Ostovelkojen automatisointiin tehdyn investoinnin tuotto syntyy pääasiassa kunkin toimittajalaskun käsittelykustannuksista: ajasta, jonka tiimisi käyttää laskun vastaanottamiseen, tarkistamiseen, hyväksymiseen ja kirjaamiseen, sekä siitä, mitä virheiden korjaaminen prosessin aikana aiheuttaa. Laskelman tekemiseen tarvitset neljä lukua: vuotuisen laskumäärän, nykyisen laskukohtaisen kustannuksen, automatisoinnin jälkeisen odotetun laskukohtaisen kustannuksen sekä ratkaisun kokonaiskustannuksen.
Kaava
Laske ensin vuotuiset säästöt ja vertaa niitä sitten ratkaisun kustannuksiin:
- Vuotuiset säästöt = laskujen määrä × (nykyinen kustannus laskua kohti – kustannus laskua kohti automatisoinnin jälkeen)
- Ensimmäisen vuoden sijoitetun pääoman tuotto (ROI) = (vuosittaiset säästöt − vuosittaiset käyttökustannukset − kertaluonteiset kustannukset) ÷ (vuosittaiset käyttökustannukset + kertaluonteiset kustannukset) × 100
- Takaisinmaksuaika = kertaluonteiset kustannukset ÷ kuukausittaiset nettosäästöt, jossa kuukausittaiset nettosäästöt = (vuosittaiset säästöt − vuosittaiset käyttökustannukset) ÷ 12
Toisesta vuodesta lähtien kertaluonteiset kustannukset poistuvat, ja sijoitetun pääoman tuotto on yleensä huomattavasti korkeampi.
Vaihe 1: Selvitä nykyiset kustannuksesi laskua kohti
Oma lähtötilanteesi on tärkeämpi kuin mikään vertailuarvo. Kerää nämä tiedot edustavalta ajanjaksolta, esimerkiksi viimeisiltä 12 kuukaudelta:
- Vuotuinen laskujen määrä jaoteltuna sen mukaan, miten laskut saapuvat: paperilaskuna, sähköpostitse lähetettynä PDF-tiedostona tai jäsenneltynä sähköisenä laskuna.
- Laskua kohti kuluva aika laskun vastaanottamiseen, tietojen syöttämiseen, tilausten täsmäyttämiseen, hyväksymiseen, kirjaamiseen ja arkistointiin.
- Asianomaisten henkilöiden kokonaiskustannukset tunnilta, mukaan lukien palkka, sosiaaliturvamaksut ja yleiskustannukset.
- Niiden laskujen osuus, jotka vaativat poikkeustapauksina manuaalista käsittelyä, sekä kunkin poikkeustapauksen ratkaisemiseen kuluva aika.
- Suorat kustannukset, kuten skannauspalvelut, postikulut, varastointikustannukset, viivästysmaksut sekä ennakkomaksualennukset, joista menetät hyötyä tänään.
Kerro käsittelyn kokonaisaika tuntikustannuksella, lisää siihen välittömät kustannukset ja jaa tulos laskujen määrällä. Tuloksena saat nykyisen kustannuksen laskua kohti.
Vaihe 2: Arvioi kustannukset automatisoinnin jälkeen
Vertailuarvot auttavat sinua tarkistamaan, ovatko oletuksesi kohtuullisia. Ardent Partnersin State of ePayables 2025-raportissa laskun käsittelyn keskimääräiset kustannukset olivat 12,42 dollaria, kun taas parhaiten suoriutuneiden ostoreskontratiimien vastaava luku oli 2,65 dollaria. Keskimääräinen käsittelyaika oli 8,2 päivää, kun taas edistynyttä automaatiota hyödyntävät organisaatiot saivat sen lyhennettyä 2,9 päivään. Ardent Partnersin aiemmassa, vuodelta 2024 peräisin olevassa tutkimuksessa havaittiin, että parhaiten suoriutuvat tiimit merkitsivät 9 % laskuistaan poikkeustapauksiksi, mikä on alle puolet vertailuryhmän vastaavasta osuudesta.
Käytä näitä lukuja viitteenä, älä lopullisena tuloksena. Perusta arvio siihen, mitä muutoksia omassa prosessissasi tapahtuu: mitkä vaiheet poistuvat, mitkä nopeutuvat ja kuinka monta laskua joudutaan edelleen käsittelemään manuaalisesti.
Vaihe 3: Laske yhteen koko sijoitus
Ota huomioon kaikki hankkeesta aiheutuvat kustannukset, ei pelkästään lisenssimaksua:
- Tilaus- tai lisenssimaksut.
- Käyttöönotto ja integrointi yrityksesi ERP- tai kirjanpitojärjestelmään.
- Toimittajien perehdyttäminen, esimerkiksi jotta he alkaisivat lähettää sähköisiä laskuja.
- Koulutus talousosastolle ja muiden osastojen hyväksyjille.
- Talous- ja IT-osastojen sisäinen projektiaika.
Esimerkki ratkaisusta
Alla olevat luvut ovat esimerkkejä. Korvaa ne omillasi.
- 20 000 laskua vuodessa, joista jokaisen käsittely manuaalisesti kestää 12 minuuttia.
