Návratnost investice do automatizace účtování závazků vyplývá především z nákladů spojených se zpracováním každé dodavatelské faktury: z času, který váš tým stráví jejím přijetím, kontrolou, schválením a zaúčtováním, a z nákladů na nápravu případných chyb, ke kterým během tohoto procesu dojde. K výpočtu potřebujete čtyři údaje: váš roční objem faktur, současné náklady na jednu fakturu, očekávané náklady na jednu fakturu po automatizaci a celkové náklady na dané řešení.
Vzorec
Nejprve vypočítejte roční úspory a poté je porovnejte s náklady na dané řešení:
- Roční úspory = počet faktur × (současná cena za fakturu − cena za fakturu po automatizaci)
- Návratnost investice v prvním roce = (roční úspory − roční provozní náklady − jednorázové náklady) ÷ (roční provozní náklady + jednorázové náklady) × 100
- Doba návratnosti = jednorázové náklady ÷ měsíční čisté úspory, kde měsíční čisté úspory = (roční úspory − roční provozní náklady) ÷ 12
Od druhého roku již jednorázové náklady odpadají a návratnost investic je obvykle podstatně vyšší.
Krok 1: Určete své současné náklady na jednu fakturu
Vaše vlastní výchozí úroveň je důležitější než jakýkoli srovnávací ukazatel. Shromážděte tyto údaje za reprezentativní období, například za posledních 12 měsíců:
- Roční objem faktur podle způsobu doručení: v tištěné podobě, jako soubor PDF e-mailem nebo jako strukturovaná elektronická faktura.
- Čas potřebný na jednu fakturu pro její přijetí, zadání údajů, porovnání s objednávkami, schválení, zaúčtování a archivaci.
- Celkové hodinové náklady na zapojené osoby, včetně mzdy, sociálních odvodů a režijních nákladů.
- Podíl faktur, které je třeba jako výjimky zpracovat ručně, a čas potřebný k vyřešení každé výjimky.
- Přímé náklady, jako jsou služby skenování, poštovné, skladování, poplatky za opožděné platby a slevy za včasné platby, o které dnes přicházíte.
Vynásobte celkovou dobu zpracování hodinovou sazbou, připočtěte přímé náklady a vydělte výsledek počtem faktur. To je vaše aktuální náklady na jednu fakturu.
Krok 2: Odhadněte náklady po zavedení automatizace
Srovnávací údaje vám pomohou ověřit, zda jsou vaše předpoklady opodstatněné. Ve zprávě „State of ePayables 2025“ společnosti Ardent Partners činily průměrné náklady na zpracování faktury 12,42 USD, zatímco u nejvýkonnějších týmů zabývajících se závazky to bylo 2,65 USD. Průměrná doba zpracování činila 8,2 dne, zatímco organizace využívající pokročilou automatizaci ji zkrátily na 2,9 dne. Dřívější výzkum společnosti Ardent Partners z roku 2024 zjistil, že nejvýkonnější týmy označily 9 % svých faktur jako výjimky, což je méně než polovina míry u ostatních týmů.
Tyto údaje berte jako orientační, nikoli jako konečný výsledek. Odhad vycházejte z toho, jaké změny nastanou ve vašem vlastním procesu: které kroky odpadnou, které se zrychlí a kolik faktur bude i nadále vyžadovat ruční zpracování.
Krok 3: Sečtěte celkovou investici
Zahrňte všechny náklady spojené s projektem, nejen cenu licence:
- Poplatky za předplatné nebo licence.
- Implementace a integrace s vaším ERP systémem nebo účetním systémem.
- Zapracování dodavatelů, například s cílem přimět je k zasílání elektronických faktur.
- Školení pro finanční tým a pro osoby s rozhodovací pravomocí v jiných odděleních.
- Čas strávený na interních projektech v odděleních financí a IT.
Příklad s výpočtem
Níže uvedené údaje slouží pouze jako příklad. Nahraďte je svými vlastními.
- 20 000 faktur ročně, přičemž ruční zpracování každé z nich trvá 12 minut.
- Celkové náklady činí 45 € za hodinu, což představuje 9,00 € na jednu fakturu a 180 000 € ročně.
