كيفية حساب عائد الاستثمار في مشروع أتمتة حسابات الدفع

إن البقاء والازدهار في السوق التنافسية الحالية يتطلبان مواكبة اتجاهات وتطورات القطاع، وإيجاد سبل لتقديم قيمة أكبر مما يقدمه المنافسون.

إن هذا التركيز المفرط على النمو ومعدلات التحويل، والرغبة في تحقيق المزيد من المبيعات والإيرادات والأرباح، يعني أن العديد من الشركات تتجاهل القيمة الكامنة التي تنتظر من يكتشفها في عملياتها المالية الداخلية الحيوية.

أحد المجالات التي غالبًا ما تغفلها العديد من الشركات هو حسابات الدفع (AP) والقيمة التي توفرها أتمتة هذه الحسابات.

قد لا يكون الضجيج المحيط بأتمتة حسابات الدفع بنفس حجم الضجيج المحيط بأتمتة التسويق أو المبيعات، لكن تأثيرها كبير. فهذه التكنولوجيا تخلق قيمة من خلال تبسيط عمليات حسابات الدفع وتمنحك تحكماً أفضل في عملياتك المالية.

ورغم أن أتمتة معالجة المستندات لا تدر إيرادات، إلا أنها يمكن أن تحقق وفورات كبيرة في التكاليف إذا عرفت أين تبحث.

إذن، كيف يمكنك حساب عائد الاستثمار في أتمتة إدارة الحسابات الدائنة؟ دعنا نكتشف ذلك.

لا توجد شركة تنتج جميع الأدوات والمواد والخدمات التي تحتاجها. فغالبية الشركات تشتري ما تحتاجه من شركات خارجية تعمل كموردين. ويُعد قسم الحسابات الدائنة أحد أقسام الشؤون المالية في الشركة، وهو يركز على إدارة المدفوعات المستحقة للموردين. ويتم طلب معظم هذه النفقات مسبقًا، وإن لم يكن كلها.

عادةً ما يقوم المورد بتوريد المنتج وإرسال فاتورة إلى مؤسستك لتسديد المبلغ. وتختلف التفاصيل الدقيقة لهذه العملية باختلاف طبيعة الطلب والقطاع وبروتوكولات العمل الخاصة بكل مؤسسة.

تُميّز بعض الفرق المالية بين "الحسابات الدائنة" و"الالتزامات التجارية". وعادةً ما يُعد مصطلح "الحسابات الدائنة" مصطلحًا شاملاً يغطي أي ديون قصيرة الأجل مستحقة على الشركة لمورديها. أما "الالتزامات التجارية" فتقتصر على المنتجات المرتبطة بالمخزون واللازمة لتسيير الجزء الأكبر من أعمال الشركة.

على سبيل المثال، تضم متاجر البقالة منتجات الأغذية والمشروبات ضمن الذمم الدائنة التجارية. ومع ذلك، قد يُنظر إلى موردي مواد التنظيف على أنهم مجرد ذمم دائنة.

قد تسمع أيضًا مصطلح «الحسابات المدينة»، وهو في الأساس العملية المماثلة بالنسبة للمورد. فعندما تدفع لمورديك، يتم تسجيل قيد في حساباتك الدائنة، ويقوم الموردون بدورهم بإضافة قيد مماثل في حساباتهم المدينة.

بعبارة أخرى، إنها إحدى الوظائف الأساسية التي تتجلى فيها العلاقات التجارية على أرض الواقع.

تتضمن عملية سداد هذه المدفوعات عدة خطوات، ولا يتعين تنفيذها جميعًا يدويًّا.

تصل الفواتير إلى الشركة عبر البريد الإلكتروني، والمستندات الورقية، وبشكل متزايد عبر الفواتير الإلكترونية باستخدام شبكات إلكترونية مخصصة مثل Peppol. ويجب أن تمر هذه الفواتير بعملية الموافقة والتدقيق والأرشفة، وأخيرًا الدفع. وحتى قبل ذلك، يتعين على شخص ما فرز المستندات وتنظيمها.

