Wie Sie den ROI für Ihre Investition in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung berechnen können

Die Rendite einer Investition in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ergibt sich hauptsächlich aus den Kosten für die Bearbeitung jeder einzelnen Lieferantenrechnung: der Zeit, die Ihr Team für den Empfang, die Prüfung, die Freigabe und die Verbuchung aufwendet, sowie den Kosten für die Behebung von Fehlern, die dabei auftreten. Um diese zu berechnen, benötigen Sie vier Zahlen: Ihr jährliches Rechnungsvolumen, Ihre aktuellen Kosten pro Rechnung, die erwarteten Kosten pro Rechnung nach der Automatisierung und die Gesamtkosten der Lösung.

Berechnen Sie zunächst die jährlichen Einsparungen und vergleichen Sie diese dann mit den Kosten der Lösung:

Ab dem zweiten Jahr entfallen die einmaligen Kosten, und die Kapitalrendite ist in der Regel deutlich höher.

Ihre eigene Ausgangsbasis ist wichtiger als jeder Vergleichswert. Erfassen Sie diese Daten für einen repräsentativen Zeitraum, beispielsweise die letzten 12 Monate:

Multiplizieren Sie die Gesamtbearbeitungszeit mit den Stundenkosten, addieren Sie die direkten Kosten hinzu und dividieren Sie das Ergebnis durch das Rechnungsvolumen. Das ergibt Ihre aktuellen Kosten pro Rechnung.

Benchmarks helfen Ihnen dabei, zu überprüfen, ob Ihre Annahmen realistisch sind. Laut dem Bericht „State of ePayables 2025“ von Ardent Partners beliefen sich die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung auf 12,42 US-Dollar, während die leistungsstärksten Kreditorenteams nur 2,65 US-Dollar verzeichneten. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit betrug 8,2 Tage, während Unternehmen, die fortschrittliche Automatisierung einsetzten, diese auf 2,9 Tage reduzierten. Eine frühere Studie von Ardent Partners aus dem Jahr 2024 ergab, dass die leistungsstärksten Teams 9 % ihrer Rechnungen als Ausnahmen kennzeichneten – weniger als die Hälfte des Wertes ihrer Mitbewerber.

Verwenden Sie diese Zahlen als Anhaltspunkt, nicht als Ihr Ergebnis. Stützen Sie Ihre Schätzung darauf, was sich in Ihrem eigenen Prozess ändert: Welche Schritte entfallen, welche werden schneller und wie viele Rechnungen müssen weiterhin manuell bearbeitet werden?

Berücksichtigen Sie alle Kosten, die durch das Projekt entstehen, nicht nur die Lizenzkosten:

Die folgenden Zahlen dienen nur zur Veranschaulichung. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

ROI im ersten Jahr: (120.000 € − 30.000 € − 25.000 €) ÷ (30.000 € + 25.000 €) × 100 = 118 %. Die monatlichen Nettoeinsparungen betragen 7.500 €, sodass sich die einmaligen Kosten in etwas mehr als drei Monaten amortisieren. Ab dem zweiten Jahr belaufen sich die Nettoeinsparungen auf 90.000 € pro Jahr.

Ein Teil des Nutzens lässt sich nicht in Form von eingesparten Stunden ausweisen. Betrachten Sie dies als zusätzlichen Vorteil oder legen Sie einen konservativen Wert fest, sofern Ihnen entsprechende Daten vorliegen:

Bei der manuellen Kreditorenbuchhaltung ist der größte Einzelposten in der Regel die Erfassung der Rechnungsdaten im System. Eine Papierrechnung muss gescannt und ausgewertet werden. Eine PDF-Datei muss erfasst oder manuell eingegeben werden. Eine strukturierte E-Rechnung, die über das Peppol-Netzwerk eingeht, wird als Daten übermittelt, die beim Eingang validiert und ohne erneute Eingabe zur Genehmigung und Buchung weitergeleitet werden können.

Je höher der Anteil strukturierter E-Rechnungen ist, desto geringer sind Ihre Kosten pro Rechnung. Berücksichtigen Sie bei der Berechnung des ROI die erwartete jährliche Veränderung dieses Anteils. Im Rahmen des EU-Pakets „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) können die Mitgliedstaaten seit April 2025 die elektronische Rechnungsstellung im Inland ohne besondere Genehmigung des Rates vorschreiben, und Belgien, Polen und Frankreich haben 2026 die obligatorische elektronische B2B-Rechnungsstellung eingeführt. In vielen Märkten wird der Anteil strukturierter Rechnungen steigen, unabhängig davon, ob Sie dies einplanen oder nicht.

Qvalia empfängt Lieferantenrechnungen als Peppol-E-Rechnungen, per EDI oder als PDF und wandelt PDF-Rechnungen durch Erfassung in strukturierte Daten um. Rechnungen können im Web und in der mobilen App geprüft und genehmigt werden, und Buchungsvorschläge beschleunigen die Kontierung vor der Verbuchung.

Möchten Sie einen Kostenvoranschlag auf Basis Ihres eigenen Rechnungsvolumens? Kontaktieren Sie uns, dann gehen wir die Zahlen gemeinsam mit Ihnen durch.