- Po zavedení automatizace se průměrná doba zpracování zkrátí na 4 minuty, a to i včetně faktur, které stále vyžadují ruční zásah. To představuje 3,00 € na fakturu a 60 000 € ročně.
- Roční úspory: 120 000 €.
- Náklady: 30 000 € ročně na předplatné a 25 000 € na jednorázové náklady na zavedení.
Návratnost investice v prvním roce: (120 000 € − 30 000 € − 25 000 €) ÷ (30 000 € + 25 000 €) × 100 = 118 %. Měsíční čistá úspora činí 7 500 €, takže jednorázové náklady se vrátí za něco málo přes tři měsíce. Od druhého roku činí čistá úspora 90 000 € ročně.
Výhody, které se obtížněji vyčíslují
Část přínosu se neprojeví jako ušetřený čas. Berte to jako bonus, nebo v případech, kde máte k dispozici data, stanovte konzervativní hodnotu:
- Méně chyb a duplicitních plateb, protože údaje z faktur se ověřují ještě před jejich zaúčtováním.
- Kratší doby cyklu, díky nimž lze využít slevy za včasnou platbu a zajistit včasné proplacení dodavatelům.
- Lepší přehled o závazcích a očekávaných peněžních výdajích.
- Úplný přehled o tom, kdo co a kdy schválil.
- Připravenost na požadavky týkající se elektronické fakturace na trzích, kde nakupujete a prodáváte.
Jak strukturované elektronické faktury mění způsob výpočtu
Při ručním zpracování závazků představuje největší jednotlivou nákladovou položku obvykle zadávání údajů z faktur do systému. Papírovou fakturu je třeba naskenovat a rozpoznat. Soubor PDF je třeba naskenovat nebo ručně zadat. Strukturovaná elektronická faktura přijatá prostřednictvím sítě Peppol přichází ve formě dat, která lze ihned po přijetí ověřit a předat ke schválení a zaúčtování bez nutnosti opětovného zadávání.
Čím vyšší je podíl strukturovaných elektronických faktur, tím nižší jsou vaše náklady na jednu fakturu. Při výpočtu návratnosti investic (ROI) zohledněte očekávanou změnu tohoto podílu v jednotlivých letech. V rámci balíčku EU „DPH v digitálním věku“ (ViDA) mohou členské státy od dubna 2025 vyžadovat domácí elektronickou fakturaci bez zvláštního povolení Rady, přičemž Belgie, Polsko a Francie zavedly povinnou elektronickou fakturaci mezi podniky (B2B) v roce 2026. Na mnoha trzích podíl strukturovaných faktur poroste, ať už s tím počítáte, nebo ne.
Časté chyby při odhadování návratnosti investic (ROI)
- Použití referenční hodnoty namísto vlastní výchozí hodnoty.
- Při zohlednění pouze času stráveného zadáváním dat a bez započítání výjimek, schvalování a poplatků za opožděné platby.
- Za předpokladu, že všichni dodavatelé budou od prvního dne zasílat elektronické faktury.
- Vynaložený čas na interní projekty se do investice nezapočítává.
Kde má Qvalia své místo
Společnost Qvalia přijímá faktury od dodavatelů ve formě elektronických faktur Peppol, EDI nebo PDF a pomocí funkce digitalizace převádí faktury ve formátu PDF na strukturovaná data. Faktury lze kontrolovat a schvalovat na webu i v mobilní aplikaci, přičemž návrhy zaúčtování urychlují přiřazování účtů před zaúčtováním.
Chcete cenovou nabídku na základě objemu vašich faktur? Kontaktujte nás a společně s vámi probereme čísla.
Související články
Aplikace Qvalia je nyní k dispozici pro iPhone a Android a umožňuje schvalování faktur a automatizaci účtování závazků. Prohlížejte, schvalujte a spravujte pracovní postupy související s fakturami, ať jste kdekoli.
Integrovaný digitální obchod (IDT) označuje plynulou výměnu zboží, služeb a informací mezi společnostmi prostřednictvím digitálních platforem a technologií.
Automatizace fakturace, souhrnný termín pro technologie, které revolučním způsobem mění způsob, jakým podniky spravují své finanční procesy, představuje zásadní změnu pro týmy zabývající se financemi, závazky a pohledávkami.