EDI en facturering: de ontwikkeling van het beheer van elektronische facturen

Laten we eerlijk zijn: automatisering en integratie zijn tegenwoordig de doelstellingen van elk bedrijf. Alleen zo kunnen bedrijven de concurrentie bijblijven nu de technologie zich verder ontwikkelt en digitale transformaties de norm worden.

En voor veel bedrijven begint de aanpassing aan deze snel veranderende trends meestal bij de financiële afdeling.

Volgens een prognose van Zion Market Research uit 2019 zou de wereldwijde markt voor e-facturering in 2026 een omvang van 20,529 miljard dollar bereiken, met een geschatte samengestelde jaarlijkse groei (CAGR) van 20,4%. Gezien dergelijke ramingen, die dateren van vóór het uitbreken van de wereldwijde pandemie, is het duidelijk dat e-facturering en digitale financiering niet meer weg te denken zijn.

Het is ook belangrijk dat bedrijven begrijpen waarom e-facturering niet alleen een leuke extra is, maar een onmisbare oplossing voor de modernisering van hun financiële processen.

We hebben deze gids samengesteld om u te laten zien hoe facturering zich heeft ontwikkeld, van de opkomst van EDI tot de modernere oplossingen voor e-facturering die u tegenwoordig ziet.

Elektronische facturering, ook wel e-facturering genoemd, is het uitwisselen van facturen tussen leveranciers en afnemers in een volledig geïntegreerd, digitaal en gestructureerd formaat, waardoor transacties veiliger worden en aanzienlijk eenvoudiger te verwerken zijn. 

Deze elektronische factureringsmethode vereenvoudigt het verzenden, ontvangen en archiveren van facturen, verlaagt de transactiekosten en verhoogt de efficiëntie van de financiële verwerking binnen het bedrijf dankzij automatisering.

E-facturen bevatten dezelfde informatie als traditionele facturen. Het belangrijkste verschil is echter dat de gegevens zijn gestructureerd in de vorm van cijfers en tekens in vaste, machinaal leesbare velden. Deze geautomatiseerde component neemt de traditionele risico’s weg die gepaard gaan met handmatige verwerking en distributie, en kan de processen rondom debiteurenbeheer verbeteren.

De overstap naar een meer geïntegreerd en geautomatiseerd systeem voor de verwerking van inkoopfacturen en facturering is gewoon een logische stap. Voor veel grote bedrijven en instellingen is de overstap naar e-facturering dé digitale oplossing om de toenemende stroom aan facturen het hoofd te bieden. Het is de ideale oplossing om schaalvoordelen te benutten naarmate uw bedrijf groeit.

De overgang verliep echter niet altijd vlekkeloos. E-facturering is een bijproduct van de vroege EDI-systemen en de beperkingen waarmee die te kampen hadden.

Vroeger werd voor de gegevensuitwisseling tussen bedrijven, leveranciers en andere onderdelen van het financiële proces gebruikgemaakt van traditionele EDI-systemen (Electronic Data Interchange). Deze systemen waren echter omvangrijk, moesten op complexe wijze worden geconfigureerd en vereisten op maat gemaakte oplossingen. Voor veel kleinere bedrijven was het een structurele nachtmerrie om de standaardtechnische normen van EDI toe te passen om elektronische gegevensuitwisseling tussen twee partijen mogelijk te maken.  

Gelukkig bood de invoering van e-facturering de moderne oplossing waar bedrijven wereldwijd op konden overstappen. In tegenstelling tot de vastgelegde EDI-hotlines en binaire gegevensuitwisselingen maakte de tweede generatie e-facturering gebruik van de uitgebreide internetinfrastructuur en VAN (Value Added Services) om een bredere oplossing te bieden.

Het bood dezelfde professionele functionaliteit als EDI, maar dan zonder de ingewikkelde technische instellingen die nodig zijn om het allemaal te laten werken.

VAN zijn aanbieders die de starheid van EDI doorbreken via een vereenvoudigd elektronisch ‘postbus’-systeem voor facturering. Deze aanbieders zorgen ervoor dat e-facturen bij de juiste partijen worden verzonden en ontvangen.

