Sådan beregner du ROI på din investering i automatisering af kreditorstyring

For at overleve og trives på nutidens konkurrenceprægede marked skal man holde sig ajour med branchens tendenser og udvikling og finde måder at give mere værdi end konkurrenterne.

Dette hyperfokus på vækst og konvertering og ønsket om mere salg, omsætning og profit betyder, at mange virksomheder ignorerer skjult værdi, der venter på at blive opdaget i deres kritiske interne økonomiprocesser.

Et område, som mange virksomheder ofte overser, er kreditorbogholderiet (AP) og den værdi, som AP-automatisering giver.

Der er måske ikke lige så meget gang i AP automation som i marketing- eller salgsautomatisering, men effekten er betydelig. Denne teknologi skaber værdi ved at strømline kreditorprocesser og giver dig bedre kontrol over din økonomiproces.

Og selvom AP-automatisering ikke genererer indtægter, kan det frigøre betydelige omkostningsbesparelser, hvis du ved, hvor du skal lede.

Så hvordan kan du beregne ROI af en investering i automatisering af kreditorstyring? Lad os finde ud af det.

Ingen virksomhed producerer alle de værktøjer, materialer og tjenester, de har brug for. De fleste køber det, de har brug for, fra tredjepartsvirksomheder, der fungerer som leverandører. Kreditorbogholderi er en del af virksomhedens økonomi, som fokuserer på at administrere betalinger til dine leverandører. De fleste, men ikke alle, af disse udgifter bestilles på forhånd.

Typisk leverer leverandøren produktet og sender en faktura til din organisation med henblik på betaling. De nøjagtige detaljer i denne proces varierer afhængigt af ordrens art, branchen og individuelle forretningsprotokoller.

Nogle økonomiteams skelner mellem leverandørgæld og leverandørgæld. Leverandørgæld er typisk et paraplybegreb, der dækker enhver kortfristet gæld, som en virksomhed skylder sine leverandører. Leverandørgæld dækker kun lagerrelaterede produkter, der er nødvendige for at drive størstedelen af virksomheden.

En dagligvarebutik har f.eks. mad- og drikkevarer som en del af den handel, der skal betales. Rengøringsleverandører kan dog blot betragtes som kreditorer.

Du hører måske også udtrykket "debitorbogholderi", som i det væsentlige er den analoge proces for leverandøren. Når du betaler dine leverandører, får du en post i dit kreditorbogholderi, og leverandørerne tilføjer en tilsvarende post til deres debitorbogholderi.

Med andre ord er det en af de centrale funktioner, hvor forretningsforbindelser kommer til udtryk i praksis.

Der er flere trin involveret i at foretage disse betalinger, og ikke alle skal gøres manuelt.

Fakturaer kommer til virksomheden via e-mails, fysiske dokumenter og i stigende grad elektroniske fakturaer ved hjælp af dedikerede e-netværk som Peppol. De skal igennem en proces med godkendelse, kontrol, arkivering og til sidst betaling. Allerede inden da skal nogen sortere og organisere dokumenterne.

For at kontrollere for fejl skal økonomiteams og individuelle indkøbere kontrollere hver faktura for at sikre, at det aftalte beløb er korrekt. Hver fakturapost skal også have relevante oplysninger vedhæftet, såsom købskontekst og ordredetaljer. Denne lange proces involverer typisk at spore ordren tilbage til dens leverandør.

Selv en enkelt manglende eller forkert indsendt faktura kan resultere i forsinkede fremtidige leverancer og potentielt kompromittere din evne til at betjene dine kunder.

Det kan også forårsage kapitallækage, f.eks. som følge af forkert håndteret moms, dobbeltbetalinger og overbetalinger.

Ved at observere, hvordan din AP-balance ændrer sig fra år til år, får du indsigt i virksomhedens retning. En stigning i den skyldige saldo tyder for eksempel på, at organisationen køber flere produkter og tjenester på kredit. AP er derfor et nyttigt værktøj til at styre pengestrømmen.

Hvert skridt på vejen kræver virksomhedens tid at gennemføre. Tag lønnen i betragtning, når du beregner, hvor meget kreditoraktiviteter koster din organisation.

Hvad kan du få ud af at automatisere håndteringen af kreditorudgifter? Svaret er mere end bare indtægter, da et effektivt og strømlinet betalingssystem indirekte øger din virksomheds chance for succes.

