Ako vypočítať návratnosť investícií do automatizácie účtovných záväzkov

Prežitie a prosperovanie na dnešnom konkurenčnom trhu si vyžaduje sledovanie trendov a vývoja v odvetví a hľadanie spôsobov, ako poskytovať väčšiu hodnotu ako vaši konkurenti.

Táto nadmerná koncentrácia na rast a konverzie a túžba po vyššom predaji, tržbách a zisku znamená, že mnohé spoločnosti ignorujú skrytú hodnotu, ktorá čaká na objavenie v ich kritických interných finančných procesoch.

Jednou z oblastí, ktorú mnohé podniky často prehliadajú, sú záväzky (AP) a hodnota, ktorú ponúka automatizácia AP.

Rozruch okolo automatizácie AP nemusí byť taký veľký ako v prípade automatizácie marketingu alebo predaja, ale jej vplyv je významný. Táto technológia vytvára hodnotu zefektívnením procesov účtovných záväzkov a poskytuje vám lepšiu kontrolu nad vašimi finančnými procesmi.

A hoci automatizácia AP negeneruje príjmy, môže priniesť významné úspory nákladov, ak viete, kde hľadať.

Ako teda môžete vypočítať návratnosť investície do automatizácie účtovných záväzkov? Poďme to zistiť.

Žiadna spoločnosť nevyrába všetky nástroje, materiály a služby, ktoré potrebuje. Väčšina z nich nakupuje to, čo potrebuje, od tretích strán, ktoré fungujú ako dodávatelia. Pohľadávky sú časťou podnikových financií, ktorá sa zameriava na správu platieb vašim dodávateľom. Väčšina, ale nie všetky tieto výdavky sú objednávané vopred.

Dodávateľ zvyčajne dodá produkt a zašle faktúru vašej organizácii na úhradu. Presné podrobnosti tohto procesu sa líšia v závislosti od povahy objednávky, odvetvia a individuálnych obchodných protokolov.

Niektoré finančné tímy rozlišujú medzi záväzkami a obchodnými záväzkami. Záväzky sú zvyčajne zastrešujúcim pojmom, ktorý zahŕňa všetky krátkodobé dlhy, ktoré má podnik voči svojim dodávateľom. Obchodné záväzky zahŕňajú iba produkty súvisiace so zásobami, ktoré sú potrebné na prevádzku väčšiny podniku.

Napríklad obchod s potravinami má potraviny a nápoje ako súčasť záväzkov z obchodného styku. Dodávatelia čistiacich prostriedkov však môžu byť považovaní iba za záväzky z obchodného styku.

Môžete sa tiež stretnúť s pojmom „pohľadávky“, ktorý v podstate predstavuje analogický proces pre dodávateľa. Keď zaplatíte svojim dodávateľom, získate záznam vo svojich záväzkoch a dodávatelia pridajú podobný záznam do svojich pohľadávok.

Inými slovami, ide o jednu zo základných funkcií, kde sa obchodné vzťahy prejavujú v praxi.

Tieto platby zahŕňajú viacero krokov a nie všetky z nich musia byť vykonávané ručne.

Faktúry prichádzajú do spoločnosti prostredníctvom e-mailov, fyzických dokumentov a čoraz častejšie aj elektronických faktúr prostredníctvom špecializovaných elektronických sietí, ako je Peppol. Musia prejsť procesom schvaľovania, kontroly, archivácie a nakoniec platby. Ešte predtým však niekto musí dokumenty roztriediť a usporiadať.

Aby sa predišlo chybám, finančné tímy a jednotliví nákupcovia musia skontrolovať každú faktúru a uistiť sa, že dohodnutá suma je správna. Ku každej faktúre musia byť priložené relevantné informácie, ako napríklad kontext nákupu a podrobnosti objednávky. Tento zdĺhavý proces zvyčajne zahŕňa vysledovanie objednávky až k jej dodávateľovi.

Aj jedna chýbajúca alebo nesprávne odoslaná faktúra môže spôsobiť oneskorenie budúcich dodávok, čo môže ohroziť vašu schopnosť obsluhovať zákazníkov.

Môže tiež spôsobiť únik kapitálu, napríklad v dôsledku nesprávneho spravovania DPH, dvojitých platieb a preplatkov.

Sledovanie zmien vo vašej súvahe AP z roka na rok vám poskytuje prehľad o smerovaní spoločnosti. Napríklad nárast zostatku naznačuje, že organizácia nakupuje viac produktov a služieb na úver. AP je teda užitočným nástrojom na riadenie cash flow.

Každý krok vyžaduje čas spoločnosti na dokončenie. Pri výpočte nákladov vašej organizácie na činnosti súvisiace s pohľadávkami zohľadnite mzdu.

Čo môžete získať automatizáciou správy výdavkov na záväzky? Odpoveďou je viac než len príjmy, pretože efektívny a zjednodušený platobný systém nepriamo zvyšuje šance vášho podnikania na úspech.

