Návratnosť investície do automatizácie spracovania záväzkov vyplýva hlavne z nákladov na spracovanie každej faktúry od dodávateľa: z času, ktorý váš tím venuje jej prijatiu, kontrole, schváleniu a zaúčtovaniu, ako aj z nákladov na nápravu chýb, ktoré sa počas tohto procesu vyskytnú. Na jej výpočet potrebujete štyri čísla: váš ročný objem faktúr, súčasné náklady na jednu faktúru, očakávané náklady na jednu faktúru po automatizácii a celkové náklady na riešenie.
Vzorec
Najprv vypočítajte ročné úspory a potom ich porovnajte s nákladmi na dané riešenie:
- Ročné úspory = počet faktúr × (súčasná cena za faktúru − cena za faktúru po automatizácii)
- Návratnosť investície v prvom roku = (ročné úspory − ročné prevádzkové náklady − jednorazové náklady) ÷ (ročné prevádzkové náklady + jednorazové náklady) × 100
- Doba návratnosti = jednorazové náklady ÷ mesačné čisté úspory, pričom mesačné čisté úspory = (ročné úspory − ročné prevádzkové náklady) ÷ 12
Od druhého roka sa jednorazové náklady eliminujú a návratnosť investícií je zvyčajne podstatne vyššia.
Krok 1: Zistite si svoje súčasné náklady na jednu faktúru
Vaša vlastná východisková úroveň je dôležitejšia ako akýkoľvek referenčný ukazovateľ. Zozbierajte tieto údaje za reprezentatívne obdobie, napríklad za posledných 12 mesiacov:
- Ročný objem faktúr, rozdelený podľa spôsobu doručenia: v papierovej forme, vo formáte PDF e-mailom alebo ako štruktúrovaná elektronická faktúra.
- Čas potrebný na spracovanie jednej faktúry – prijatie, zadávanie údajov, porovnanie s objednávkami, schválenie, zaúčtovanie a archivácia.
- Celkové hodinové náklady na zúčastnených zamestnancov vrátane mzdy, sociálnych odvodov a režijných nákladov.
- Podiel faktúr, ktoré si ako výnimky vyžadujú ručné spracovanie, a čas potrebný na vyriešenie každej takejto výnimky.
- Priame náklady, ako sú služby skenovania, poštovné, skladovanie, poplatky za oneskorené platby a zľavy za včasnú platbu, o ktoré dnes prichádzate.
Vynásobte celkový čas spracovania hodinovou sadzbou, pripočítajte priame náklady a vydelite objemom faktúr. To je vaša aktuálna cena na jednu faktúru.
Krok 2: Odhadnite náklady po automatizácii
Referenčné hodnoty vám pomáhajú overiť, či sú vaše predpoklady opodstatnené. Podľa správy „State of ePayables 2025“ spoločnosti Ardent Partners predstavovali priemerné náklady na spracovanie faktúry 12,42 USD, zatiaľ čo u najvýkonnejších tímov zodpovedných za účtovníctvo pohľadávok to bolo 2,65 USD. Priemerná doba spracovania bola 8,2 dňa, zatiaľ čo organizácie využívajúce pokročilú automatizáciu ju skrátili na 2,9 dňa. Predchádzajúci prieskum spoločnosti Ardent Partners z roku 2024 zistil, že najvýkonnejšie tímy označili 9 % svojich faktúr za výnimky, čo je menej ako polovica miery ich konkurentov.
Tieto čísla použite ako orientačný bod, nie ako konečný výsledok. Odhad založte na tom, čo sa vo vašom vlastnom procese zmení: ktoré kroky zaniknú, ktoré sa zrýchlia a koľko faktúr bude aj naďalej vyžadovať ručné spracovanie.
Krok 3: Spočítajte celkovú investíciu
Zahrňte všetky náklady spojené s projektom, nielen náklady na licenciu:
- Poplatky za predplatné alebo licenčné poplatky.
- Implementácia a integrácia s vaším ERP alebo účtovným systémom.
- Začlenenie dodávateľov, napríklad s cieľom dosiahnuť, aby zasielali elektronické faktúry.
- Školenie pre finančný tím a pre osoby s schvaľovacou právomocou v ostatných oddeleniach.
- Čas venovaný interným projektom v oddeleniach financií a IT.
Príklad s riešením
Nižšie uvedené čísla slúžia len na ilustráciu. Nahraďte ich svojimi vlastnými.
- 20 000 faktúr ročne, pričom manuálne spracovanie každej z nich trvá 12 minút.
- Celkové náklady vo výške 45 € za hodinu, čo predstavuje 9,00 € na faktúru a 180 000 € ročne.
