Afkastet af en investering i automatisering af kreditorbogholderiet stammer hovedsageligt fra omkostningerne ved håndteringen af hver enkelt leverandørfaktura: den tid, dit team bruger på at modtage, kontrollere, godkende og bogføre den, samt omkostningerne ved at rette op på eventuelle fejl undervejs. For at beregne det skal du bruge fire tal: dit årlige fakturavolumen, dine nuværende omkostninger pr. faktura, de forventede omkostninger pr. faktura efter automatiseringen og løsningens samlede omkostninger.
Formlen
Beregn først de årlige besparelser, og sammenlign dem derefter med løsningens pris:
- Årlige besparelser = fakturamængde × (nuværende omkostninger pr. faktura − omkostninger pr. faktura efter automatisering)
- ROI det første år = (årlige besparelser − årlige driftsomkostninger − engangsomkostninger) ÷ (årlige driftsomkostninger + engangsomkostninger) × 100
- Tilbagebetalingsperiode = engangsomkostninger ÷ månedlige nettobesparelser, hvor månedlige nettobesparelser = (årlige besparelser − årlige driftsomkostninger) ÷ 12
Fra det andet år bortfalder engangsomkostningerne, og afkastet er som regel betydeligt højere.
Trin 1: Fastlæg dine nuværende omkostninger pr. faktura
Dit eget udgangspunkt er vigtigere end ethvert sammenligningsgrundlag. Indsaml disse data for en repræsentativ periode, f.eks. de seneste 12 måneder:
- Årligt fakturavolumen, opdelt efter, hvordan fakturaerne modtages: på papir, som PDF via e-mail eller som struktureret e-faktura.
- Tid pr. faktura til modtagelse, dataindtastning, afstemning mod ordrer, godkendelse, bogføring og arkivering.
- De samlede timeomkostninger for de involverede medarbejdere, inklusive løn, sociale bidrag og faste omkostninger.
- Andelen af fakturaer, der kræver manuel behandling som undtagelser, samt den tid, det tager at løse hver enkelt undtagelse.
- Direkte omkostninger såsom scanningsydelser, porto, opbevaring, gebyrer for forsinket betaling og rabatter for tidlig betaling, som du går glip af i dag.
Gang den samlede behandlingstid med timeomkostningen, læg de direkte omkostninger til, og divider med fakturamængden. Det er dine nuværende omkostninger pr. faktura.
Trin 2: Beregn omkostningerne efter automatiseringen
Benchmarks hjælper dig med at kontrollere, om dine antagelser er rimelige. I Ardent Partners’ rapport »State of ePayables 2025« var de gennemsnitlige omkostninger ved at behandle en faktura 12,42 $, mod 2,65 $ for de bedst præsterende kreditorafdelinger. Den gennemsnitlige behandlingstid var 8,2 dage, mens organisationer, der anvendte avanceret automatisering, fik den ned på 2,9 dage. En tidligere undersøgelse fra Ardent Partners fra 2024 viste, at de mest effektive teams markerede 9 % af deres fakturaer som undtagelser, hvilket er mindre end halvdelen af andelen hos deres kolleger.
Brug disse tal som et referencepunkt, ikke som dit endelige resultat. Baser dit skøn på, hvilke ændringer der sker i din egen proces: hvilke trin der forsvinder, hvilke der bliver hurtigere, og hvor mange fakturaer der stadig skal håndteres manuelt.
Trin 3: Sammenlæg den samlede investering
Medtag alle omkostninger, der er forbundet med projektet, ikke kun licensen:
- Abonnements- eller licensafgifter.
- Implementering og integration med dit ERP- eller regnskabssystem.
- Indkøring af leverandører, f.eks. for at få dem til at sende e-fakturaer.
- Uddannelse af økonomiteamet og de godkendende medarbejdere i andre afdelinger.
- Intern projekttid fra økonomi- og IT-afdelingen.
Et eksempel med løsning
Tallene nedenfor er blot eksempler. Erstat dem med dine egne.
- 20.000 fakturaer om året, hvor hver enkelt tager 12 minutter at behandle manuelt.
