Slik beregner du avkastningen på investeringen i automatisering av leverandørreskontroen din

For å overleve og trives i dagens konkurranseutsatte marked må du holde deg oppdatert på trender og utviklingstrekk i bransjen og finne måter å skape mer verdi enn konkurrentene på.

Dette hyperfokuset på vekst og konvertering og ønsket om økt salg, omsetning og fortjeneste betyr at mange selskaper overser skjulte verdier som ligger og venter på å bli oppdaget i de kritiske interne økonomiprosessene.

Et område som mange virksomheter ofte overser, er leverandørgjeld og den verdien automatisering av leverandørgjeld gir.

Automatisering av leverandørreskontro er kanskje ikke like populært som automatisering av markedsføring og salg, men effekten er betydelig. Denne teknologien skaper verdi ved å effektivisere leverandørreskontroprosessene og gir deg bedre kontroll over økonomiprosessen.

Selv om automatiseringen ikke genererer inntekter, kan den gi betydelige kostnadsbesparelser hvis du vet hvor du skal lete.

Så hvordan kan du beregne avkastningen av en investering i automatisering av leverandørgjeld? La oss finne det ut.

Ingen bedrifter produserer selv alt de trenger av verktøy, materialer og tjenester. De fleste kjøper det de trenger fra tredjepartsbedrifter, som fungerer som leverandører. Leverandørreskontro er en del av bedriftsøkonomien som fokuserer på å administrere betalinger til leverandørene. De fleste, men ikke alle, av disse utgiftene bestilles på forhånd.

Vanligvis leverer leverandøren produktet og sender en faktura til organisasjonen din for betaling. De nøyaktige detaljene i denne prosessen varierer avhengig av bestillingens art, bransje og individuelle forretningsrutiner.

Noen økonomiteam skiller mellom leverandørgjeld og leverandørgjeld. Leverandørgjeld er vanligvis en samlebetegnelse som dekker all kortsiktig gjeld en bedrift har til sine leverandører. Leverandørgjeld omfatter kun varelagerrelaterte produkter som er nødvendige for å drive hoveddelen av virksomheten.

For eksempel har en dagligvarebutikk mat- og drikkevarer som en del av leverandørgjelden. Rengjøringsleverandører kan imidlertid bare betraktes som leverandørgjeld.

Du kan også høre begrepet "kundefordringer", som i hovedsak er den tilsvarende prosessen for leverandøren. Når du betaler leverandørene dine, får du en oppføring i leverandørgjelden din, og leverandørene legger til en tilsvarende oppføring for sine kundefordringer.

Det er med andre ord en av kjernefunksjonene der forretningsforbindelser kommer til uttrykk i praksis.

Det er flere trinn involvert i disse betalingene, og ikke alle må gjøres for hånd.

Fakturaer kommer inn til selskapet via e-post, fysiske dokumenter og i stadig større grad elektroniske fakturaer via dedikerte e-nettverk som Peppol. De må gjennom en prosess med godkjenning, kontroll, arkivering og til slutt betaling. Før det må noen sortere og organisere dokumentene.

For å unngå feil må økonomiteamene og de enkelte innkjøperne kontrollere hver faktura for å sikre at det avtalte beløpet er korrekt. Hver fakturapost må også ha relevant informasjon knyttet til seg, for eksempel innkjøpskontekst og ordredetaljer. Denne lange prosessen innebærer vanligvis at bestillingen må spores tilbake til leverandøren.

Selv én ubesvart eller feilaktig innsendt faktura kan føre til forsinkede fremtidige leveranser, noe som kan svekke din evne til å betjene kundene dine.

Det kan også føre til kapitallekkasje som følge av for eksempel feilaktig håndtering av merverdiavgift, dobbeltbetalinger og for høye innbetalinger.

Ved å følge med på hvordan leverandørreskontrobalansen endrer seg fra år til år, får du et innblikk i selskapets utvikling. En økning i saldoen tyder for eksempel på at organisasjonen kjøper flere produkter og tjenester på kreditt. Leverandørreskontro er dermed et nyttig verktøy for å styre kontantstrømmen.

Hvert steg på veien krever tid fra bedriftens side. Ta hensyn til lønnen når du beregner hvor mye leverandørreskontroen koster organisasjonen.

Hva kan du oppnå ved å automatisere håndteringen av leverandørgjeld? Svaret er mer enn bare inntekter, for et effektivt og strømlinjeformet betalingssystem øker indirekte bedriftens sjanse for å lykkes.