Pokúšať sa spravovať záväzky ručne môže viesť k oneskoreným platbám dodávateľom, ktorí vám nielen účtujú pokuty, ale budú aj menej ochotní s vami spolupracovať a podporovať vašu značku.

Kvalita produktov a služieb, ktoré vaša organizácia vytvára, priamo súvisí s materiálmi, ktoré dostávate od dodávateľov. Zlé plánovanie platieb môže viesť k zníženiu kvality, čo môže oslabiť silu vašej značky medzi potenciálnymi kupujúcimi.

Je ťažké, aby vaša spoločnosť rástla, keď neefektívne AP brzdí váš pracovný tok. Hľadanie spôsobov, ako rozšíriť zoznam dodávateľov bez zaťaženia vašich zamestnancov, by malo byť prioritou.

Chyby AP môžu byť nákladné a poškodiť hospodárske výsledky vašej spoločnosti. Zastaraný softvér alebo procesy, prípadne ľudské chyby často vedú napríklad k chybám v oblasti DPH a platieb. Tieto chyby zase spôsobujú únik peňazí z vášho procesu, čo môže byť v rámci existujúcich operácií veľmi ťažké odhaliť. V organizáciách s veľkým objemom transakcií sa to môže každý rok nasčítať na značné sumy.

Výhody automatizácie sú známe každému progresívnemu špecialistovi, manažérovi alebo majiteľovi firmy. Outsourcingom opakovaných úloh softvéru a cloudovým službám ušetríte zamestnancom pracovný čas a znížite pravdepodobnosť ľudských chýb.

Účtovanie záväzkov je pre väčšinu podnikov stále procesom, ktorý si vyžaduje značnú manuálnu prácu. Poďme analyzovať vplyv automatizácie na vaše procesy účtovania záväzkov a zistiť, či môžete očakávať návratnosť vašej investície.

Automatizované AP prináša rôzne počiatočné investície, vrátane nasledujúcich:

Na výpočet návratnosti investícií (ROI) musíme zohľadniť aj to, čo vám automatizovaná služba AP prináša.

Čo vám prináša táto automatizovaná technológia spracovania? Poznanie toho, čo je „návratnosť“ v rámci „návratnosti investícií“, pomáha odôvodniť počiatočné náklady na implementáciu.

Optimalizáciou platobného systému vašej spoločnosti získate nielen okamžité výhody, ale aj ďalšie, ktoré sa prejavia neskôr.

Teraz, keď ste sa rozhodli zefektívniť operácie súvisiace s účtami splatnými vo vašej organizácii, aký je ďalší krok?

Porozprávajte sa so svojimi tímami. Komunikujte s finančným a IT oddelením, aby ste zistili, čo je potrebné vylepšiť v oblasti AP. Existujú nejaké zákonné alebo technické požiadavky, ktoré je potrebné zohľadniť?
Nájdite riešenie. Hľadajte služby, ktoré spĺňajú vaše preferencie. Aké sú typické spôsoby, akými vaša firma spracováva platobné informácie, a ako ich môže toto riešenie automatizovať? Vytvorte zoznam, aby ste mohli porovnať cenovú štruktúru a presné funkcie, ktoré sú inzerované. Identifikujte dodávateľov, ktorí sú najviac pripravení na budúcnosť. Dávajte si pozor na dodávateľov softvéru AP, ktorí neprijali digitálne myslenie pripravené na budúcnosť a iba digitalizujú včerajšie procesy.
Spolupracujte na implementácii. Využite členov svojho IT a účtovného tímu, aby ste zaistili bezproblémový prechod na automatizovaný systém. Ak je to možné, integrujte riešenie do svojho systému plánovania podnikových zdrojov.

Nestrácajte príjmy v ďalšom finančnom štvrťroku. Začnite čo najskôr využívať výhody automatického riadenia faktúr. Môže to byť jedna z najvýznamnejších investícií vášho finančného oddelenia.

Nerobte chybu, že sa zameriavate len na predaj a rast. Tieto dve oblasti sú nesmierne dôležité, ale existuje viacero spôsobov, ako dosiahnuť úspory nákladov a zvýšiť produktivitu v celej spoločnosti.

Automatizácia účtovných záväzkov spočíva v optimalizácii základných finančných úloh s cieľom znížiť náklady, eliminovať oneskorenia a minimalizovať narušenie vašich kľúčových procesov.

Získajte rýchly odhad návratnosti investícií do softvéru novej generácie pre účtovné oddelenie; vyplňte dvojminútový dotazník na výpočet návratnosti investícií do účtovného oddelenia.

Máte záujem zistiť, čo všetko môže automatizácia AP priniesť vašej spoločnosti? Chcete vedieť, ako vypočítať návratnosť investícií do automatizácie AP? Objednajte si ešte dnes ukážku s jedným z našich špecialistov na AP a začnite.