Avkastningen på en investering i automatisering av leverandørfakturaer kommer hovedsakelig fra kostnadene ved å håndtere hver leverandørfaktura: tiden teamet ditt bruker på å motta, kontrollere, godkjenne og postere den, og kostnadene ved å fikse det som går galt underveis. For å beregne dette trenger du fire tall: det årlige fakturavolumet, den nåværende kostnaden per faktura, den forventede kostnaden per faktura etter automatisering og den totale kostnaden for løsningen.
Formelen
Beregn først den årlige besparelsen, og sammenlign den deretter med hva løsningen koster:
- Årlig besparelse = fakturavolum × (nåværende kostnad per faktura − kostnad per faktura etter automatisering)
- Avkastning første år = (årlig besparelse − årlige driftskostnader − engangskostnader) ÷ (årlige driftskostnader + engangskostnader) × 100
- Tilbakebetalingsperiode = engangskostnader ÷ månedlig nettobesparelse, der månedlig nettobesparelse = (årlig besparelse − årlige driftskostnader) ÷ 12
Fra det andre året faller engangskostnadene bort, og avkastningen er vanligvis betydelig høyere.
Trinn 1: Fastsett gjeldende kostnad per faktura
Din egen baseline er viktigere enn noen referanseindeks. Samle inn disse inndataene for en representativ periode, for eksempel de siste 12 månedene:
- Årlig fakturavolum, fordelt på hvordan fakturaer ankommer: papir, PDF via e-post eller strukturert e-faktura.
- Tid per faktura for mottak, dataregistrering, matching mot ordrer, godkjenning, kontering og arkivering.
- Den fulle timekostnaden for de involverte personene, inkludert lønn, sosiale avgifter og indirekte kostnader.
- Andelen fakturaer som trenger manuell håndtering som unntak, og tiden det tar å løse hvert unntak.
- Direkte kostnader som skannetjenester, porto, lagring, gebyrer for sen betaling og rabatter for tidlig betaling som du går glipp av i dag.
Multipliser den totale behandlingstiden med timekostnaden, legg til de direkte kostnadene og del på fakturavolumet. Det er din nåværende kostnad per faktura.
Trinn 2: Estimer kostnaden etter automatisering
Referansetester hjelper deg med å sjekke om antagelsene dine er rimelige. I Ardent Partners' State of ePayables 2025 var gjennomsnittskostnaden for å behandle en faktura 12,42 dollar, mot 2,65 dollar for de best presterende leverandørgjeldsteamene. Gjennomsnittlig behandlingstid var 8,2 dager, mens organisasjoner som brukte avansert automatisering reduserte den til 2,9 dager. Tidligere Ardent Partners-undersøkelser fra 2024 fant at de best presterende teamene flagget 9 % av fakturaene sine som unntak, mindre enn halvparten av andelen sammenlignet med konkurrentene.
Bruk disse tallene som et referansepunkt, ikke som et resultat. Baser estimatet på hva som endres i din egen prosess: hvilke trinn forsvinner, hvilke som blir raskere, og hvor mange fakturaer som fortsatt trenger manuell håndtering.
Trinn 3: Legg sammen hele investeringen
Inkluder alle kostnader som prosjektet medfører, ikke bare lisensen:
- Abonnements- eller lisensavgifter.
- Implementering og integrasjon med ditt ERP- eller regnskapssystem.
- Onboarding av leverandører, for eksempel for å få dem til å sende e-fakturaer.
- Opplæring for økonomiteamet og for godkjennere i andre avdelinger.
- Intern prosjekttid fra finans og IT.
Et praktisert eksempel
Figurene nedenfor er illustrerende. Erstatt dem med dine egne.
- 20 000 fakturaer i året, som hver tar 12 minutter å håndtere manuelt.
- En fullkostnad på €45 per time, som gir €9,00 per faktura og €180 000 per år.
- Etter automatisering faller den gjennomsnittlige behandlingstiden til 4 minutter, inkludert fakturaer som fortsatt trenger manuell behandling. Det gir €3,00 per faktura og €60 000 i året.
- Årlig besparelse: 120 000 euro.
- Kostnader: 30 000 euro per år i abonnementsavgifter og 25 000 euro i engangs implementeringskostnader.
Avkastning første år: (€120 000 − €30 000 − €25 000) ÷ (€30 000 + €25 000) × 100 = 118 %. Månedlig nettobesparelse er €7 500, så engangskostnadene betales tilbake på litt over tre måneder. Fra det andre året er nettobesparelsen €90 000 per år.
Fordeler som er vanskeligere å sette et tall på
Noe av verdien vises ikke som sparte timer. Tell det som oppside, eller tildel en konservativ verdi der du har data:
- Færre feil og dupliserte betalinger, fordi fakturadata valideres før de posteres.
- Kortere syklustider, som gjør det mulig å oppnå rabatter ved tidlig betaling og sørger for at leverandørene betales i tide.
- Bedre oversikt over gjeld og kommende kontantutstrømning.
- Et komplett revisjonsspor over hvem som godkjente hva, og når.
- Beredskap for krav til e-fakturering i markedene der du kjøper og selger.
Hvordan strukturerte e-fakturaer endrer beregningen
I manuell leverandørgjeld er den største enkeltkostnaden vanligvis å få fakturadata inn i systemet. En papirfaktura må skannes og tolkes. En PDF må registreres eller lagres manuelt. En strukturert e-faktura mottatt gjennom Peppol-nettverket ankommer som data som kan valideres ved mottak og sendes videre til godkjenning og bokføring uten ny registrering.
Jo høyere andel strukturerte e-fakturaer er, desto lavere blir kostnaden per faktura. Inkluder den forventede endringen i denne andelen, år for år, når du beregner avkastningen. I henhold til EUs pakke for merverdiavgift i den digitale tidsalderen (ViDA) har medlemslandene kunnet kreve innenlandsk e-fakturering uten spesiell tillatelse fra Rådet siden april 2025, og Belgia, Polen og Frankrike innførte obligatorisk B2B e-fakturering i 2026. I mange markeder vil andelen strukturerte fakturaer øke enten du planlegger for det eller ikke.
Vanlige feil når man estimerer avkastning
- Bruk en referanse i stedet for din egen grunnlinje.
- Teller kun dataregistreringstid og utelater unntak, godkjenninger og gebyrer for forsinket betaling.
- Forutsatt at alle leverandører sender e-fakturaer fra dag én.
- Å utelate intern prosjekttid fra investeringen.
Der Qvalia passer inn
Qvalia mottar leverandørfakturaer som Peppol e-fakturaer, EDI eller PDF, og gjør PDF-fakturaer om til strukturerte data med opptak. Fakturaer kan gjennomgås og godkjennes på nettet og i mobilappen, og forslag til publisering fremskynder kontokodingen før publisering.
Ønsker du et estimat basert på dine egne fakturavolumer? Ta kontakt med oss, så går vi gjennom tallene med deg.
Relaterte artikler
Qvalia er nå tilgjengelig på iPhone og Android for fakturagodkjenning og automatisering av kreditorfakturaer. Gjennomgå, godkjenn og administrer fakturaarbeidsflyter mens du er på farten.
Integrert digital handel (IDT) refererer til sømløs utveksling av varer, tjenester og informasjon mellom selskaper gjennom digitale plattformer og teknologier.
Fakturaautomatisering, en samlebetegnelse for teknologier som revolusjonerer hvordan bedrifter håndterer sine økonomiske prosesser, er en "game changer" for økonomi-, leverandør- og reskontroteam.