Hvis du forsøker å håndtere leverandørreskontro manuelt, kan det føre til forsinkede utbetalinger til leverandørene, som ikke bare vil kreve straffegebyrer, men også være mindre tilbøyelige til å samarbeide med deg og støtte varemerket ditt.

Kvaliteten på produktene og tjenestene organisasjonen din skaper, henger direkte sammen med materialene du mottar fra leverandørene. Dårlig betalingsplanlegging kan føre til svekket kvalitet, noe som kan redusere styrken til merkevaren din blant potensielle kjøpere.

Det er vanskelig for bedriften din å skalere når en ineffektiv leverandørgjennomstrømning setter en stopper for arbeidsflyten. Det bør være en prioritet å finne måter å utvide leverandørlisten på uten å belaste de ansatte.

AP-feil kan være kostbare og skade bedriftens bunnlinje. Utdatert programvare eller prosesser, eller menneskelige feil, fører ofte til for eksempel feil i merverdiavgift og betalinger. I sin tur fører disse feilene til at penger lekker ut av prosessen, noe som kan være svært vanskelig å oppdage i eksisterende operasjoner. I organisasjoner med store transaksjonsvolumer kan dette utgjøre betydelige beløp hvert år.

Fordelene med automatisering er kjent for enhver fremtidsrettet spesialist, leder eller bedriftseier. Ved å outsource repetitive oppgaver til programvare og skybaserte tjenester frigjør du arbeidstid for de ansatte og reduserer muligheten for menneskelige feil.

Leverandørreskontro er fortsatt en prosess som innebærer mye manuelt arbeid for de fleste bedrifter. La oss se nærmere på hvordan automatisering påvirker leverandørreskontroprosessene, og om du kan forvente avkastning på investeringen.

Automatisert AP kommer med en rekke innledende investeringer, inkludert følgende:

For å beregne avkastning på investeringen (ROI) må vi også vurdere hva du får ut av en automatisert AP-tjeneste.

Hva får du ut av denne automatiserte behandlingsteknologien? Å vite hva "avkastningen" av "avkastningen på investeringen" er, bidrar til å rettferdiggjøre de opprinnelige kostnadene ved implementeringen.

Du vil ikke bare finne umiddelbare fordeler, men også nye fordeler når du optimaliserer bedriftens betalingssystem.

Nå som du har bestemt deg for å begynne å effektivisere leverandørgjeldsdriften i organisasjonen din, hva er neste skritt?

Snakk med teamene dine. Kommuniser med økonomi- og IT-avdelingene for å finne ut hva som må forbedres når det gjelder leverandørreskontro. Er det noen lovbestemte eller tekniske krav å ta hensyn til?
Finn en løsning. Se etter tjenester som oppfyller dine preferanser. Hva er noen typiske måter virksomheten din behandler betalingsinformasjon på, og hvordan kan denne løsningen automatisere dem? Lag en liste for å sammenligne prisstrukturen og de nøyaktige funksjonene som annonseres. Identifiser de mest fremtidsrettede leverandørene. Vær oppmerksom på leverandører av leverandørreskontroprogramvare som ikke har tatt i bruk en fremtidsrettet digital tankegang og bare digitaliserer gårsdagens prosess.
Samarbeid om implementeringen. Dra veksler på IT- og leverandørgjeldsteamet for å sikre at overgangen til et automatisert system blir feilfri. Integrer løsningen med virksomhetens ressursplanleggingssystem hvis det er aktuelt.

Ikke gå glipp av inntekter i et nytt kvartal. Begynn å dra nytte av fordelene med automatisk fakturahåndtering så snart du kan. Det kan være en av de viktigste investeringene økonomiavdelingen din gjør.

Gjør ikke den feilen at du bare fokuserer på salg og vekst. Disse to områdene er utrolig viktige, men du kan spare kostnader og forbedre produktiviteten i hele bedriften på flere måter.

Automatisering av leverandørreskontro handler om å optimalisere viktige økonomioppgaver for å redusere kostnader, eliminere forsinkelser og minimere forstyrrelser i kjerneprosessene.

Få et raskt estimat på avkastningen av å ta i bruk neste generasjons leverandørreskontroprogramvare - ta testen på to minutter med ROI-kalkulatoren for leverandørreskontro.

Er du interessert i å utforske alt AP-automatisering kan gjøre for bedriften din? Vil du se hvordan du kan beregne avkastningen på automatiserte bilagsprosesser? Bestill en demo med en av våre AP-spesialister i dag for å komme i gang.