- Po zavedení automatizácie sa priemerná doba spracovania znížila na 4 minúty, a to vrátane faktúr, ktoré si stále vyžadujú ručné spracovanie. To predstavuje 3,00 € na faktúru a 60 000 € ročne.
- Ročné úspory: 120 000 €.
- Náklady: 30 000 € ročne na predplatné a 25 000 € na jednorazové náklady na implementáciu.
Návratnosť investície v prvom roku: (120 000 € − 30 000 € − 25 000 €) ÷ (30 000 € + 25 000 €) × 100 = 118 %. Mesačná čistá úspora je 7 500 €, takže jednorazové náklady sa vrátia za niečo málo viac ako tri mesiace. Od druhého roka je čistá úspora 90 000 € ročne.
Výhody, ktoré sa ťažšie vyjadrujú v číslach
Časť tejto hodnoty sa nezobrazuje ako ušetrené hodiny. Považujte to za pridanú hodnotu alebo v prípadoch, kde máte k dispozícii údaje, stanovte konzervatívnu hodnotu:
- Menej chýb a duplicitných platieb, pretože údaje z faktúr sa overujú ešte pred ich zaúčtovaním.
- Kratšie doby cyklu, vďaka ktorým je možné získať zľavy za včasnú platbu a zabezpečiť, aby dodávatelia dostávali platby včas.
- Lepší prehľad o záväzkoch a nadchádzajúcich výdavkoch.
- Úplný auditný záznam o tom, kto čo schválil a kedy.
- Pripravenosť na požiadavky týkajúce sa elektronickej fakturácie na trhoch, na ktorých nakupujete a predávate.
Ako štruktúrované elektronické faktúry menia spôsob výpočtu
Pri manuálnom spracovaní záväzkov je zvyčajne najväčšou jednotlivou nákladovou položkou vkladanie údajov z faktúr do systému. Papierovú faktúru je potrebné naskenovať a spracovať. Súbor PDF je potrebné digitalizovať alebo ručne zadávať. Štruktúrovaná elektronická faktúra prijatá prostredníctvom siete Peppol prichádza vo forme údajov, ktoré je možné pri prijatí overiť a bez ďalšieho zadávania odoslať na schválenie a zaúčtovanie.
Čím vyšší je podiel štruktúrovaných elektronických faktúr, tým nižšie sú vaše náklady na jednu faktúru. Pri výpočte návratnosti investícií (ROI) zohľadnite očakávanú zmenu tohto podielu rok po roku. V rámci balíka opatrení EÚ „DPH v digitálnej ére“ (ViDA) môžu členské štáty od apríla 2025 vyžadovať domáce elektronické fakturovanie bez osobitného povolenia Rady, pričom Belgicko, Poľsko a Francúzsko zaviedli povinné elektronické fakturovanie medzi podnikmi (B2B) v roku 2026. Na mnohých trhoch sa podiel štruktúrovaných faktúr zvýši bez ohľadu na to, či s tým počítate, alebo nie.
Bežné chyby pri odhadovaní návratnosti investícií (ROI)
- Použitie referenčnej hodnoty namiesto vlastnej východiskovej hodnoty.
- Pri zohľadnení iba času potrebného na zadávanie údajov a bez započítania výnimiek, schválení a poplatkov za oneskorené platby.
- Za predpokladu, že všetci dodávatelia budú posielať elektronické faktúry už od prvého dňa.
- Vnútropodnikový čas venovaný projektu sa nezapočítava do investície.
Kde sa Qvalia hodí
Spoločnosť Qvalia prijíma faktúry od dodávateľov vo forme elektronických faktúr Peppol, EDI alebo PDF a pomocou funkcie digitalizácie prevádza faktúry vo formáte PDF na štruktúrované údaje. Faktúry je možné kontrolovať a schvaľovať cez web aj v mobilnej aplikácii, pričom návrhy na zaúčtovanie urýchľujú priradenie účtovných kódov pred samotným zaúčtovaním.
Chcete cenovú ponuku na základe vášho objemu faktúr? Kontaktujte nás a spoločne prejdeme všetky čísla.
Súvisiace články
Aplikácia Qvalia je teraz k dispozícii pre zariadenia iPhone a Android a slúži na schvaľovanie faktúr a automatizáciu účtovníctva. Prezerajte, schvaľujte a spravujte pracovné postupy súvisiace s faktúrami kdekoľvek a kedykoľvek.
Integrovaný digitálny obchod (IDT) označuje plynulú výmenu tovarov, služieb a informácií medzi spoločnosťami prostredníctvom digitálnych platforiem a technológií.
Automatizácia faktúr, súhrnný termín pre technológie, ktoré revolučným spôsobom menia spôsob, akým podniky spravujú svoje finančné procesy, je prelomovou zmenou pre tímy zodpovedné za financie, pohľadávky a záväzky.