobesparing = (jaarlijkse besparing − jaarlijkse exploitatiekosten) ÷ 12
Vanaf het tweede jaar vallen de eenmalige kosten weg en is het rendement op de investering doorgaans aanzienlijk hoger.
Stap 1: Bepaal je huidige kosten per factuur
Uw eigen uitgangssituatie is belangrijker dan welke benchmark dan ook. Verzamel deze gegevens over een representatieve periode, bijvoorbeeld de afgelopen 12 maanden:
- Jaarlijks factuurvolume, uitgesplitst naar de wijze waarop facturen worden ontvangen: op papier, als PDF via e-mail of als gestructureerde e-factuur.
- Tijd per factuur voor ontvangst, gegevensinvoer, afstemming met bestellingen, goedkeuring, boeking en archivering.
- De totale kosten per uur van de betrokken medewerkers, inclusief salaris, sociale lasten en overheadkosten.
- Het percentage facturen dat als uitzondering handmatig moet worden afgehandeld, en de tijd die het kost om elke uitzondering op te lossen.
- Directe kosten zoals scanservices, verzendkosten, opslagkosten, boetes voor te late betaling en kortingen voor vroegtijdige betaling die u vandaag misloopt.
Vermenigvuldig de totale verwerkingstijd met de kosten per uur, tel daar de directe kosten bij op en deel het geheel door het aantal facturen. Dat is uw huidige kostprijs per factuur.
Stap 2: Maak een schatting van de kosten na automatisering
Aan de hand van benchmarks kun je nagaan of je aannames redelijk zijn. In het rapport ‘State of ePayables 2025’ van Ardent Partners bedroegen de gemiddelde kosten voor het verwerken van een factuur 12,42 dollar, tegenover 2,65 dollar voor de best presterende crediteurenafdelingen. De gemiddelde verwerkingstijd bedroeg 8,2 dagen, terwijl organisaties die gebruik maakten van geavanceerde automatisering deze terugbrachten tot 2,9 dagen. Uit eerder onderzoek van Ardent Partners uit 2024 bleek dat de best presterende teams 9% van hun facturen als uitzonderingen markeerden, minder dan de helft van het percentage van hun collega’s.
Gebruik deze cijfers als richtlijn, niet als uw definitieve resultaat. Baseer uw schatting op de veranderingen in uw eigen proces: welke stappen komen te vervallen, welke gaan sneller en hoeveel facturen moeten nog handmatig worden verwerkt?
Stap 3: Tel de totale investering bij elkaar op
Houd rekening met alle kosten die het project met zich meebrengt, niet alleen de licentiekosten:
- Abonnements- of licentiekosten.
- Implementatie en integratie met uw ERP- of boekhoudsysteem.
- Het inwerken van leveranciers, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat ze e-facturen gaan versturen.
- Opleiding voor het financiële team en voor goedkeurders in andere afdelingen.
- Interne projecttijd van de afdelingen Financiën en IT.
Een uitgewerkt voorbeeld
De onderstaande cijfers dienen ter illustratie. Vervang ze door uw eigen cijfers.
- 20.000 facturen per jaar, waarvan de handmatige verwerking per stuk 12 minuten in beslag neemt.
- De totale kosten bedragen 45 euro per uur, wat neerkomt op 9,00 euro per factuur en 180.000 euro per jaar.
- Na de automatisering daalt de gemiddelde verwerkingstijd tot 4 minuten, inclusief de facturen die nog handmatig moeten worden afgehandeld. Dat komt neer op € 3,00 per factuur en € 60.000 per jaar.
- Jaarlijkse besparing: 120.000 euro.
- Kosten: 30.000 euro per jaar aan abonnementsgelden en 25.000 euro aan eenmalige implementatiekosten.
ROI in het eerste jaar: (€ 120.000 − € 30.000 − € 25.000) ÷ (€ 30.000 + € 25.000) × 100 = 118%. De maandelijkse nettobesparing bedraagt € 7.500, dus de eenmalige kosten zijn in iets meer dan drie maanden terugverdiend. Vanaf het tweede jaar bedraagt de nettobesparing € 90.000 per jaar.