Hvis du forsøger at håndtere kreditorerne manuelt, kan det resultere i forsinkede betalinger til leverandørerne, som ikke kun vil opkræve bøder, men også være mindre tilbøjelige til at arbejde sammen med dig og støtte dit brand.

Kvaliteten af de produkter og tjenester, som din organisation skaber, hænger direkte sammen med de materialer, du modtager fra leverandørerne. Dårlig betalingsplanlægning kan resultere i en forringet kvalitet, hvilket kan mindske dit mærkes styrke blandt potentielle købere.

Det er svært for din virksomhed at skalere, når en ineffektiv AP-løsning blokerer din arbejdsgang. Det bør være en prioritet at finde måder at udvide din liste over leverandører på uden at belaste dine medarbejdere.

AP-fejl kan være dyre og skade din virksomheds bundlinje. Forældet software eller processer eller menneskelige fejl fører ofte til f.eks. fejl i moms og betalinger. Disse fejl medfører igen, at penge slipper ud af din proces, hvilket kan være meget svært at opdage i den eksisterende drift. I organisationer med store transaktionsmængder kan dette løbe op i betydelige beløb hvert år.

Fordelene ved automatisering er velkendte for enhver fremadskuende specialist, leder eller virksomhedsejer. Ved at outsource gentagne opgaver til software og cloud-baserede tjenester frigør du arbejdstimer til medarbejderne og reducerer muligheden for menneskelige fejl.

Kreditorbogholderiet er stadig en proces, der involverer meget manuelt arbejde for de fleste virksomheder. Lad os analysere, hvilken indflydelse automatisering har på dine kreditorprocesser, og om du kan forvente et afkast af din investering.

Automatiseret AP er forbundet med en række forskellige startinvesteringer, herunder følgende:

For at beregne investeringsafkastet (ROI) skal vi også overveje, hvad du får ud af en automatiseret AP-tjeneste.

Hvad får du ud af denne automatiserede behandlingsteknologi? Når man ved, hvad "afkastet" af "investeringsafkastet" er, er det nemmere at retfærdiggøre de oprindelige omkostninger ved implementeringen.

Du vil ikke kun finde umiddelbare fordele, men også fremtidige fordele, når du optimerer dit betalingssystem.

Nu hvor du har besluttet at begynde at strømline kreditorarbejdet i din organisation, hvad er så det næste skridt?

Tal med dine teams. Kommuniker med økonomi- og it-afdelingen for at finde ud af, hvad der skal forbedres med hensyn til AP. Er der lovmæssige eller tekniske krav, som du skal overveje?
Find en løsning. Søg efter tjenester, der opfylder dine præferencer. Hvad er nogle typiske måder, hvorpå din virksomhed typisk behandler betalingsoplysninger, og hvordan kan denne løsning automatisere dem? Lav en liste for at sammenligne prisstrukturen og de nøjagtige funktioner, der annonceres. Identificer de mest fremtidssikrede leverandører. Vær opmærksom på AP-softwareleverandører, der ikke har vedtaget en fremtidssikret digital tankegang og blot digitaliserer gårsdagens proces.
Arbejd sammen om implementeringen. Træk på dine it- og kreditorholdsmedlemmer for at sikre, at overgangen til et automatiseret system er fejlfri. Integrer løsningen med dit virksomhedsplanlægningssystem, hvis det er relevant.

Du må ikke miste indtægter på endnu et kvartal. Begynd at nyde godt af fordelene ved automatisk fakturahåndtering så snart du kan. Det kan være en af de mest dybtgående investeringer, som din økonomiafdeling foretager.

Begå ikke den fejl kun at fokusere på salg og vækst. Disse to områder er utroligt vigtige, men du kan skabe omkostningsbesparelser og forbedre produktiviteten i hele din virksomhed på flere måder.

Kreditorautomatisering handler om at optimere vigtige finansopgaver for at reducere omkostninger, eliminere forsinkelser og minimere forstyrrelser i dine kerneprocesser.

Få et hurtigt estimat af dit ROI for at indføre den næste generation af AP-software; tag testen med ROI-beregneren for kreditorbogholderi på to minutter.

Er du interesseret i at udforske, hvad AP automation kan gøre for din virksomhed? Vil du gerne se, hvordan du kan beregne ROI for AP-automatisering? Book en demo med en af vores AP-specialister i dag for at komme i gang.