- Kokonaiskustannukset ovat 45 euroa tunnilta, mikä tarkoittaa 9,00 euroa laskua kohti ja 180 000 euroa vuodessa.
- Automaation myötä keskimääräinen käsittelyaika lyhenee 4 minuuttiin, mukaan lukien ne laskut, jotka vaativat edelleen manuaalista käsittelyä. Tämä tarkoittaa 3,00 euroa laskua kohti ja 60 000 euroa vuodessa.
- Vuotuiset säästöt: 120 000 euroa.
- Kustannukset: 30 000 euroa vuodessa tilausmaksuina ja 25 000 euroa kertaluonteisina käyttöönottokustannuksina.
Ensimmäisen vuoden sijoitetun pääoman tuotto (ROI): (120 000 € − 30 000 € − 25 000 €) ÷ (30 000 € + 25 000 €) × 100 = 118 %. Kuukausittaiset nettosäästöt ovat 7 500 €, joten kertaluonteiset kustannukset maksetaan takaisin hieman yli kolmessa kuukaudessa. Toisesta vuodesta lähtien nettosäästö on 90 000 € vuodessa.
Hyödyt, joita on vaikeampi ilmaista numeroina
Osa hyödystä ei näy säästettyinä tunteina. Laske se lisähyödyksi tai määritä sille varovainen arvo, jos sinulla on siitä tietoja:
- Virheitä ja päällekkäisiä maksuja on vähemmän, koska laskutiedot tarkistetaan ennen niiden kirjaamista.
- Lyhyemmät tuotantoajat, joiden ansiosta ennakkomaksualennukset ovat saavutettavissa ja toimittajille maksetaan ajallaan.
- Velkojen ja tulevien kassamenojen parempi näkyvyys.
- Kattava kirjausketju siitä, kuka on hyväksynyt mitäkin ja milloin.
- Valmistautuminen sähköisen laskutuksen vaatimuksiin niillä markkinoilla, joilla teette ostoja ja myyntejä.
Miten jäsennellyt sähköiset laskut muuttavat laskelmaa
Manuaalisessa ostoreskontrassa suurin yksittäinen kustannus syntyy yleensä laskutietojen syöttämisestä järjestelmään. Paperilaskut on skannattava ja tulkittava. PDF-tiedostot on tallennettava tai syötettävä käsin. Peppol-verkoston kautta vastaanotettu jäsennelty e-lasku saapuu datana, joka voidaan tarkistaa heti vastaanoton yhteydessä ja välittää hyväksyntään ja kirjaukseen ilman uudelleensyöttöä.
Mitä suurempi jäsenneltyjen sähköisten laskujen osuus on, sitä pienemmät ovat laskukohtaiset kustannuksesi. Ota tämän osuuden odotettu muutos vuosittain huomioon, kun lasket sijoitetun pääoman tuottoa (ROI). EU:n digitaaliajan arvonlisäveropaketin (ViDA) mukaisesti jäsenvaltiot ovat voineet vaatia kotimaista sähköistä laskutusta ilman neuvoston erityislupaa huhtikuusta 2025 lähtien, ja Belgia, Puola ja Ranska ottivat käyttöön pakollisen B2B-sähköisen laskutuksen vuonna 2026. Monilla markkinoilla jäsenneltyjen laskujen osuus kasvaa riippumatta siitä, suunnitteletko sitä vai et.
Yleisiä virheitä sijoitetun pääoman tuoton (ROI) arvioinnissa
- Vertailuarvon käyttäminen oman lähtötason sijaan.
- Laskettaessa huomioon vain tietojen syöttämiseen kuluva aika ja jättämällä pois poikkeukset, hyväksynnät ja viivästysmaksut.
- Oletetaan, että kaikki toimittajat lähettävät sähköisiä laskuja heti alusta alkaen.
- Sisäisen projektiajan jättäminen investoinnin ulkopuolelle.
Missä Qvalia sopii
Qvalia vastaanottaa toimittajien laskut Peppol-sähkölaskuina, EDI-muodossa tai PDF-tiedostoina ja muuntaa PDF-laskut jäsennellyksi dataksi tietojen poimintatoiminnon avulla. Laskuja voidaan tarkistaa ja hyväksyä sekä verkkosovelluksessa että mobiilisovelluksessa, ja kirjausehdotukset nopeuttavat tilikoodausta ennen kirjaamista.
Haluatko tarjouksen, joka perustuu omaan laskutusmääriisi? Ota meihin yhteyttä, niin käymme luvut läpi kanssasi.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Qvalia on nyt saatavilla iPhonelle ja Androidille laskujen hyväksyntää ja ostoreskontran automatisointia varten. Tarkista, hyväksy ja hallinnoi laskujen käsittelyprosesseja missä tahansa.
Integroidulla digitaalisella kaupalla (Integrated Digital Trade, IDT) tarkoitetaan saumatonta tavaroiden, palvelujen ja tietojen vaihtoa yritysten välillä digitaalisten alustojen ja teknologioiden avulla.
Laskuautomaatio, joka on yhteisnimitys teknologioille, jotka mullistavat yritysten talousprosessien hallinnan, on käänteentekevä tekijä rahoitus-, maksu- ja myyntireskontra-tiimeille.