للتأكد من عدم وجود أخطاء، يتعين على فرق الشؤون المالية والمشترين الأفراد مراجعة كل فاتورة للتأكد من صحة المبلغ المتفق عليه. كما يجب أن تكون كل قيد فاتورة مصحوبة بالمعلومات ذات الصلة، مثل سياق الشراء وتفاصيل الطلب. وعادةً ما تتطلب هذه العملية الطويلة تتبع الطلب حتى المورد الذي قدمه.

فحتى فاتورة واحدة لم يتم إرسالها أو تم إرسالها بشكل خاطئ قد تؤدي إلى تأخير عمليات التسليم في المستقبل، مما قد يؤثر سلبًا على قدرتك على خدمة عملائك.

كما يمكن أن يؤدي ذلك إلى تسرب رأس المال نتيجة لعدة عوامل، مثل سوء إدارة ضريبة القيمة المضافة، أو الدفع المزدوج، أو الدفع الزائد.

إن مراقبة التغيرات التي تطرأ على ميزانية الديون المستحقة الدفع (AP) من سنة إلى أخرى تمنحك فكرة عن الاتجاه الذي تسير فيه الشركة. فعلى سبيل المثال، يشير ارتفاع الرصيد المستحق إلى أن المؤسسة تشتري المزيد من المنتجات والخدمات بالائتمان. وبالتالي، تُعد الديون المستحقة الدفع (AP) أداة مفيدة لإدارة التدفق النقدي.

تتطلب كل خطوة من هذه الخطوات وقتًا من الشركة لإنجازها. لذا، يجب أخذ الرواتب في الاعتبار عند حساب التكلفة التي تتكبدها مؤسستك جراء أنشطة حسابات الدفع.

ما الذي يمكنك تحقيقه من خلال أتمتة إدارة مصروفات الذمم الدائنة؟ الإجابة لا تقتصر على الإيرادات فحسب، حيث إن وجود نظام دفع فعال ومبسط يزيد بشكل غير مباشر من فرص نجاح شركتك.

قد تؤدي محاولة إدارة حسابات الدفع يدويًا إلى تأخير السداد للموردين، الذين لن يكتفوا بفرض غرامات فحسب، بل سيقل احتمال تعاونهم معك ودعمهم لعلامتك التجارية أيضًا.

ترتبط جودة المنتجات والخدمات التي تقدمها مؤسستك ارتباطًا مباشرًا بالمواد التي تتلقاها من الموردين. وقد يؤدي سوء تخطيط الدفعات إلى انخفاض الجودة، مما قد يضعف مكانة علامتك التجارية لدى المشترين المحتملين.

من الصعب على شركتك أن تنمو عندما تؤدي أوجه القصور في إدارة حسابات الدفع إلى إعاقة سير العمل. لذا، يجب أن يكون إيجاد سبل لتوسيع قائمة الموردين دون إثقال كاهل الموظفين أولوية بالنسبة لك.

قد تكون أخطاء إدارة الحسابات (AP) مكلفة وتؤثر سلبًا على أرباح شركتك. فالبرامج أو العمليات القديمة، أو الأخطاء البشرية، غالبًا ما تؤدي، على سبيل المثال، إلى أخطاء في ضريبة القيمة المضافة والمدفوعات. وبالتالي، تتسبب هذه الأخطاء في تسرب الأموال من عملياتك، وهو ما قد يكون من الصعب للغاية اكتشافه ضمن العمليات الحالية. وفي المؤسسات التي تتعامل مع أحجام كبيرة من المعاملات، قد يصل مجموع هذه الخسائر إلى مبالغ كبيرة كل عام.

إن مزايا الأتمتة معروفة جيدًا لأي متخصص أو مدير أو صاحب عمل يتطلع إلى المستقبل. فمن خلال إسناد المهام المتكررة إلى البرامج والخدمات السحابية، فإنك توفر ساعات عمل للموظفين وتقلل من احتمالية وقوع أخطاء بشرية.

