كيفية حساب عائد الاستثمار في مشروع أتمتة حسابات الدفع

يأتي العائد على الاستثمار في أتمتة حسابات الدفع بشكل أساسي من تكلفة معالجة كل فاتورة مورد: الوقت الذي يقضيه فريقك في استلامها وفحصها والموافقة عليها وتسجيلها، بالإضافة إلى تكلفة إصلاح الأخطاء التي تحدث خلال هذه العملية. لحساب هذا العائد، تحتاج إلى أربعة أرقام: حجم الفواتير السنوي، والتكلفة الحالية لكل فاتورة، والتكلفة المتوقعة لكل فاتورة بعد الأتمتة، والتكلفة الإجمالية للحل.

احسب الوفورات السنوية أولاً، ثم قارنها بتكلفة الحل:

ابتداءً من السنة الثانية، تختفي التكاليف التي تُدفع لمرة واحدة، وعادةً ما يكون عائد الاستثمار أعلى بكثير.

يُعد خط الأساس الخاص بك أكثر أهمية من أي مؤشر مرجعي. قم بجمع هذه البيانات لفترة تمثيلية، مثل آخر 12 شهرًا:

اضرب إجمالي وقت المعالجة في التكلفة بالساعة، ثم أضف التكاليف المباشرة، واقسم الناتج على عدد الفواتير. هذه هي التكلفة الحالية لكل فاتورة.

تساعدك المعايير المرجعية على التحقق مما إذا كانت افتراضاتك معقولة. وفقًا لت قرير «حالة المدفوعات الإلكترونية لعام 2025» الصادر عن شركة Ardent Partners، بلغ متوسط تكلفة معالجة الفاتورة 12.42 دولارًا، مقابل 2.65 دولارًا لفرق حسابات الدفع الأفضل أداءً. وبلغ متوسط وقت المعالجة 8.2 يومًا، في حين تمكنت المؤسسات التي تستخدم أنظمة أتمتة متقدمة من خفض هذا الوقت إلى 2.9 يومًا. وأظهرت دراسة سابقة أجرتها شركة Ardent Partners في عام 2024 أن الفرق الأفضل أداءً صنفت 9% من فواتيرها على أنها حالات استثنائية، وهو ما يمثل أقل من نصف المعدل المسجل لدى نظيراتها.

استخدم هذه الأرقام كنقطة مرجعية، وليس كنتيجة نهائية. اجعل تقديرك يستند إلى التغييرات التي تطرأ على عمليتك الخاصة: أي الخطوات ستُستبعد، وأيها ستصبح أسرع، وكم عدد الفواتير التي ستظل بحاجة إلى معالجة يدوية.

قم بتضمين جميع التكاليف التي يترتب عليها المشروع، وليس الترخيص فقط:

الأرقام الواردة أدناه هي أمثلة توضيحية. استبدلها بأرقامك الخاصة.

عائد الاستثمار في السنة الأولى: (120,000 يورو − 30,000 يورو − 25,000 يورو) ÷ (30,000 يورو + 25,000 يورو) × 100 = 118%. يبلغ صافي التوفير الشهري 7,500 يورو، وبالتالي يتم استرداد التكاليف غير المتكررة في غضون ما يزيد قليلاً عن ثلاثة أشهر. وابتداءً من السنة الثانية، يبلغ صافي التوفير 90,000 يورو سنويًا.

بعض هذه القيمة لا تظهر في شكل ساعات مُوفَّرة. اعتبرها ميزة إضافية، أو حدد لها قيمة متحفظة في الحالات التي تتوفر فيها بيانات:

في نظام إدارة الذمم الدائنة اليدوي، عادةً ما تكون أكبر تكلفة منفردة هي إدخال بيانات الفواتير إلى النظام. فالفاتورة الورقية يجب مسحها ضوئيًا وتفسيرها. أما ملف PDF فيحتاج إلى التقاط البيانات منه أو إدخالها يدويًّا. أما الفاتورة الإلكترونية المنظمة التي يتم استلامها عبر شبكة Peppol، فتصل في شكل بيانات يمكن التحقق من صحتها فور استلامها، ومن ثم إحالتها إلى مرحلة الموافقة والتسجيل دون الحاجة إلى إعادة إدخالها.

كلما ارتفعت نسبة الفواتير الإلكترونية المنظمة، انخفضت التكلفة لكل فاتورة. ضع في اعتبارك التغير المتوقع في تلك النسبة، سنةً بعد سنة، عند حساب عائد الاستثمار. بموجب حزمة «ضريبة القيمة المضافة في العصر الرقمي» (ViDA) التابعة للاتحاد الأوروبي، أصبح بإمكان الدول الأعضاء فرض استخدام الفواتير الإلكترونية المحلية دون الحاجة إلى إذن خاص من المجلس اعتبارًا من أبريل 2025، وقد أدخلت بلجيكا وبولندا وفرنسا نظام الفواتير الإلكترونية الإلزامية بين الشركات (B2B) في عام 2026. وفي العديد من الأسواق، سترتفع نسبة الفواتير المنظمة سواء كنت تخطط لذلك أم لا.

تستقبل «كفاليا» فواتير الموردين في شكل فواتير إلكترونية عبر Peppol أو عبر نظام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) أو بصيغة PDF، وتقوم بتحويل الفواتير بصيغة PDF إلى بيانات منظمة من خلال عملية الاستخراج. ويمكن مراجعة الفواتير والموافقة عليها عبر الويب وفي تطبيق الهاتف المحمول، كما أن اقتراحات التسجيل تسرع عملية تصنيف الحسابات قبل التسجيل.

هل ترغب في الحصول على تقدير للتكلفة بناءً على حجم فواتيرك؟ اتصل بنا وسنقوم بمراجعة الأرقام معك.