Voordelen die moeilijker in cijfers uit te drukken zijn
Een deel van de meerwaarde komt niet tot uiting in het aantal bespaarde uren. Beschouw dit als een bijkomend voordeel, of schat een voorzichtige waarde in op basis van de beschikbare gegevens:
- Minder fouten en dubbele betalingen, omdat factuurgegevens worden gecontroleerd voordat ze worden geboekt.
- Kortere doorlooptijden, waardoor kortingen bij vroegtijdige betaling haalbaar worden en leveranciers op tijd worden betaald.
- Een beter overzicht van de verplichtingen en de te verwachten kasuitgaven.
- Een volledig audittraject waarin wordt bijgehouden wie wat heeft goedgekeurd en wanneer.
- Voldoet u aan de vereisten voor elektronische facturering op de markten waar u inkoopt en verkoopt?
Hoe gestructureerde e-facturen de berekening veranderen
Bij handmatige crediteurenadministratie is het invoeren van factuurgegevens in het systeem doorgaans de grootste kostenpost. Een papieren factuur moet worden gescand en geïnterpreteerd. Een PDF-bestand moet worden ingelezen of handmatig worden ingevoerd. Een gestructureerde e-factuur die via het Peppol-netwerk wordt ontvangen, komt binnen als gegevens die bij ontvangst kunnen worden gevalideerd en zonder herinvoer kunnen worden doorgestuurd voor goedkeuring en boeking.
Hoe hoger het aandeel van gestructureerde e-facturen, hoe lager uw kosten per factuur. Houd bij het berekenen van het rendement (ROI) rekening met de verwachte verandering in dat aandeel, jaar na jaar. In het kader van het EU-pakket „BTW in het digitale tijdperk“ (ViDA) kunnen lidstaten sinds april 2025 binnenlandse e-facturering verplicht stellen zonder speciale toestemming van de Raad, en België, Polen en Frankrijk hebben in 2026 verplichte B2B-e-facturering ingevoerd. In veel markten zal het aandeel van gestructureerde facturen stijgen, of u daar nu rekening mee houdt of niet.
Veelgemaakte fouten bij het schatten van de ROI
- Een benchmark gebruiken in plaats van je eigen uitgangspunt.
- Hierbij wordt alleen rekening gehouden met de tijd die nodig is voor het invoeren van gegevens, en worden uitzonderingen, goedkeuringen en kosten voor te late betaling buiten beschouwing gelaten.
- Ervan uitgaande dat alle leveranciers vanaf dag één e-facturen versturen.
- De tijd die aan interne projecten wordt besteed, buiten de investering laten.
Waar Qvalia past
Qvalia ontvangt facturen van leveranciers in de vorm van Peppol-e-facturen, EDI of PDF, en zet PDF-facturen via data-capture om in gestructureerde gegevens. Facturen kunnen zowel via de webinterface als via de mobiele app worden gecontroleerd en goedgekeurd, en boekingsvoorstellen versnellen het toewijzen van boekhoudcodes vóór het boeken.
Wilt u een offerte op basis van uw eigen factuurvolumes? Neem dan contact met ons op, dan bekijken we de cijfers samen met u.
Gerelateerde artikelen
Qvalia is nu beschikbaar voor iPhone en Android voor het goedkeuren van facturen en het automatiseren van de crediteurenadministratie. Bekijk, keur goed en beheer factuurworkflows waar u ook bent.
Onder 'Integrated Digital Trade' (IDT) wordt verstaan: de naadloze uitwisseling van goederen, diensten en informatie tussen bedrijven via digitale platforms en technologieën.
Factuurautomatisering, een verzamelnaam voor technologieën die een revolutie teweegbrengen in de manier waarop bedrijven hun financiële processen beheren, betekent een doorbraak voor financiële afdelingen en teams die zich bezighouden met crediteuren- en debiteurenbeheer.