De tweede generatie van e-facturering was veel efficiënter dan de traditionele, vastgelegde EDI-processen. Aangezien er momenteel echter nog maar weinig uniformiteit of volledige wereldwijde standaardisatie op het gebied van e-facturering tussen aanbieders bestaat, moeten er nog steeds kleine aanpassingen worden gedaan om verzending tussen verschillende aanbieders mogelijk te maken.

Het feit dat men in een gesloten netwerk opereerde, bracht ook enkele belemmeringen met zich mee op het gebied van schaalbaarheid en problemen met distributiekosten. Bedrijven en instellingen moesten rekening houden met de verschillende normen voor e-facturering op mondiaal en nationaal niveau. Gelukkig zou de latere ontwikkeling van e-facturering dit formaat alleen maar verder stimuleren.

Door de wereldwijde toename van het gebruik van cloudtechnologieën en gestandaardiseerde oplossingen is eenvoudige internationale uitwisselbaarheid steeds gangbaarder geworden. Gebruikers willen een eenvoudige en gebruiksvriendelijke digitale ervaring, en de derde generatie e-facturering biedt precies dat.

Dankzij meer gestandaardiseerde elektronische formaten zijn deze processen voor het versturen van facturen steeds soepeler en intuïtiever geworden.

Het wereldwijd meest gebruikte en snelst groeiende formaat is het Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol). Dit formaat wordt sinds 2019 in de hele Europese Unie gebruikt, en

wordt steeds vaker internationaal toegepast vanwege het gebruiksgemak en de kostenefficiëntie, onder meer in Canada, Australië, Nieuw-Zeeland en Singapore.

Het grootste voordeel van Peppol is dat het gebruikmaakt van open netwerkstructuren, waardoor er geen behoefte meer is aan interoperabiliteit tussen onafhankelijke en lokale aanbieders van elektronische facturering.

Met behulp van een Peppol-deelnemers-ID (Peppol ID), het adres voor e-facturen en andere elektronische documenten, kunnen gebruikers snel en intuïtief e-facturen en bestanden uitwisselen. Klik hier om in de wereldwijde database naar Peppol-ID’s te zoeken.

Bedrijven hoeven alleen maar toegang te hebben tot een Peppol-gecertificeerd toegangspunt en dit te integreren in hun factuurbeheersoftware of ERP-systeem om de communicatie en verzending van e-facturen naadloos te laten verlopen. Met onze Peppol-toegangspuntservice kunt u snel aan de slag.

Deze derde generatie van e-facturering kan bedrijfsprocessen, zowel groot als klein, ingrijpend veranderen. De geïntegreerde en eenvoudige aanpak is gunstig gebleken voor lokale e-facturatieproviders die voor hun inkomsten sterk afhankelijk zijn van vergoedingen binnen hun gesloten netwerken.

Het instellen van uw e-factuurontvangstadres en het aanmelden bij een door de EU gecertificeerd Peppol-toegangspunt zijn de eerste stappen om uw financiële processen voor e-facturering te moderniseren. Bij Qvalia bieden we Peppol-e-facturering gratis aan.

Het verzenden verloopt in vier eenvoudige stappen: invoer, conversie, portaal en overdracht. Softwareleveranciers zoals Qvalia nemen doorgaans de distributie, conversies en levering voor hun rekening, zodat u zich over minder zaken zorgen hoeft te maken.

De ontvangst en verwerking van facturen is het meest complexe onderdeel. Menselijke fouten en problemen bij handmatige verwerking kunnen vaak het risico op onjuiste betalingen of een gebrekkig financieel beheer vergroten. E-facturering en EDI zorgen ervoor dat de essentiële informatie die voor deze stap nodig is, correct en efficiënt wordt ingevoerd via een eenvoudig driestappenproces: invoer, voorbereiding en verwerking. Meestal moet u ervoor zorgen dat uw ERP-systeem het gestructureerde formaat kan lezen. De meeste operators of softwareleveranciers kunnen u daarbij helpen.

Bekijk ons nieuwste e-book voor meer gedetailleerde informatie over het verzenden en ontvangen van e-facturen.

Moderniseer uw financiële processen met elektronische facturering. Met Qvalia kunt u uw bedrijfsprocessen transformeren dankzij onze geautomatiseerde factuurverwerking, afwijkingsafhandeling en boekhouding en analyse op regelniveau. 

Neem contact met ons op of ga naar onze website om je gratis aan te melden en aan de slag te gaan.