Jak vypočítat návratnost investic do automatizace účtů payable

Abychom v dnešním konkurenčním prostředí přežili a prosperovali, musíme držet krok s trendy a vývojem v oboru a hledat způsoby, jak nabídnout větší hodnotu než konkurence.

Tento nadměrný důraz na růst a konverze a touha po vyšších tržbách, příjmech a ziscích vede k tomu, že mnoho společností ignoruje skrytou hodnotu, která čeká na objevení v jejich klíčových interních finančních procesech.

Jednou z oblastí, kterou mnoho podniků často přehlíží, jsou závazky (AP) a hodnota, kterou nabízí automatizace AP.

O automatizaci AP se možná nemluví tolik jako o automatizaci marketingu nebo prodeje, ale její dopad je významný. Tato technologie vytváří hodnotu tím, že zefektivňuje procesy účtování závazků a poskytuje vám lepší kontrolu nad vašimi finančními procesy.

Ačkoli automatizace AP negeneruje příjmy, může přinést významné úspory nákladů, pokud víte, kde hledat.

Jak tedy můžete vypočítat návratnost investice do automatizace účtů splatných? Pojďme to zjistit.

Žádná společnost nevyrábí všechny nástroje, materiály a služby, které potřebuje. Většina z nich nakupuje potřebné věci od třetích stran, které fungují jako dodavatelé. Účty splatné jsou součástí podnikových financí, které se zaměřují na správu plateb vašim dodavatelům. Většina, ale ne všechny tyto výdaje jsou objednávány předem.

Obvykle dodavatel dodá produkt a zašle vaší organizaci fakturu k úhradě. Přesné podrobnosti tohoto procesu se liší v závislosti na povaze objednávky, odvětví a individuálních obchodních protokolech.

Některé finanční týmy rozlišují mezi závazky z obchodního styku a závazky z dodavatelských vztahů. Závazky z obchodního styku jsou obecně pojmem, který zahrnuje všechny krátkodobé dluhy, které má podnik vůči svým dodavatelům. Závazky z dodavatelských vztahů zahrnují pouze produkty související se zásobami, které jsou nezbytné pro provoz většiny podniku.

Například obchod s potravinami má potraviny a nápoje jako součást obchodních závazků. Dodavatelé čisticích prostředků však mohou být považováni pouze za závazky.

Můžete se také setkat s pojmem „pohledávky“, který v podstatě představuje analogický proces pro dodavatele. Když zaplatíte svým dodavatelům, získáte záznam ve svých závazcích a dodavatelé přidají podobný záznam do svých pohledávek.

Jinými slovy, jedná se o jednu z klíčových funkcí, kde se obchodní vztahy projevují v praxi.

Provádění těchto plateb zahrnuje několik kroků, které však nemusí být všechny prováděny ručně.

Faktury přicházejí do společnosti prostřednictvím e-mailů, fyzických dokumentů a stále častěji také elektronických faktur využívajících specializované elektronické sítě, jako je Peppol. Musí projít procesem schvalování, kontroly, archivace a nakonec i platby. Ještě předtím je však nutné dokumenty roztřídit a uspořádat.

Aby se předešlo chybám, musí finanční týmy a jednotliví nákupčí zkontrolovat každou fakturu a ujistit se, že dohodnutá částka je správná. Ke každé faktuře musí být také přiloženy relevantní informace, jako je kontext nákupu a podrobnosti objednávky. Tento zdlouhavý proces obvykle zahrnuje zpětné dohledání objednávky až k dodavateli.

I jedna chybějící nebo nesprávně předložená faktura může mít za následek zpoždění budoucích dodávek, což může ohrozit vaši schopnost obsluhovat zákazníky.

Může také způsobit únik kapitálu, například v důsledku nesprávného řízení DPH, dvojích plateb a přeplatků.

Sledování toho, jak se vaše rozvaha AP mění z roku na rok, vám poskytne vhled do směřování společnosti. Například nárůst zůstatku naznačuje, že organizace nakupuje více produktů a služeb na úvěr. AP je tedy užitečným nástrojem pro řízení cash flow.

Každý krok vyžaduje čas, který společnost musí věnovat jeho dokončení. Při výpočtu nákladů, které vaší organizaci vznikají v souvislosti s účtováním závazků, zohledněte mzdy.

Co můžete získat automatizací správy výdajů na závazky? Odpověď je více než jen příjmy, protože efektivní a zjednodušený platební systém nepřímo zvyšuje šanci vašeho podnikání na úspěch.

