EDI ja laskutus: verkkolaskujen hallinnan kehitys.

Totta puhuen automaatio ja integrointi ovat nykyään kaikkien yritysten tavoitteita. Näin yritykset pysyvät kilpailijoiden perässä teknologian kehittyessä ja digitaalisten muutosten tullessa normaaliksi.

Monissa yrityksissä sopeutuminen näihin nopeasti muuttuviin suuntauksiin alkaa yleensä talousosastolta.

Vuonna 2019 Zion Market Research ennusti, että maailmanlaajuiset sähköisen laskutuksen markkinat nousevat 20,529 miljardiin Yhdysvaltain dollariin vuoteen 2026 mennessä, ja niiden arvioitu vuotuinen kasvuvauhti on 20,4 prosenttia. Kun otetaan huomioon, että tällaiset arviot tulivat ennen maailmanlaajuisen pandemian alkamista - on selvää, että verkkolaskutus ja digitaalinen rahoitus ovat tulleet jäädäkseen.

On myös tärkeää, että yritykset ymmärtävät, miksi verkkolaskutus ei ole vain mukava, vaan välttämätön ratkaisu, kun on kyse talousprosessin nykyaikaistamisesta.

Olemme koonneet tämän oppaan näyttämään, miten laskut ovat kehittyneet EDI:n myötä nykyaikaisiin verkkolaskuratkaisuihin.

Sähköinen laskutus tai yleisemmin verkkolaskutus on laskujen jakelua toimittajien ja ostajien välillä täysin integroidussa digitaalisessa ja jäsennellyssä muodossa, mikä tekee liiketoimista turvallisempia ja huomattavasti helpompia käsitellä. 

Tämä sähköinen laskutusmuoto yksinkertaistaa laskujen lähettämistä, vastaanottamista ja arkistointia, vähentää transaktiokustannuksia ja lisää samalla yritysten talousprosessin tehokkuutta automaation avulla.

Verkkolaskut sisältävät samat tiedot kuin perinteiset laskut. Tärkein ero on kuitenkin se, että tiedot ovat numeroita ja merkkejä kiinteissä ja koneellisesti luettavissa kentissä. Tämä automatisoitu komponentti poistaa manuaaliseen käsittelyyn ja jalostukseen liittyvät perinteiset jakeluriskit ja voi parantaa myyntisaatavien käsittelyprosesseja.

Siirtyminen kohti integroitua ja automatisoitua ostolaskujen ja laskutuksen käsittelyjärjestelmää on järkevää. Monille suuryrityksille ja laitoksille verkkolaskutukseen siirtyminen on digitaalinen ratkaisu, jolla ne voivat pysyä mukana kasvavassa laskuvirrassa. Se on ihanteellinen ratkaisu mittakaavaetujen käsittelyyn yrityksesi kasvaessa.

Siirtyminen ei kuitenkaan aina sujunut saumattomasti. Itse asiassa verkkolaskutus on varhaisen EDI-järjestelmän ja sen rajoitusten sivutuote.

Perinteiset sähköisen tiedonsiirron (EDI) järjestelmät olivat luotettu yritysten, myyjien ja muiden talousprosessin osa-alueiden välisen tiedonvaihdon hoitamiseen. Nämä järjestelmät olivat kuitenkin tilaa vieviä, vaativat kokoonpanoa, monimutkaisia toteutuksia ja räätälöityjä järjestelmiä. Se oli rakenteellinen painajainen monille pienemmille yrityksille, jotka yrittivät ottaa käyttöön EDI:n oletusarvoiset tekniset standardit, jotta sähköinen tiedonvaihto kahden osapuolen välillä olisi mahdollista.  

Onneksi sähköisen laskutuksen käyttöönotto oli nykyaikainen ratkaisu, johon yritykset kaikkialla maailmassa saattoivat siirtyä. Toisen sukupolven verkkolaskutuksessa hyödynnettiin kovakoodattuja EDI-puhelinlinjoja ja binäärivaihtoja, kun taas toisen sukupolven verkkolaskutuksessa hyödynnettiin laajaa Internet-infrastruktuuria ja VAN -palveluja (lisäarvopalvelut) laajemman ratkaisun tarjoamiseksi.

Se tarjosi saman yritystason toiminnallisuuden kuin EDI, mutta ei vaatinut intensiivisiä teknisiä konfiguraatioita, jotta kaikki toimisi.

VAN palvelut ovat toimijoita, jotka poistavat EDI:n jäykkyyden yksinkertaistetun sähköisen "postilaatikkojärjestelmän" avulla laskutusta varten. Nämä operaattorit varmistavat, että verkkolaskut on lähetetty ja vastaanotettu oikeille osapuolille.

Toisen sukupolven sähköinen laskutus oli paljon tehokkaampaa kuin perinteiset EDI:n kovakoodatut rakenteelliset prosessit. Koska sähköisen laskutuksen yhtenäistäminen tai täydellinen maailmanlaajuinen standardointi on kuitenkin tällä hetkellä rajallista toimijoiden välillä, on vielä tehtävä pieniä muutoksia, jotta eri toimijoiden välinen jakelu olisi mahdollista.

