Kuinka laskea maksupalvelun automatisointiin tehdyn investoinnin ROI

Selviytyminen ja menestyminen nykypäivän kilpailluilla markkinoilla edellyttää, että pysyt ajan tasalla alan trendeistä ja kehityksestä ja keksit tapoja tarjota enemmän arvoa kuin kilpailijasi.

Tämä hyperpainotteinen keskittyminen kasvuun ja konversioihin sekä halu lisätä myyntiä, liikevaihtoa ja voittoa tarkoittaa, että monet yritykset jättävät huomiotta kriittisissä sisäisissä talousprosesseissaan piilevän arvon, joka odottaa löytymistään.

Yksi alue, joka monissa yrityksissä jätetään usein huomiotta, on maksettava kirjanpito (AP) ja AP-automaation tarjoama arvo.

AP-automaation ympärillä ei ehkä ole yhtä kova kohu kuin markkinoinnin tai myynnin automaation ympärillä, mutta sen vaikutus on merkittävä. Tämä teknologia luo arvoa virtaviivaistamalla maksupalveluprosesseja ja antamalla sinulle paremman hallinnan talousprosessiisi.

Vaikka AP-automaatio ei tuota tuloja, se voi tuoda merkittäviä kustannussäästöjä, jos tiedät, mistä etsiä.

Miten voit siis laskea ostoreskontran automatisoinnin ROI:n? Otetaan selvää.

Mikään yritys ei tuota kaikkia tarvitsemiaan työkaluja, materiaaleja ja palveluja. Suurin osa ostaa tarvitsemansa ulkopuolisilta yrityksiltä, jotka toimivat toimittajina. Ostoreskontra on yrityksen taloushallinnon osa-alue, joka keskittyy toimittajille suoritettavien maksujen hallinnointiin. Suurin osa mutta ei kaikki näistä kuluista tilataan etukäteen.

Tyypillisesti toimittaja toimittaa tuotteen ja lähettää laskun organisaatiollesi maksettavaksi. Tämän prosessin tarkat yksityiskohdat vaihtelevat tilauksen luonteen, toimialan ja yksittäisten liiketoimintaprotokollien mukaan.

Jotkut taloushallinnon tiimit tekevät eron ostovelkojen ja ostovelkojen välillä. Ostovelat on tyypillisesti kattotermi, joka kattaa kaikki lyhytaikaiset velat, jotka yritys on velkaa tavarantoimittajilleen. Ostovelat kattavat vain varastoon liittyvät tuotteet, joita tarvitaan liiketoiminnan pääasiallisen toiminnan pyörittämiseen.

Esimerkiksi päivittäistavarakaupassa on maksullisen kaupan osana elintarvikkeita ja juomia. Siivoustarviketoimittajat saatetaan kuitenkin katsoa pelkästään ostoveloiksi.

Saatat myös kuulla termin "myyntisaamiset", joka on lähinnä vastaava prosessi toimittajan osalta. Kun maksat toimittajillesi, teet kirjauksen ostovelkoihin, ja toimittajat lisäävät vastaavan kirjauksen saamisiinsa.

Toisin sanoen se on yksi niistä ydintoiminnoista, joissa liikesuhteet ilmenevät käytännössä.

Näiden maksujen suorittamiseen liittyy useita vaiheita, eikä niitä kaikkia tarvitse tehdä käsin.

Laskut tulevat yritykselle sähköpostitse, fyysisinä asiakirjoina ja yhä useammin sähköisinä laskuina Peppolin kaltaisten sähköisten verkkojen kautta. Niiden on käytävä läpi hyväksymis-, tarkastus-, arkistointi- ja lopulta maksuprosessi. Jo sitä ennen jonkun on lajiteltava ja järjestettävä asiakirjat.

Rahoitusryhmien ja yksittäisten ostajien on tarkistettava jokainen lasku varmistaakseen, että sovittu summa on oikea. Jokaiseen laskukirjaukseen on myös liitettävä asiaankuuluvat tiedot, kuten ostokonteksti ja tilaustiedot. Tähän pitkään prosessiin kuuluu yleensä tilauksen jäljittäminen sen toimittajalle.

Yksikin laiminlyöty tai virheellisesti toimitettu lasku voi johtaa tulevien toimitusten viivästymiseen, mikä saattaa vaarantaa kykysi palvella asiakkaitasi.

Se voi myös aiheuttaa pääomavuotoa, kun esimerkiksi arvonlisäveroa hallinnoidaan väärin, maksetaan kahteen kertaan ja maksetaan liikaa.

Kun seuraat, miten AP-taseesi muuttuu vuodesta toiseen, saat tietoa yrityksen suunnasta. Esimerkiksi erääntyneen saldon kasvu viittaa siihen, että organisaatio ostaa enemmän tuotteita ja palveluja luotolla. AP-tase on siis hyödyllinen väline kassavirran hallinnassa.

Jokainen vaihe vaatii yrityksen aikaa. Ota palkka huomioon, kun lasket, kuinka paljon velkatoiminnot maksavat yrityksellesi.

Mitä voit saada irti, kun automatisoit ostovelkojen hallinnan? Vastaus on muutakin kuin tulot, sillä tehokas ja virtaviivainen maksujärjestelmä lisää epäsuorasti yrityksesi menestymismahdollisuuksia.