لا تزال عملية حسابات الدفع عملية تتطلب جهدًا يدويًا كبيرًا في معظم الشركات. دعونا نحلل تأثير الأتمتة على عمليات حسابات الدفع لديك، وما إذا كان بإمكانك توقع تحقيق عائد على استثمارك.

يأتي نظام الدفع الآلي للموردين (AP) مع مجموعة متنوعة من الاستثمارات الأولية، بما في ذلك ما يلي:

لحساب عائد الاستثمار (ROI)، علينا أيضًا أن نأخذ في الاعتبار الفوائد التي تجنيها من خدمة إدارة حسابات الدفع الآلية.

ما الذي تستفيد منه من تقنية المعالجة الآلية هذه؟ إن معرفة ما هو عنصر «العائد» في «عائد الاستثمار» يساعد في تبرير التكلفة الأولية للتنفيذ.

لن تجد فوائد فورية فحسب، بل ستجد أيضًا فوائد مستقبلية عند تحسين نظام الدفع الخاص بشركتك.

الآن بعد أن قررت البدء في تبسيط عمليات حسابات الدفع في مؤسستك، ما هي الخطوة التالية؟

تحدث مع فرقك. تواصل مع أقسام الشؤون المالية وتكنولوجيا المعلومات لتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين فيما يتعلق بحسابات الدفع. هل هناك أي متطلبات قانونية أو تقنية يجب أخذها في الاعتبار؟
ابحث عن حل. ابحث عن الخدمات التي تلبي تفضيلاتك. ما هي بعض الطرق المعتادة التي تعالج بها شركتك معلومات الدفع وكيف يمكن لهذا الحل أتمتتها؟ قم بإعداد قائمة لمقارنة هيكل الأسعار والميزات المعلنة بالضبط. حدد الموردين الأكثر استعدادًا للمستقبل. كن على دراية بموردي برامج حسابات الدفع الذين لم يتبنوا عقلية رقمية مستعدة للمستقبل ويكتفون برقمنة العمليات القديمة.
اعملوا معًا على التنفيذ. استعن بأعضاء فريق تكنولوجيا المعلومات وحسابات الدفع لضمان أن يكون الانتقال إلى نظام آلي سلسًا. قم بدمج الحل مع نظام تخطيط موارد المؤسسة الخاص بك إن أمكن.

لا تضيع فرص تحقيق الإيرادات في الربع المالي القادم. ابدأ في الاستفادة من مزايا إدارة الفواتير التلقائية في أقرب وقت ممكن. فقد يكون هذا أحد أهم الاستثمارات التي يقوم بها قسم الشؤون المالية في شركتك.

لا ترتكب خطأ التركيز فقط على المبيعات والنمو. فهذان المجالان مهمان للغاية، لكن يمكنك تحقيق وفورات في التكاليف وتحسين الإنتاجية في جميع أنحاء شركتك بعدة طرق.

تهدف أتمتة حسابات الدفع إلى تحسين المهام المالية الأساسية بهدف خفض التكاليف، والقضاء على التأخيرات، وتقليل الاضطرابات التي قد تتعرض لها عملياتك الأساسية.

احصل على تقدير سريع لعائد الاستثمار (ROI) الناتج عن اعتماد برنامج الجيل الجديد لإدارة الحسابات الدائنة؛ قم بإجراء اختبار "حاسبة عائد الاستثمار في الحسابات الدائنة" الذي يستغرق دقيقتين فقط.

هل أنت مهتم باستكشاف كل ما يمكن أن تقدمه أتمتة حسابات الدائنين لشركتك؟ هل ترغب في معرفة كيفية حساب عائد الاستثمار في أتمتة حسابات الدائنين؟ احجز عرضًا توضيحيًا مع أحد متخصصي حسابات الدائنين لدينا اليوم لتبدأ.