Pokus o ruční zpracování závazků může vést ke zpoždění plateb dodavatelům, kteří vám nejen naúčtují pokuty, ale také budou méně ochotní s vámi spolupracovat a podporovat vaši značku.

Kvalita produktů a služeb, které vaše organizace vytváří, přímo souvisí s materiály, které dostáváte od dodavatelů. Špatné plánování plateb může vést ke snížení kvality, což může oslabit pozici vaší značky u potenciálních zákazníků.

Je obtížné, aby se vaše společnost rozrůstala, když neefektivní AP brzdí váš pracovní tok. Hledání způsobů, jak rozšířit seznam dodavatelů, aniž byste zatěžovali své zaměstnance, by mělo být prioritou.

Chyby AP mohou být nákladné a poškodit hospodaření vaší společnosti. Zastaralý software nebo procesy, případně lidské chyby, často vedou například k chybám v DPH a platbách. Tyto chyby zase způsobují únik peněz z vašeho procesu, což může být v rámci stávajících operací velmi obtížné odhalit. V organizacích s velkým objemem transakcí se tak může každoročně nasčítat značná částka.

Výhody automatizace jsou známé každému progresivnímu specialistovi, manažerovi nebo majiteli firmy. Outsourcingem opakujících se úkolů na software a cloudové služby uvolňujete pracovní čas zaměstnanců a snižujete možnost lidské chyby.

Účtování závazků je pro většinu podniků stále proces, který vyžaduje značné množství manuální práce. Pojďme analyzovat dopad automatizace na vaše procesy účtování závazků a zda můžete očekávat návratnost své investice.

Automatizované AP vyžaduje řadu počátečních investic, včetně následujících:

Pro výpočet návratnosti investic (ROI) musíme také zohlednit, co vám automatizovaná služba AP přináší.

Co vám tato technologie automatizovaného zpracování přináší? Znalost „návratnosti“ investice pomáhá ospravedlnit počáteční náklady na implementaci.

Optimalizací platebního systému vaší firmy získáte nejen okamžité výhody, ale také ty, které se projeví až v budoucnu.

Nyní, když jste se rozhodli začít zefektivňovat operace související s účty splatnými ve vaší organizaci, jaký je další krok?

Promluvte si se svými týmy. Komunikujte s finančními a IT odděleními, abyste určili, co je třeba v oblasti AP zlepšit. Existují nějaké zákonné nebo technické požadavky, které je třeba zohlednit?
Najděte řešení. Hledejte služby, které odpovídají vašim preferencím. Jaké jsou typické způsoby, jakými vaše firma zpracovává platební informace, a jak je toto řešení může automatizovat? Vytvořte si seznam, abyste mohli porovnat cenovou strukturu a přesné funkce, které jsou inzerovány. Identifikujte dodavatele, kteří jsou nejlépe připraveni na budoucnost. Dávejte si pozor na dodavatele softwaru AP, kteří nepřijali digitální přístup připravený na budoucnost a pouze digitalizují včerejší procesy.
Spolupracujte na implementaci. Využijte členy svého IT a účetního týmu, abyste zajistili hladký přechod na automatizovaný systém. Pokud je to možné, integrujte řešení do svého systému plánování podnikových zdrojů.

Neztrácejte příjmy v dalším finančním čtvrtletí. Začněte co nejdříve využívat výhod automatické správy faktur. Může to být jedna z nejvýznamnějších investic, kterou vaše finanční oddělení může udělat.

Nedělejte tu chybu, že se budete soustředit pouze na prodej a růst. Tyto dvě oblasti jsouice nesmírně důležité, ale můžete dosáhnout úspor nákladů a zvýšit produktivitu ve vaší společnosti několika způsoby.

Automatizace účtů splatných spočívá v optimalizaci základních finančních úkolů s cílem snížit náklady, eliminovat zpoždění a minimalizovat narušení vašich klíčových procesů.

Získejte rychlý odhad návratnosti investic do softwaru nové generace pro správu účtů. Vyplňte dvouminutový dotazník pro výpočet návratnosti investic do softwaru pro správu účtů.

Máte zájem zjistit, co všechno může automatizace AP přinést vaší společnosti? Chcete se dozvědět, jak vypočítat návratnost investic do automatizace AP? Objednejte si ještě dnes ukázku u jednoho z našich specialistů na AP a začněte.