Suljetussa verkossa toimiminen merkitsi myös joitakin skaalautuvuuteen liittyviä esteitä ja jakelumaksuihin liittyviä ongelmia. Yritysten ja laitosten oli otettava huomioon erilaiset verkkolaskustandardit maailmanlaajuisessa ja kansallisessa mittakaavassa. Onneksi sähköisen laskutuksen myöhempi kehitys vain edisti tätä muotoa.

Maailmanlaajuinen pilvipalvelujen ja standardoitujen tekniikoiden käyttöönotto on tehnyt yksinkertaisesta kansainvälisestä yhteentoimivuudesta entistä yleisempää. Käyttäjät haluavat digitaalisen käyttökokemuksen olevan yksinkertainen ja helppo, ja kolmannen sukupolven sähköinen laskutus tarjoaa sen.

Kun valittavana on entistä yhtenäisempiä sähköisiä formaatteja, laskutuksen jakeluprosesseista on tullut yhä saumattomampia ja intuitiivisempia.

Yleiseurooppalaiset julkiset hankinnat verkossa (Peppol) on maailmanlaajuisesti eniten hyväksytty ja nopeimmin kasvava muoto. Tätä muotoa käytetään kaikkialla Euroopan unionissa vuodesta 2019 lähtien ja

on otettu käyttöön yhä useammin kansainvälisesti sen helppokäyttöisyyden ja kustannustehokkuuden vuoksi, muun muassa Kanadassa, Australiassa, Uudessa-Seelannissa ja Singaporessa.

Peppolin suurin etu on sen käyttämät avoimet verkkorakenteet, jotka poistavat riippumattomien ja paikallisten verkkolaskuoperaattoreiden yhteentoimivuuden tarpeen.

Käyttäjät voivat vaihtaa verkkolaskuja ja tiedostoja nopeasti ja intuitiivisesti käyttämällä Peppol Participant Identifier -osoitetta (Peppol ID), joka on verkkolaskujen ja muiden sähköisten asiakirjojen osoite. Klikkaa tästä, jos haluat etsiä Peppol-tunnuksia maailmanlaajuisesta tietokannasta.

Yritysten tarvitsee vain käyttää Peppol-sertifioitua yhteyspistettä ja integroida se laskunhallintaohjelmistoonsa tai toiminnanohjausjärjestelmäänsä, jotta verkkolaskujen viestintä ja jakelu sujuvat saumattomasti. Pääset nopeasti alkuun Peppol-liityntäpistepalvelumme avulla.

Tämä kolmannen sukupolven sähköinen laskutus voi muuttaa liiketoimintaprosesseja, niin suuria kuin pieniä. Yhdennetty ja yksinkertainen lähestymistapa on ollut edullinen paikallisille verkkolaskuoperaattoreille, jotka ovat riippuvaisia maksuista saadakseen tuloja suljetuissa verkostoissaan.

Verkkolaskujen postilaatikon osoitteen määrittäminen ja rekisteröityminen EU-sertifioituun Peppol-yhteyspisteeseen ovat ensimmäiset askeleet verkkolaskujen rahoitusprosessin muuttamiseksi. Me Qvaliassa tarjoamme Peppol-verkkolaskutuksen ilmaiseksi.

Lähettämiseen kuuluu neljä helppoa vaihetta: syöttö, muuntaminen, portaali ja siirto. Qvalian kaltaiset ohjelmistotoimittajat hoitavat yleensä jakelun, muuntamisen ja toimituksen, joten sinun tarvitsee huolehtia vähemmistä asioista.

Vastaanotto- ja maksuliikenne on monimutkaisempi osa. Inhimilliset virheet ja manuaaliset asiat voivat usein lisätä virheellisen maksun tai huonosti hoidetun talouden riskiä. Sähköinen laskutus ja EDI varmistavat, että tässä vaiheessa tarvittavat olennaiset tiedot syötetään oikein ja tehokkaasti yksinkertaisen kolmivaiheisen vastaanottoprosessin avulla: syöttö, valmistelu ja käsittely. Sinun on yleensä varmistettava, että ERP-ohjelmasi osaa lukea strukturoitua muotoa. Useimmat toimijat tai ohjelmistotoimittajat voivat auttaa sinua tässä osassa.

Jos haluat lisätietoja verkkolaskujen lähettämisestä ja vastaanottamisesta, tutustu uusimpaan e-kirjaamme.

Päivitä rahoitusprosessi nykyaikaisella verkkolaskutuksella. Qvalian avulla voit muuttaa liiketoimintaprosessejasi automatisoidulla laskujen käsittelyllä, poikkeamien käsittelyllä sekä kirjanpidolla ja analytiikalla rivikohtaisella tasolla. 

Puhu meille tai käy verkkosivuillamme rekisteröityäksesi ilmaiseksi ja päästä alkuun.