Jos yrität hoitaa maksuvelkaa manuaalisesti, maksut toimittajille voivat viivästyä, ja toimittajat veloittavat sakkoja, minkä lisäksi ne eivät todennäköisesti tee yhteistyötä kanssasi ja tue brändiäsi.

Organisaatiosi luomien tuotteiden ja palvelujen laatu on suoraan yhteydessä toimittajilta saamiisi materiaaleihin. Huono maksusuunnittelu voi johtaa laadun heikkenemiseen, mikä voi heikentää brändisi vahvuutta mahdollisten ostajien keskuudessa.

Yrityksesi on vaikea skaalautua, kun tehoton AP-toiminto muodostaa pullonkaulan työnkululle. Ensisijaisena tavoitteena tulisi olla keinojen löytäminen toimittajaluettelon laajentamiseksi kuormittamatta työntekijöitäsi.

AP-virheet voivat olla kalliita ja vahingoittaa yrityksesi tulosta. Vanhentuneet ohjelmistot tai prosessit tai inhimilliset virheet johtavat usein virheisiin esimerkiksi arvonlisäveron ja maksujen osalta. Nämä virheet puolestaan aiheuttavat rahan vuotamista prosessistasi, mikä voi olla hyvin hankalaa havaita nykyisissä toiminnoissa. Organisaatioissa, joissa on paljon tapahtumia, tämä voi kasvaa merkittäviksi summiksi vuosittain.

Automaation hyödyt ovat tuttuja jokaiselle tulevaisuuteen suuntautuneelle asiantuntijalle, johtajalle tai yrityksen omistajalle. Ulkoistamalla toistuvia tehtäviä ohjelmistoille ja pilvipalveluille vapautat työntekijöiltä työtunteja ja vähennät inhimillisten virheiden mahdollisuutta.

Useimmissa yrityksissä maksettava kirjanpito on edelleen prosessi, johon liittyy paljon manuaalista työtä. Analysoidaanpa, miten automatisointi vaikuttaa ostoreskontran prosesseihin ja onko investoinnille odotettavissa tuottoa.

Automaattisen AP:n mukana tulee erilaisia alkuinvestointeja, kuten seuraavat:

Sijoitetun pääoman tuoton (ROI) laskemiseksi on myös pohdittava, mitä saat automaattisesta AP-palvelusta.

Mitä saat irti tästä automaattisesta käsittelytekniikasta? Kun tiedät, mikä on "sijoitetun pääoman tuoton" osuus, voit perustella käyttöönoton alkuperäiset kustannukset.

Kun optimoit yrityksesi maksujärjestelmän, saat välittömien hyötyjen lisäksi myös tulevia hyötyjä.

Nyt kun olet päättänyt alkaa virtaviivaistaa organisaatiosi maksuliikenteen toimintoja, mikä on seuraava askel?

Keskustele tiimiesi kanssa. Keskustele talous- ja tietotekniikkaosastojen kanssa selvittääksesi, mitä parannettavaa ostoreskontraan liittyvissä asioissa on. Onko olemassa lakisääteisiä tai teknisiä vaatimuksia, jotka on otettava huomioon?
Etsi ratkaisu. Etsi palveluita, jotka vastaavat toiveitasi. Mitkä ovat tyypillisiä tapoja, joilla yrityksesi käsittelee maksutietoja, ja miten tämä ratkaisu voi automatisoida niitä? Laadi lista, jossa voit vertailla hinnoittelurakennetta ja mainostettuja tarkkoja ominaisuuksia. Tunnista tulevaisuuteen parhaiten varautuneet toimittajat. Ole tietoinen AP-ohjelmistojen toimittajista, jotka eivät ole omaksuneet tulevaisuuteen suuntautunutta digitaalista ajattelutapaa ja jotka vain digitalisoivat eilisen prosessin.
Tee yhteistyötä toteutuksessa. Käytä apunasi IT- ja kirjanpitotiimin jäseniä varmistaaksesi, että siirtyminen automatisoituun järjestelmään sujuu moitteettomasti. Integroi ratkaisu tarvittaessa yrityksen resurssienhallintajärjestelmään.

Älä menetä tuloja toisella vuosineljänneksellä. Aloita automaattisen laskujenhallinnan eduista nauttiminen mahdollisimman pian. Se voi olla yksi perusteellisimmista investoinneista, joita talousosastosi tekee.

Älä tee sitä virhettä, että keskityt vain myyntiin ja kasvuun. Nämä kaksi alaa ovat erittäin tärkeitä, mutta voit myös säästää kustannuksia ja parantaa tuottavuutta yrityksessäsi monin eri tavoin.

Maksettavien tilien automatisoinnissa on kyse keskeisten rahoitustehtävien optimoinnista kustannusten vähentämiseksi, viivästysten poistamiseksi ja ydinprosessien häiriöiden minimoimiseksi.

Saat nopean arvion seuraavan sukupolven AP-ohjelmiston käyttöönoton ROI:sta; tee kahden minuutin mittainen kirjanpidon ROI-laskuri.

Oletko kiinnostunut tutkimaan, mitä kaikkea AP-automaatio voi tehdä yrityksellesi? Haluaisitko nähdä, miten voit laskea AP-automaation ROI:n? Varaa demo yhden AP-asiantuntijamme kanssa jo tänään päästäksesi alkuun.