- En samlet omkostning på 45 € i timen, hvilket svarer til 9,00 € pr. faktura og 180.000 € om året.
- Efter automatiseringen falder den gennemsnitlige behandlingstid til 4 minutter, inklusive de fakturaer, der stadig kræver manuel behandling. Det svarer til 3,00 € pr. faktura og 60.000 € om året.
- Årlige besparelser: 120.000 €.
- Omkostninger: 30.000 € om året i abonnementsgebyrer og 25.000 € i engangsomkostninger til implementering.
ROI det første år: (120.000 € − 30.000 € − 25.000 €) ÷ (30.000 € + 25.000 €) × 100 = 118 %. Den månedlige nettobesparelse er 7.500 €, så engangsomkostningerne er tjent ind på lidt over tre måneder. Fra det andet år er nettobesparelsen 90.000 € om året.
Fordele, der er sværere at sætte tal på
En del af værdien vises ikke som sparede timer. Betragt det som en ekstra fordel, eller fastsæt en forsigtig værdi, hvor du har data:
- Færre fejl og dobbeltbetalinger, da fakturadataene kontrolleres, inden de bogføres.
- Kortere produktionstider, som gør det muligt at opnå rabatter ved tidlig betaling og sikrer, at leverandørerne får deres betaling til tiden.
- Bedre overblik over forpligtelser og kommende udbetalinger.
- Et fuldstændigt revisionsspor over, hvem der har godkendt hvad og hvornår.
- Overholdelse af kravene til e-fakturering på de markeder, hvor I køber og sælger.
Hvordan strukturerede e-fakturaer ændrer beregningen
Ved manuel kreditorbogføring udgør indlæsningen af fakturadata i systemet som regel den største enkeltomkostning. En papirfaktura skal scannes og fortolkes. En PDF-fil skal indlæses eller indtastes manuelt. En struktureret e-faktura, der modtages via Peppol-netværket, ankommer som data, der kan valideres ved modtagelsen og videresendes til godkendelse og bogføring uden yderligere indtastning.
Jo større andel der er af strukturerede e-fakturaer, desto lavere bliver dine omkostninger pr. faktura. Medtag den forventede ændring i denne andel, år for år, når du beregner afkastet (ROI). I henhold til EU’s ViDA-pakke (VAT in the Digital Age) har medlemslandene siden april 2025 kunnet kræve indenlandsk e-fakturering uden særlig tilladelse fra Rådet, og Belgien, Polen og Frankrig indførte obligatorisk B2B-e-fakturering i 2026. På mange markeder vil andelen af strukturerede fakturaer stige, uanset om du planlægger det eller ej.
Almindelige fejl ved beregning af ROI
- Brug af en benchmark i stedet for din egen referenceværdi.
- Her medregnes kun tiden til dataindtastning, mens undtagelser, godkendelser og gebyrer for forsinket betaling ikke medregnes.
- Vi går ud fra, at alle leverandører sender e-fakturaer fra første dag.
- Den interne projekttid medtages ikke i investeringen.
Hvor Qvalia passer ind
Qvalia modtager leverandørfakturaer som Peppol-e-fakturaer, EDI eller PDF og omdanner PDF-fakturaer til strukturerede data ved hjælp af datafangst. Fakturaer kan gennemgås og godkendes på nettet og i mobilappen, og bogføringsforslag fremskynder kontokodningen inden bogføringen.
Vil du have et tilbud baseret på dit eget fakturavolumen? Kontakt os, så gennemgår vi tallene sammen med dig.
Relaterede artikler
Qvalia er nu tilgængelig på iPhone og Android til godkendelse af fakturaer og automatisering af kreditorbogholderi. Gennemgå, godkend og administrer fakturaprocesser, uanset hvor du befinder dig.
Integreret digital handel (IDT) refererer til problemfri udveksling af varer, tjenester og information mellem virksomheder via digitale platforme og teknologier.
Fakturaautomatisering, en fællesbetegnelse for teknologier, der revolutionerer den måde, virksomheder håndterer deres økonomiske processer på, er en game changer for økonomi-, kreditor- og debitor-teams.